電子檔案管理與檔案管理信息化建設(shè)

葛俊

【摘要】本文對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的不足之處進(jìn)行了分析，同時(shí)闡述了檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，論述了檔案管理信息化建設(shè)的新思路，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)過程中的電子檔案數(shù)據(jù)化、歸檔流程梳理、檔案室建設(shè)、資源共享和安全保障等方面提出了行之有效的建議措施，指出檔案管理信息化建設(shè)能夠促進(jìn)信息檔案與公共信息的銜接，發(fā)揮檔案的最大價(jià)值，為全社會(huì)服務(wù)，促進(jìn)檔案事業(yè)向前發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】電子檔案;檔案管理;信息化建設(shè)

當(dāng)前電子檔案數(shù)據(jù)開始進(jìn)入每個(gè)行業(yè)和工作空間，逐步成為主要的影響要素。大規(guī)模的電子檔案應(yīng)用預(yù)示著公司新的成長(zhǎng)機(jī)會(huì)，決定了公司以后的成長(zhǎng)途徑。在信息化爆發(fā)式增長(zhǎng)的新形式下，電子檔案管理不斷推進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)在全社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域快速成長(zhǎng)起來。

一、傳統(tǒng)檔案的不足

檔案管理信息化建設(shè)是指改變傳統(tǒng)檔案管理模式的過程。它是一個(gè)貫穿文件生命全周期的信息化建設(shè)，從頭到尾，它存在于工作文件的各個(gè)領(lǐng)域。傳統(tǒng)的檔案管理信息化建設(shè)對(duì)提高管理效率、減少工作時(shí)間具有關(guān)鍵作用。然而，在信息化爆發(fā)式增長(zhǎng)的時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理信息化建設(shè)尤其是組織的信息檔案，只是提高了檔案的工作效率，還節(jié)省了使用和保護(hù)物理文件的時(shí)間，而使用文件價(jià)值還沒有得到有效利用。

二、檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

現(xiàn)代企業(yè)辦公自動(dòng)化的產(chǎn)生和無紙化辦公的發(fā)展，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)產(chǎn)生了巨大的影響。它就像草稿文件存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上，這種方法與紙文件存儲(chǔ)方式有很大的區(qū)別。

這一變化表明，檔案管理信息化建設(shè)將面臨更多風(fēng)格的磁盤文件閱讀器。大多數(shù)人發(fā)現(xiàn)與信息相關(guān)的內(nèi)容可能與存儲(chǔ)的文件有不同的方式。檔案管理信息化建設(shè)有責(zé)任使這些資料系統(tǒng)化，能夠提供有價(jià)值的數(shù)據(jù)文件而不浪費(fèi)時(shí)間。

檔案管理信息化建設(shè)必須有一個(gè)選擇過程，允許用戶獲得更完美的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè)以系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)閱讀器的形式存在，使信息電子檔案成為檔案使用的最終途徑。

（一）軟件缺乏統(tǒng)一性。目前，檔案管理缺乏有效的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件，導(dǎo)致用于搜索和文件管理文件信息，難以用計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)。檔案管理建設(shè)由于無法調(diào)整和能夠快速高效地查找信息，嚴(yán)重遲滯了檔案管理信息化建設(shè)的過程。

（二）檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化仍需改進(jìn)。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的定位和工作標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵。然而，因?yàn)橐郧斑z留的問題，檔案管理信息化建設(shè)中文件存儲(chǔ)庫的基礎(chǔ)不好，文件質(zhì)量不高，特別是文件細(xì)節(jié)與系統(tǒng)軟件不兼容，而且沒有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。一個(gè)文件存儲(chǔ)工作模式的標(biāo)準(zhǔn)，是不可能依靠全自動(dòng)操作實(shí)現(xiàn)的。這些都是影響檔案管理信息化建設(shè)的因素。

（三）檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理信息化建設(shè)的工作流程標(biāo)準(zhǔn)沒有考慮到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)分析技術(shù)的特征。更多信息存儲(chǔ)依靠磁盤和CD-ROM等媒介，而目前的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不能滿足檔案管理信息化建設(shè)。

（四）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，必須要求管理人員具備相應(yīng)的技能水平和能力儲(chǔ)備，并非會(huì)簡(jiǎn)單操作電腦就可以。當(dāng)今的時(shí)代，檔案管理信息化建設(shè)缺乏高水平管理人員。尤其在處理先進(jìn)的檔案資料，或者更復(fù)雜材料的時(shí)候，這種缺乏顯得更加突出。有些時(shí)候，檔案管理信息化建設(shè)盡管購買了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)等設(shè)施，但也沒有起到充分的作用，更遑論檔案管理信息化建設(shè)。

