高職院校合同管理內部控制優化研究

戚燕

摘 要：目前，各高職院校都制定了合同管理制度，但在實際操作過程中仍存在諸多問題。鑒于此，本文以常州劉國鈞高等職業技術學校為例，進行合同管理制度、流程、職責等優化研究，從而實現對合同管理全過程實施有效控制與監督。

關鍵詞：內部控制;合同管理;優化

一、引言

本文所指合同是高職院校開展政府采購、工程建設、教育教學服務外包等活動中簽訂的經濟合同。合同管理內部控制是指對合同訂立、履行、變更、轉讓、終止以及監督等一系列活動的總稱，是行政事業單位經濟業務層面內部控制建設的重要組成部分。合同管理是高職院校內部控制建設的重要組成部分，強化合同控制與管理，有利于促進合同有效履行，切實維護高職院校的合法權益，防范和控制相關法律和業務風險。為提高高職院校合同管理，維護高職院校合法權益，防范相關法律和業務風險，擬從完善制度、明確崗位職責、再造業務流程等方面進行合同管理內部控制優化。

二、合同管理的現狀

常州劉國鈞高等職業技術學校是全額撥款的高職學校（以下簡稱學校），學校在2016年按照財政部要求實施內部控制建設，目前已完成內控制度建設與經濟業務流程設計，編印《學校內控手冊（2018版）》。學校在2012年制定合同管理辦法，實際工作過程中發現存在：

1.管理制度不健全

（1）合同歸口管理部門不明晰。學校各項業務活動繁雜，各院、系（部門）從各自教育教學與科研活動的需要開展業務洽談、簽訂合同。由于現行的學校合同管理制度中沒有明確合同歸口管理部門，導致在合同談判、合同審批、合同履行、合同歸檔等過程中，常常出現各自為政或互相推諉的現象，給學校造成不必要的風險。同時，由于合同散落在各個部門，各部門疏于合同及相關資料的保管、導致合同后續事宜（例如合同糾紛）處理不利;對于執行完畢的合同未能及時進行評估、整理歸檔，不利于掌握學校合同總體情況及重大合同的履行情況，也不利于形成學校合同全過程的封閉管理。

（2）合同審批、會簽制度不健全。學校合同主要包括基本建設、維修、物品采購、勞務支出、聯合辦學、技術服務等，各合同涉及金額大小、內容復雜性、專業技術性均有不同，在現行的合同管理制度中，學校未能根據合同標的、內容及專業性建立相應的授權審批和會簽制度、未明確相關的審批權限與流程，導致“大小合同一把抓”，形式上有會簽審批程序，但實質上未真正做到“各負其責”，反而出現會簽和審批形同虛設的局面，造成合同審核與審批風險。

2.專業人員與崗位職責不明晰

（1）缺乏合同管理專業人才。學校合同在論證、簽訂、管理過程中，往往涉及會計、審計、基建、采購、金融、法律，以及其他相關技術專業知識，學校目前尚未配備合同管理專業人才，在簽訂影響重大、涉及較高專業技術或法律關系復雜的合同時候，僅憑學校現有的財務和后勤等部門管理人員，難以對合同的風險進行準確的專業判斷與管控。

（2）未建立崗位牽制機制。學校現有合同管理制度中明確“要建立合同的崗位牽制機制”，但并未對合同談判、合同簽訂、合同執行、合同印章保管、合同收付款、合同歸檔等崗位，進行風險梳理和細化崗位職責，導致“內部牽制機制”沒有真正落到實處，引起合同管理過程的混亂。

3.業務流程不完備

學校目前合同管理業務主要概括為：合同訂立、合同履行、合同歸檔等三個方面。具體業務控制流程如圖1所示。

（1）流程尚未覆蓋全部合同業務環節。學校合同流程中缺乏合同調查環節，易導致因未開展前期調查增加合同履行過程中風險;缺乏合同監督評價環節，如既未對合同簽訂、合同履行和合同管理情況進行監督，也未對履行完畢的合同進行評估，導致合同監督機制缺失，對于合同管理過程中出現的問題，也難以追究責任。

（2）流程信息化平臺建設滯后。由于學校合同管理流程尚未真正完善和固化，導致無法開展信息化平臺的建設，合同管理過程中信息交流、合同履行進度、付款情況等，仍依靠記錄“臺賬”方式管理，既不利于部門之間及時溝通，也不利于及時、有效監控合同履行情況。

