淺析秘書人員日常工作語言的基本特點

張麗婭

摘要：秘書日常事務工作的內容和特性決定了從事秘書工作的人員在日常工作時的語言要具有與眾不同的特點，就是在平實、簡潔的語言中又要透出靈活與優文雅。。

關鍵詞：秘書工作;口語;語言特點

荀子說：“口能言之，身能行之，國寶也。”現代社會是開放性的社會，人與人之間的交往日益頻繁，口語成為重要的交際手段。秘書作為飛速發展社會中的一個必不可少的職業，直接為領導、主管、雇主等提供輔助管理、綜合服務，在各領導、各部門之間處于樞紐的位置，起到上傳下達、左右溝通、內外聯絡的作用。一名合格的秘書，必須能說會道，才能建立良好的人際關系，在社交場合施展才華。秘書工作的好壞，口語表達能力的強弱，不僅代表個人的形象，同時也影響領導的形象，有的秘書還可能代表所在企業的形象。因此，秘書人員重視自己的本職工作，要從各方面提升自己的能力，其中很重要的一個方面就是在日常工作中的口語表達能力。當然，要提升口語表達能力，就必須了解秘書日常工作口語的特點。秘書日常事務工作的內容和特性決定了從事秘書工作的人員在日常工作時的語言要具有與眾不同的特點，就是在平實、簡潔的語言中又要透出靈活與優文雅。

一、平實

就是自然，不加雕飾。要求語言清晰準確，通俗易懂。秘書人員為領導服務，基本每天都要向上級匯報工作、請示問題、向下級傳達領導的指示和意見，在這種情況下秘書的語言要平實簡潔，不能說假話、空話、大話，要說實話。多用大眾的語言，讓領導感受到你的穩重，不浮躁。同時，在與領導說話時，語調不要添加任何感情色彩，多用陳述句，而不是單調、呆板，沒有文采，給人一種輕浮的、聒噪的感覺。比如領導讓你整理會議記錄，你忙到很晚，第二天把整理好的記錄給領導，并說：“總算寫好了，我昨天足足忙了一夜，不知您是否滿意，”這會讓人覺得你有表功之嫌，還間接的體現了你自己的無能，如果是說“會議記錄寫好了，您看一下”，盡管不能引人注意，但幾次下來，會給人一種穩重，有能力的印象，不會讓人厭煩。同樣的場景，相信領導更會賞識第二種情況，因為第二種情況中的秘書成熟穩重不邀功，談吐大氣，容易得到領導的賞識。從事秘書工作的人員在講究語言平實的同時還要注意禮貌用語，不至于讓人聽著不舒服。

二、簡潔

就是要求秘書人員說話要言簡意賅，說的話簡短但包含的信息量大。作為從事秘書工作的人員，語言要簡潔，既可以讓領導了解其中的意義又可以減輕領導的工作壓力，提高工作的效率，向領導匯報是秘書的日常工作之一，向領導匯報時語言不僅要平實，更是需要簡潔，口頭匯報首先要做到口齒清晰，表達準確，以最簡潔的語言傳達出最豐富且又有效的信息。如接到會議通知，向領導匯報時會說：“經理，X局有會議通知，X日上午X點在局第五會議室召開內部工資調整會議，X局長主持，”這樣就能讓人清晰的了解。秘書在向領導匯報事項時要提前整理，簡明扼要的說明整件事的重點，既不耽誤領導的時間又給人很精明的感覺。

三、靈活

指秘書人員說話要得體，有分寸。從事秘書工作的人員在工作時接觸的人多，且身份地位都不同的人，這就要求秘書人員要根據不同的環境和人物隨機應變，調整自己說話的方式和內容。這同時也是作為秘書應有的基本功。如想要領導看一下檔，要問：“經理，您現在有空嗎？可以請您看看這份檔嗎？”這樣問后領導就算當下沒空，也會留下有時間再看，也不至于讓領導尷尬。

靈活不僅只是看人說話，還要注意語言環境。如果說話不注意，可能會影響交際結果。如果開會時間馬上要到了，還有人沒有到，秘書人員著急便自言自語道：“怎么回事啊，該來的還不來。”這句話就會讓已到會的人感到不快，甚至是誤解。因此，秘書人員工作的語言環境是不可忽視的重要因素。

四、文雅、委婉

這就是秘書人員的個人素質所決定的。文雅是指從事秘書工作的人員品德、素養等內在因素。委婉是指從事秘書工作人員的一種說話的藝術，不僅可以幫助其建立良好的人際關系，避免不必要的尷尬。

秘書人員在日常工作中除了匯報，還要經常接受指令。當領導口述命令時，秘書人員不應插話，聽清領導口述的全部內容，再復述一遍，防止出現漏聽、偏聽的錯誤，延誤工作。如果領導要你做一件你不想做的事情時，要學會運用一些巧妙而委婉的拒絕方式和一些特殊的語言，使對方能高高興興地接受你所表達的“不”，不至于讓領導尷尬。

秘書人員時常接觸到一些要保密的問題，但有些問題其他人很感興趣，要來打聽，若簡單粗暴的拒絕會失禮于人，有損彼此的友誼。這時，作為一個秘書要有委婉拒絕的技巧，還要獲得別人的理解。第一，以談笑的方式發表議論，在談笑間將事情一笑帶過，不留話柄。第二，用“以問治問”的方式，如果對方問你關于調整工資福利的事情，你笑著回問，“你覺得呢？”這樣不僅能把事情帶過，還能在不得罪人的情況下還能保守秘密。第三，要學會轉移話題，避免談一些敏感的話題，把話題轉移到雙方都感興趣的話題上，以免泄露相關信息。還要學會運用含蓄的表達方式，適當地使用一些模糊語言以達到婉拒他人的效果。

這些僅是一些日常語言的的特點，但仍需要我們了解，熟練地掌握并運用，這就需要我們在日常實踐中不斷地總結與發現。

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