淺談如何做好檔案歸檔整理工作

李東東

摘 要：隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，人力資源也越來(lái)越受到重視。檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，也是做好人力資源的重要基礎(chǔ)。只有科學(xué)合理的操作方法和技巧才能使檔案管理歸檔發(fā)揮其在人力資源管理中的重要作用。這也就使得如何在檔案管理歸檔整理過(guò)程中既能做到科學(xué)、合理，又能達(dá)到較高的工作效率成為相關(guān)工作者所面臨的重大課題。本文將從日常的歸檔整理方法和技巧等方面進(jìn)行簡(jiǎn)單的論述。

關(guān)鍵詞：檔案管理;歸檔整理;操作方法;技巧

1 目前檔案資料整理歸檔的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

1.1 對(duì)檔案重視程度不足

按照性質(zhì)來(lái)劃分，檔案的管理屬于服務(wù)性工種，也就是說(shuō)其工作無(wú)法創(chuàng)造物質(zhì)財(cái)富，也不會(huì)有顯著的成績(jī)。這也就使得工作人員在日常的工作中對(duì)檔案管理歸檔不夠重視的現(xiàn)象出現(xiàn)，甚至有些人認(rèn)為檔案管理工作只是簡(jiǎn)單的記錄。從事檔案管理的一些人員也不具備相關(guān)的專業(yè)技能，甚至沒(méi)有專門的人員負(fù)責(zé)檔案的管理，只是其他職位上的工作人員兼職檔案資料的整理歸檔，關(guān)于檔案資料整理歸檔的人員經(jīng)常的調(diào)換，致使相關(guān)的工作不能順暢的進(jìn)行，嚴(yán)重影響了檔案資料整理歸檔的質(zhì)量。在日常的檔案資料整理過(guò)程中，一些工作人員根本不能按照檔案歸檔資料的相關(guān)細(xì)則和規(guī)定來(lái)進(jìn)行相關(guān)的工作。

1.2 檔案資料管理制度有待健全

在日常的檔案資料歸檔管理中，相關(guān)的制度還有待健全，主要表現(xiàn)是檔案資料管理混亂，歸檔不科學(xué)現(xiàn)象的出現(xiàn)。檔案資料管理不能創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)效益就使得該項(xiàng)工作不被重視，相關(guān)的制度也就不能及時(shí)的更新，久而久之便與社會(huì)的發(fā)展需要相脫節(jié)，即使有管理制度也得不到徹底的落實(shí)和貫徹。另外，一些對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)管的部門或人員監(jiān)管力度不夠，監(jiān)管甚至淪為了形式。檔案資料歸檔整理相關(guān)制度的不完善，再加上監(jiān)管力度不足等因素就使得檔案資料歸檔整理質(zhì)量下降，不能有效的發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2 檔案資料整理歸檔的方法和技巧

2.1 檔案資料采集

檔案資料的采集進(jìn)行檔案資料整理歸檔的基礎(chǔ)，在日常的工作中不能完整的采集到相關(guān)的信息，那么資料歸檔整理也就無(wú)法真實(shí)完整的反映出檔案資料所記錄的信息，不能為其他的管理工作提供有效的參考。所以，對(duì)于檔案資料的采集必須保證其完整。完善資料的記錄制度，尤其是檔案資料的收發(fā)文登記制度。

2.2 檔案資料整理歸檔判斷

在對(duì)檔案進(jìn)行整理歸檔的過(guò)程中必須嚴(yán)格按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第8號(hào)）的相關(guān)規(guī)定細(xì)則，刪除不符合條件的文檔資料，其余的資料必須進(jìn)行詳細(xì)的歸檔整理。不符合整理歸檔的資料主要有：第一，重復(fù)資料。重復(fù)存在的發(fā)文及一些收文資料。第二，權(quán)責(zé)之外的資料。主要指上級(jí)、本級(jí)非隸屬單位給本單位的普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)勵(lì)非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。第三，未生效資料。未生效的資料便不需要進(jìn)行整理歸檔。

2.3 檔案資料的裝訂

第一，整理單位：“件”檔案資料裝訂的常用單位，一般是關(guān)聯(lián)較緊密的資料可裝訂為獨(dú)立的一件。第二，文件的裝訂：在資料裝訂時(shí)必須遵循以下規(guī)律：正文在前，附件在后;原件在前，復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;復(fù)文在前，來(lái)復(fù)在后等。第三，裝訂注意：裝訂要使資料整體對(duì)齊，方便裝訂和利用;裝訂所用的鋼釘最好用不銹鋼釘;頁(yè)數(shù)較多的資料可用“三孔一線”的線裝方法裝訂。