三、檔案管理信息化建設(shè)的新思路

（一）檔案管理信息化建設(shè)的數(shù)據(jù)化。在信息時(shí)代，傳統(tǒng)行業(yè)不斷變化，同時(shí)也對(duì)傳統(tǒng)的文件管理提出了要求。最初，在計(jì)算機(jī)技術(shù)大爆發(fā)環(huán)境下，數(shù)字電子媒介和數(shù)字服務(wù)提供商在數(shù)據(jù)處理方面發(fā)生了變化。電子檔案的爆炸式發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案管理信息化建設(shè)。利用傳統(tǒng)的檔案管理來收集電子檔案，以適應(yīng)檔案管理的新要求，為檔案管理信息化建設(shè)做好鋪墊。檔案管理信息化建設(shè)要解決的第一個(gè)問題是創(chuàng)建電子檔案，以實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)為目標(biāo)。可以說沒有電子檔案，物理文件的信息建設(shè)就從來不可能實(shí)現(xiàn)。一個(gè)完整的電子檔案可以在下一階段的檔案管理信息化建設(shè)中提高應(yīng)用水平。電子檔案可以提高恢復(fù)文件的尋找速度和恢復(fù)編輯的準(zhǔn)確性。檔案管理信息化建設(shè)的數(shù)據(jù)化過程不僅要考慮滿足目前的要求，還要考慮電子檔案的數(shù)據(jù)化資源。同時(shí)，也保證了數(shù)據(jù)化工作的持續(xù)開展。有必要從資金、管理人員、信息種類等角度分析電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)。

（二）檔案管理信息化建設(shè)的歸檔。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，電子檔案中的數(shù)據(jù)保存方式不同于以前的檔案保存，電子文檔的創(chuàng)建和存儲(chǔ)技術(shù)模式也使得電子文檔管理途徑出現(xiàn)了變化。為了滿足信息時(shí)代的需要，相關(guān)檔案部門出臺(tái)了電子檔案存儲(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)。電子文件管理也納入國家的發(fā)展規(guī)劃。檔案管理信息化建設(shè)的電子檔案以辦公系統(tǒng)和不同法人團(tuán)體的職責(zé)信息等形式進(jìn)行構(gòu)建。相關(guān)檔案部門的發(fā)展規(guī)劃說，要完善檔案管理信息化建設(shè)過程中電子檔案管理，就需要界定電子檔案的范圍，推廣檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。具備條件的檔案部門，在檔案管理信息化建設(shè)過程中，可以攜帶一套單一的電子導(dǎo)航系統(tǒng)。這也是指將來收集的電子檔案必須符合相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)制度。同時(shí)，檔案管理信息化建設(shè)僅以電子檔案的形式存儲(chǔ)。檔案部門必須具備檔案管理信息化建設(shè)方面的知識(shí)和計(jì)算機(jī)技能，并將其進(jìn)行分析和整合。按照科學(xué)高效的原則進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)化，確保完全實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，保證每一個(gè)電子檔案的準(zhǔn)確性。在實(shí)踐中進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)前端管理。檔案管理信息化建設(shè)使電子目錄數(shù)據(jù)完整，紙質(zhì)文件齊全。符合要求的檔案部門還可以連接OA系統(tǒng)和檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的可恢復(fù)。

（三）檔案管理信息化建設(shè)的檔案室。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，創(chuàng)建電子檔案存儲(chǔ)是當(dāng)今時(shí)代檔案部門最關(guān)鍵的工作之一，也是檔案管理信息化建設(shè)的唯一途徑。開發(fā)創(chuàng)新、整合資源是檔案管理信息化建設(shè)的主要手段，提高電子檔案的開發(fā)利用能力。運(yùn)行檔案管理信息化建設(shè)，提高業(yè)務(wù)流程效率和電子檔案存儲(chǔ)的可靠性。雖然檔案部門的層次不同，但是必須進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，目前很多檔案部門正在向前推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，并取得成效。很多地方的檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)開始成形。根據(jù)《數(shù)字檔案建設(shè)手冊(cè)》《儲(chǔ)存室數(shù)字內(nèi)容建設(shè)組織與評(píng)價(jià)方法》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，檔案管理信息化建設(shè)基本都在庫房建設(shè)和設(shè)備安裝方面。這些是檔案管理信息化建設(shè)過程中的重中之重。檔案管理信息化建設(shè)程序是一個(gè)文件系統(tǒng)管理系統(tǒng)，一般可以通過相關(guān)單位進(jìn)行采購或研發(fā)。在檔案管理信息化建設(shè)中，我們需要更加注意文件管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)功能、編程功能、數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)分類和使用功能等。構(gòu)建電子文件作為檔案管理信息化建設(shè)的起步，必須注意對(duì)所有內(nèi)容的保護(hù)。與檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)的和不相關(guān)的資源文件，都將納入管理系統(tǒng)。目前檔案管理信息化建設(shè)的電子檔案建設(shè)不是一蹴而就，只能由外包公司來實(shí)現(xiàn)。檔案部門要明確模型目標(biāo)相關(guān)組織和相關(guān)責(zé)任，分配計(jì)算機(jī)優(yōu)化檔案管理信息化建設(shè)，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