三、合同管理的優化與改進

1.優化制度

合同管理制度是內部控制的重要組成部分，學校依據《行政事業單位內部控制規范》之規定，進行優化：

在學校合同管理制度中補充“辦公室（下設法務部）為學校合同的歸口管理部門”。明確合同歸口管理部門負責確定合同業務的程序和要求;參與重大合同談判、審核與簽訂等;管理合同專用印章;參與合同履行糾紛處理;對于執行完畢的合同及時進行評估、整理歸檔，掌握學校合同總體情況及重大合同的履行情況，實現學校合同全過程的封閉管理。同時，建立財務處、資產處和辦公室溝通協調機制，將合同管理與預算管理、資產配置、經費收支相結合，提高資金使用效益和資產配置效率。

補充合同審批、會簽管理制度。在學校現有的合同管理制度基礎上，補充制定《合同審批與會簽管理制度》。強化學校對外訂立合同實行分級分層授權審批與會簽審核管理。學校法定代表人授權，委托被授權人在指定范圍和期限內，代表學校簽訂合同，嚴禁未經授權對外訂立合同。同時，根據合同標的額、合同事項，將學校合同分為一般合同、重要合同、重大合同，根據不同類別合同，實施合同會簽審核與審批。

明確合同會簽部門嚴格審核合同核心條款和關鍵細節，包括合同數量、質量、技術標準、價款及結算、履行期限及方式、違約責任和爭議處理、合同變更及解除條件等。合同會簽審核意見時，禁止使用“原則同意”或“基本可行”等模糊性語言，并對其業務范圍內的合同內容負直接責任。

2.優化人員配置與崗位職責

在人員配置方面。學校通過采用專、兼職方法，選拔和配備合同管理專業人才，并將合同管理人員納入學校關鍵崗位人員進行規范管理，實施專項培訓，提升業務能力;另一方面，對于簽訂影響重大、涉及較高專業技術或法律關系復雜的合同時，聘請企業或行業專家，參與合同前期調研或合同項目論證，降低合同簽訂與履行風險。

在崗位職責優化方面。首先，根據“互相制衡”與“不相容崗位”原則，確立合同業務管理不相同崗位：合同談判與審批、合同簽訂與執行、合同簽訂與印章保管、合同執行與收付款等。

其次，根據合同商談、草擬、談判、簽訂、履行、后續管理等過程，重新梳理合同各個節點上的風險點，形成合同訂立、合同履行、合同后續管理三大方面風險清單，同時根據風險清單明確責任人、制定風險防范措施，形成風險清單。

最后，針對合同風險清單，細化各個崗位的職責，形成崗位職責表單化。

3.優化合同業務流程

再造合同業務流程。重新梳理合同管理中各個業務流程，完善合同前期調查、合同執行跟蹤、合同數據分析與評估等業務環節，并在實際工作中逐步修正，最后達到合同管理內部控制的流程固化，為構建信息化系統做準備。

4.搭建合同管理信息化平臺

隨著不斷完善合同內部控制制度、明確崗位職責、優化業務流程，逐步實現業務與財務管理相結合，實施內部控制的信息化管理，解決校園內部“信息孤島”問題，提高合同管理內部控制工作效率。

目前，學校通過“用友U8”財務與內部控制軟件，將合同控制與賬務有機銜接，做到合同管理與資金支付結合，同時通過授權開放合管理端口，實現合同錄入、審批、執行與資金支付、歸檔等全過程管理。

四、結語

隨著行政事業單位內控建設的不斷推進，高職校合同管理內部控制將隨著經濟與業務活動不斷更新與完善，本文以常州劉國鈞高職校合同管理控制為出發點，從管理制度、人員與崗位職責、業務流程等方面進行了優化研究，強化合同管理、防范經濟風險，但由于不同高職校間存在差異，應結合各自學校實際情況開展合同管理內部控制建設。

參考文獻

1.財政部.行政事業單位內部控制規范（試行），2012.

2.李敏.公共部門控制規范.上海財經大學出版社，2017.

3.張慶龍.行政事業單位內部控制建設原理與操作實務.北京電子工業出版社，2017.

（責任編輯：王文龍）