2.4 檔案歸檔分類

以時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)：1）以時(shí)間分類的資料必須以落款時(shí)間為準(zhǔn);2）跨年或時(shí)間較長(zhǎng)的資料以完結(jié)時(shí)間為準(zhǔn);3）每一“件”的分類要以第一份資料的時(shí)間為準(zhǔn);4）會(huì)議資料以會(huì)議時(shí)間為準(zhǔn);5）沒(méi)有明確時(shí)間的資料經(jīng)分析后可按年來(lái)分類。

2.5 檔案資料的歸檔排列

第一，把同一年度、同一保管期限的文件分開排在一起。第二，在一個(gè)保管期限內(nèi)，把關(guān)聯(lián)緊密的檔案資料文件排列在一起，并且排列順序應(yīng)保持相對(duì)固定。第三，排在一起的文件資料應(yīng)該按照時(shí)間等其他標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行順序排列。

2.6 檔案資料編號(hào)

對(duì)檔案資料編號(hào)是檔案管理的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，其作用是使分類或排列更加明顯。通過(guò)對(duì)檔案資料的編號(hào)，便可以很輕松的知道檔案資料所處的位置，為今后的檔案管理以及資料的利用提供便利。檔案管理歸檔編號(hào)依據(jù)可以是分類方案也可以是排列順序，通常情況下要在資料首頁(yè)上加上相應(yīng)的編碼。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)目。

2.7 檔案資料編目

第一，件號(hào)：檔案資料在編寫室的件號(hào)。第二，責(zé)任者：主要是指資料的編寫者或單位。第三，文號(hào)：簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)說(shuō)就是檔案資料的發(fā)文順序號(hào)，主要是資料的年度、順序號(hào)等。第四，題名：也就是文件名，最好是與資料名稱一致。如果資料本來(lái)沒(méi)有標(biāo)題，那么檔案管理工作人員可根據(jù)資料內(nèi)容或單位等補(bǔ)充擬題。第五，日期：檔案資料的日期以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如20180708等方式進(jìn)行填寫。第六，頁(yè)數(shù)：檔案資料的整理歸檔必須有該文件的總體頁(yè)數(shù)、資料中有插圖的必須單獨(dú)作為一頁(yè)。第七，備注：備注是檔案資料整理歸檔不可缺少的部分，對(duì)于檔案資料的一些說(shuō)明或注意事項(xiàng)都需要填寫在備注里。

2.8 文書檔案管理裝盒

裝盒。顧名思義也就是將整理好的檔案資料按照一定的順序裝到檔案盒中，并且將檔案盒封面以及盒脊上的資料填寫完整。時(shí)間不同、分類不同的檔案資料不可放在同一檔案盒中儲(chǔ)存。第一，裝盒原則。對(duì)檔案資料的裝盒應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)文件資料的編碼順序裝入檔案盒，并且要和檔案資料歸檔文件目錄所標(biāo)注的排列順序一致，從而確保按照目錄中的文件條目能夠準(zhǔn)確無(wú)誤的找到檔案資料實(shí)體。檔案資料用完要及時(shí)的放回，并且還應(yīng)按照資料的號(hào)碼順序，因?yàn)橘Y料回放不按順序來(lái)，會(huì)給下次尋找?guī)?lái)不便，甚至從此再也找不到。第二，檔案盒最好使用無(wú)酸紙制作，或者向我國(guó)檔案管理部門直接訂購(gòu)，從而保證所保存檔案資料的安全存檔。第三，檔案盒標(biāo)注。通常情況下，在檔案盒脊或底部填寫全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、檔案盒號(hào)等必備項(xiàng)。尤其是首份和最后一份號(hào)碼要用“/”隔開。第四，備考表。該表格必須等所有檔案資料歸檔之后的檔案盒中，從而對(duì)檔案資料歸檔文件進(jìn)行簡(jiǎn)單的注釋或說(shuō)明。說(shuō)明的內(nèi)容有：情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。

2.9 檔案資料檢索

第一，歸檔說(shuō)明的主要內(nèi)容應(yīng)該包括檔案所述單位的性質(zhì)、單位概況、以及一定時(shí)間內(nèi)該單位檔案資料的歸檔情況等。第二，檔案資料歸檔目錄的制作。目錄的打印要嚴(yán)格按照我國(guó)檔案資料整理歸檔的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，尤其是紙張的統(tǒng)一。檔案資料封面的編寫，依據(jù)檔案資料的管理期限以及歸檔注釋裝訂成冊(cè)。檔案管理歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限等項(xiàng)目。

檔案資料整理歸檔是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，科學(xué)、合理的整理歸檔是提高檔案管理質(zhì)量和效率的有利保障。在日常的檔案資料整理歸檔過(guò)程中要從主觀上重視起來(lái)，并且采用先進(jìn)的管理方法和技巧，從而保證檔案資料整理歸檔作用的充分發(fā)揮。