（四）檔案管理信息化建設(shè)的資源共享。檔案管理最初的想法是，該文件將被保密，并且不可訪問，并且在文件存在時(shí)是有價(jià)值的。在當(dāng)今世界大發(fā)展和大變化的時(shí)代，經(jīng)濟(jì)信息社會(huì)全球化和多樣性，檔案管理信息化建設(shè)更要與文化、經(jīng)濟(jì)發(fā)展想結(jié)合，要深化與外部產(chǎn)業(yè)相匹配的協(xié)作方式。真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，加強(qiáng)經(jīng)驗(yàn)分享，互幫互助。要完成檔案管理信息化建設(shè)中資源的開放和共享，必須需要全部檔案部門的積極參與協(xié)調(diào)，共同進(jìn)行開發(fā)數(shù)據(jù)和使用功能，加強(qiáng)電子文件的創(chuàng)建和檔案管理信息化建設(shè)的開發(fā)利用，深入發(fā)現(xiàn)電子文件資源。充分利用工作系統(tǒng)和檔案內(nèi)部聯(lián)系，為檔案管理人員提供有用的電子文件資源。通過檔案部門外部網(wǎng)絡(luò)收集、組織和開發(fā)檔案管理信息化建設(shè)的研究，開展公開交流。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，要轉(zhuǎn)變工作方式，了解社會(huì)組織，實(shí)現(xiàn)檔案部門發(fā)展。

（五）檔案管理信息化建設(shè)的安全保障。隨著當(dāng)今時(shí)代電子信息化的的發(fā)展，物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)及人工智能已經(jīng)進(jìn)入真正的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代。這對(duì)檔案管理信息化建設(shè)過程中安全保障提出了挑戰(zhàn)，需要檔案部門對(duì)其進(jìn)行特別關(guān)注。為了確保檔案管理信息化建設(shè)過程的安全，主要是阻止災(zāi)難性突發(fā)情況對(duì)信息造成損害，尤其關(guān)注違反法律的人的因素。為確保檔案管理信息化開展過程中檔案的安全，我們需要加強(qiáng)檔案部門的安全保護(hù)設(shè)備。執(zhí)行國家有關(guān)制度規(guī)定，對(duì)檔案管理信息化開展過程中存儲(chǔ)檔案的空間進(jìn)行徹底保護(hù)。在信息化時(shí)代，電子數(shù)據(jù)化高精度、高效率的發(fā)展一方面是發(fā)展檔案管理信息化建設(shè)手段的機(jī)遇;另一方面給當(dāng)今檔案部門的安全保障提出了新的要求。檔案部門在數(shù)據(jù)庫安全方面有很多的漏洞，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)保證數(shù)據(jù)文件的安全至關(guān)重要。檔案管理信息化建設(shè)要建立健全保護(hù)責(zé)任制，完全做好安全防范工作，確保防范和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警體系完善完全。

檔案管理信息化建設(shè)過程中，要增強(qiáng)檔案部門內(nèi)部管理，完善檔案安全機(jī)構(gòu)，尤其是管理者的培訓(xùn)，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的規(guī)章制度。總之，必須確保檔案管理信息化建設(shè)的安全。

四、結(jié)束語

在信息化時(shí)代，傳統(tǒng)行業(yè)不斷變化，同時(shí)也對(duì)傳統(tǒng)的文件管理提出了要求。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案管理信息化建設(shè)。檔案管理信息化建設(shè)使電子目錄數(shù)據(jù)完整，紙質(zhì)文件齊全。符合要求的檔案部門還可以連接OA系統(tǒng)和檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的可恢復(fù)。檔案部門要明確模型目標(biāo)相關(guān)組織和相關(guān)責(zé)任，分配計(jì)算機(jī)優(yōu)化檔案管理信息化建設(shè)。同時(shí)加強(qiáng)經(jīng)驗(yàn)分享，互幫互助，通過檔案部門外部網(wǎng)絡(luò)收集、組織和開發(fā)檔案管理信息化建設(shè)的研究，開展公開交流，轉(zhuǎn)變工作方式，了解社會(huì)組織，實(shí)現(xiàn)檔案部門共同發(fā)展。然而，這對(duì)檔案管理信息化建設(shè)過程中安全保障提出了挑戰(zhàn)，需要檔案部門對(duì)其進(jìn)行特別關(guān)注，要增強(qiáng)檔案部門內(nèi)部管理，完善檔案安全機(jī)構(gòu)，尤其是管理者的培訓(xùn)，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的規(guī)章制度。檔案管理信息化建設(shè)能夠促進(jìn)信息檔案與公共信息的銜接，發(fā)揮檔案的最大價(jià)值，為全社會(huì)帶來益處，幫助檔案事業(yè)向前發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]宋英梅.談檔案信息化建設(shè)與檔案管理[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2012（30）：318.

[2]陳美玲.檔案信息化建設(shè)與管理[J].城建檔案，2010（11）： 45-46.

[3]魏愛萍.淺談信息化建設(shè)與產(chǎn)品檔案管理[J].管理觀察，2012（15）：153-154.

[4]方國玲.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì)，2018（16）：3758.

[5]白媛媛.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)[J].中國管理信息化，2015，18（16）：198.