基于信息化背景下的高校檔案服務(wù)策略

王玉宗

【摘要】現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，給高校檔案服務(wù)帶來了翻天覆地的變化。檔案管理服務(wù)信息化，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案服務(wù)管理模式，給檔案管理注入了新的活力。本文就信息化背景下，高校檔案服務(wù)策略進(jìn)行探討，以期為信息化背景下的高校檔案服務(wù)提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】信息化;檔案;服務(wù)策略

信息化時(shí)代的到來，為高校檔案管理服務(wù)帶來了新的發(fā)展契機(jī)。面對(duì)快速發(fā)展的信息流和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)流，高校檔案管理服務(wù)工作要趁勢(shì)而上，借信息化時(shí)代的春風(fēng)，與時(shí)俱進(jìn)，推進(jìn)高校檔案管理服務(wù)向信息化邁進(jìn)，讓高校檔案管理服務(wù)全方位融入信息化管理之中。

一、信息化背景下高校檔案服務(wù)的意義

信息化背景下的高校檔案管理服務(wù)，不僅方便了人們獲取資料信息，更重要的是保證了信息化潮流中人們的信息安全。高校學(xué)生檔案是學(xué)生求職以及享受就業(yè)服務(wù)的有效憑證。也是學(xué)生今后人生發(fā)展的重要資料。加強(qiáng)高校檔案管理服務(wù)工作，對(duì)學(xué)生未來人生的發(fā)展具有重要的意義。

（一）保護(hù)檔案的安全性。高校檔案管理工作是為高校各項(xiàng)工作服務(wù)的，檔案管理工作的重要性不言而喻。檔案的安全性保障，是檔案管理人員工作的重心也是檔案管理工作的核心內(nèi)容。選用安全意識(shí)強(qiáng)，責(zé)任感重，有專業(yè)檔案管理素質(zhì)的員工從事檔案管理服務(wù)工作是保證檔案管理工作安全的基本保證。

（二）提供真實(shí)的管理服務(wù)信息。有學(xué)校就有學(xué)生檔案。高校檔案管理服務(wù)是伴隨高校的發(fā)展而產(chǎn)生的。對(duì)于學(xué)生來說，檔案是他們的學(xué)習(xí)經(jīng)歷，是他們學(xué)習(xí)生涯中最寶貴的文化財(cái)富。對(duì)學(xué)生的這段人生經(jīng)歷進(jìn)行記錄、整理和歸檔保存，在有需要時(shí)已備查驗(yàn)，為學(xué)生未來的成長(zhǎng)提供真實(shí)準(zhǔn)確的材料，這是檔案管理工作的重點(diǎn)。

二、信息化背景下高校檔案服務(wù)存在的問題

現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及與發(fā)展，使高校檔案管理服務(wù)進(jìn)入了一個(gè)新的發(fā)展階段。但在目前高等教育快速發(fā)展的情況下，高校檔案管理服務(wù)顯得越發(fā)重要。檔案對(duì)學(xué)生個(gè)人前途發(fā)展有著極其重要的影響，信息化時(shí)代的到來，給高校檔案管理服務(wù)帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，目前，在高校檔案管理服務(wù)中還存在著許多問題。

（一）檔案鑒定滯后信息有失準(zhǔn)確。真實(shí)是檔案工作的生命，也是人事檔案有效合理發(fā)揮其作用的前提和根本。高校長(zhǎng)時(shí)間的人工檔案封閉式管理服務(wù)，使得檔案鑒定工作長(zhǎng)期滯后，檔案管理缺乏科學(xué)性和規(guī)范性，更為嚴(yán)重的是一些沒有經(jīng)過鑒定的檔案進(jìn)入管理流程，導(dǎo)致檔案信息失真，給社會(huì)造成了不良的影響。

（二）檔案管理人員素質(zhì)低下，檔案管理服務(wù)意識(shí)淡薄。隨著信息化時(shí)代的到來，高校檔案管理服務(wù)進(jìn)入了信息化高速軌道。實(shí)現(xiàn)高校檔案管理服務(wù)信息化，檔案管理服務(wù)人才是關(guān)鍵。目前從事高校檔案管理服務(wù)工作的人員，大多數(shù)專業(yè)素質(zhì)低下，不能適應(yīng)信息化檔案管理服務(wù)的要求，這些人員長(zhǎng)期受傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，檔案管理服務(wù)意識(shí)談薄，把檔案管理服務(wù)看成是無所謂和一般性的工作，漠然的工作態(tài)度，導(dǎo)致檔案管理服務(wù)質(zhì)量達(dá)不到要求，更有甚者，發(fā)生檔案丟失現(xiàn)象，給當(dāng)事人造成無法彌補(bǔ)的損失。

三、信息化背景下高校檔案服務(wù)的策略

（一）推進(jìn)信息化檔案服務(wù)。現(xiàn)代信息化背景下，高校檔案管理服務(wù)工作發(fā)生了深刻的變化，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理已逐漸被電子信息化檔案所取代。檔案管理服務(wù)科學(xué)化、規(guī)范化成為信息化背景下的主流。電子信息技術(shù)的運(yùn)用，有效解決了高校檔案管理服務(wù)效率低下的問題。如，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案進(jìn)行分類管理，只要查詢者輸入相關(guān)檔案信息，一鍵就可以清晰了解到。

（二）提高信息化檔案管理服務(wù)能力。使用信息技術(shù)對(duì)高校檔案進(jìn)行管理，首先要在創(chuàng)新服務(wù)理念上下功夫，進(jìn)一步完善檔案管理規(guī)章制度，抓好檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、查詢和保密工作。優(yōu)化檔案辦事流程，提升信息化背景下高校檔案服務(wù)能力，使檔案管理服務(wù)工作邁上新臺(tái)階。

（三）雙向主動(dòng)性檔案管理服務(wù)。有學(xué)生的地方就有檔案管理服務(wù)。在信息化背景下，高校檔案管理服務(wù)要采取主動(dòng)性和雙向性服務(wù)機(jī)制，提高檔案管理服務(wù)工作效率。比喻，某高校學(xué)生要參加一項(xiàng)富有創(chuàng)新意義的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，這種實(shí)踐活動(dòng)的過程要記錄并進(jìn)入大學(xué)生檔案管理。由于大學(xué)生學(xué)習(xí)任務(wù)重，學(xué)校一些事務(wù)也比較繁忙，這種本應(yīng)該由學(xué)生以及學(xué)校相關(guān)部門來做的工作在時(shí)間上會(huì)有一些延遲。檔案管理工作人員可主動(dòng)上門服務(wù)，對(duì)檔案進(jìn)行收集整理和歸檔，提升檔案管理服務(wù)的效率和服務(wù)質(zhì)量。

四、結(jié)語

高校檔案相對(duì)每個(gè)畢業(yè)生來講都是極其重要的。這是因?yàn)闄n案記錄了大學(xué)畢業(yè)生從高中到大學(xué)學(xué)習(xí)階段的學(xué)習(xí)成長(zhǎng)經(jīng)歷、學(xué)識(shí)水平以及品德表現(xiàn)。它是一個(gè)學(xué)生最真實(shí)的反映和不可復(fù)制的原始材料。大學(xué)生檔案將伴隨他們走向社會(huì)，走向成長(zhǎng)。因此，信息化背景下提高高校檔案服務(wù)質(zhì)量，對(duì)當(dāng)代大學(xué)生未來人生的發(fā)展具有積極的意義。

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