新時(shí)期特殊教育學(xué)校的檔案管理優(yōu)化措施

孫英霞

摘 要：由于特殊教育學(xué)校中的學(xué)生多為聾啞兒童以及智力障礙兒童，所以與他們相隔的檔案資料的管理與開(kāi)發(fā)利用對(duì)于我國(guó)教育教學(xué)體系的完善和美好發(fā)展具有重要意義。筆者對(duì)新時(shí)期特殊教育學(xué)校的檔案管理相關(guān)情況進(jìn)行分析，探索優(yōu)化特殊教育學(xué)校檔案管理的方法，為提高新時(shí)期特殊教育學(xué)校的檔案管理效率以及利用率做參考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;特殊教育學(xué)校;檔案管理;措施

特殊教育學(xué)校的檔案內(nèi)容包括了學(xué)生的姓名、性別、身體狀況、學(xué)習(xí)成績(jī)、受教育情況、品質(zhì)等方方面面的信息，還包括學(xué)校的教育活動(dòng)開(kāi)展情況、管理方式、教育教學(xué)成果、經(jīng)驗(yàn)等多方面的信息，所以，特殊教育學(xué)校的檔案管理對(duì)學(xué)生個(gè)的發(fā)展與學(xué)校的管理與教育工作的開(kāi)展都十分重要。但是，部分特殊教育學(xué)校對(duì)于檔案的管理還不夠重視，相隔的管理措施缺乏創(chuàng)新，因此，應(yīng)加強(qiáng)特殊教育學(xué)校的檔案管理問(wèn)題與優(yōu)化策略的研究，以促進(jìn)新時(shí)期特殊教育學(xué)校的檔案管理質(zhì)量不斷提高。

1 特殊教育學(xué)校的檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

1.1 管理體制有待完善

特殊教育學(xué)校的檔案管理中，無(wú)論是檔案資料的搜集、整理、真實(shí)性鑒定，還是檔案資料的保管與后期利用均需要有可靠的管理制度作為保障。但是，當(dāng)前許多特殊教育學(xué)校對(duì)檔案管理缺乏重視，導(dǎo)致相關(guān)的管理體制的建設(shè)不夠完善，不能對(duì)學(xué)校的檔案管理提供科學(xué)、有效的指導(dǎo)。

1.2 檔案的利用率不高

檔案資料的利用是進(jìn)行檔案管理的重要目的，但是，由于特殊教育學(xué)校的檔案管理存在部門多、管理范圍廣、內(nèi)容復(fù)雜等特點(diǎn)，而學(xué)校的信息化管理水平較低，產(chǎn)生檔案資料的各個(gè)部門之間缺乏溝通，檔案資料的共享程度也非常低，導(dǎo)致學(xué)校對(duì)檔案的利用率降低，使得許多檔案資料的價(jià)值難以發(fā)揮出來(lái)，這也是特殊教育學(xué)校對(duì)檔案管理不夠重視的重要原因[1]。

1.3 檔案管理人員的專業(yè)水平有待提高

特殊教育學(xué)校對(duì)檔案管理的不重視以及缺乏與之配套的管理制度，使得對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)的重視度也降低，進(jìn)而在設(shè)置檔案管理人員時(shí)也沒(méi)有經(jīng)過(guò)慎重的考慮和嚴(yán)格的專業(yè)技術(shù)考核，多數(shù)是從學(xué)校教師中選擇部分教師作為檔案管理工作者，后期也不重視檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，使得檔案管理人員的整體素質(zhì)與專業(yè)能力較低，很難對(duì)學(xué)校的檔案管理做出與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新。

2 新時(shí)期特殊教育學(xué)校檔案管理的優(yōu)化措施分析

2.1 提高檔案管理意識(shí)

特殊教育學(xué)校的檔案管理對(duì)學(xué)校的發(fā)展具有重要意義，所以，學(xué)校需要提高對(duì)檔案管理的重視，明確檔案管理對(duì)學(xué)校教育教學(xué)工作開(kāi)展的重要性，將檔案管理工作作為學(xué)校管理工作的重要部分，由學(xué)校重要領(lǐng)導(dǎo)帶頭，組織全體教職工學(xué)習(xí)《檔案法》，開(kāi)展檔案搜集、整理、歸檔技術(shù)學(xué)習(xí)活動(dòng)，共同提高檔案管理質(zhì)量。利用教職工座談會(huì)、學(xué)校網(wǎng)站、校園文化宣傳報(bào)等平臺(tái)宣傳檔案管理的重要性、意義，全面提高學(xué)校教職工以及學(xué)生、家長(zhǎng)對(duì)檔案管理工作的重視[2]。同時(shí)，根據(jù)學(xué)校檔案資料的多少、類型等設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，配備相應(yīng)的設(shè)備以及專門的檔案管理工作人員，全面提高學(xué)校的檔案管理力量，保證檔案管理工作的有效開(kāi)展。此外，需要對(duì)特殊教育學(xué)校的學(xué)生制定針對(duì)性的成長(zhǎng)檔案、醫(yī)療檔案，并跟蹤他們的健康狀況與身心發(fā)展情況，持續(xù)為學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)與教育服務(wù)。

2.2 加強(qiáng)檔案管理制度的完善

制度是進(jìn)行檔案管理的重要依據(jù)，是特殊教育學(xué)校制定科學(xué)的管理流程的基礎(chǔ)，所以，學(xué)校的檔案管理必須重視檔案管理制度的建設(shè)與完善。首先，根據(jù)國(guó)家檔案部門以及教育部門的相關(guān)規(guī)定，對(duì)特殊教育學(xué)校的檔案資料的搜集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的開(kāi)展方式進(jìn)行明確規(guī)定，并采取“誰(shuí)產(chǎn)生誰(shuí)整理”的原則，從檔案資料的源頭開(kāi)始，建立科學(xué)的搜集與整理辦法，同時(shí)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)做好登記。然后，明確檔案資料產(chǎn)生人員、整理人員、歸檔保管以及利用人員的責(zé)任與義務(wù)，調(diào)動(dòng)學(xué)校各個(gè)部門、工作人員、教師的檔案管理積極性，使得學(xué)校的檔案管理工作得以規(guī)范化發(fā)展。

2.3 加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

新時(shí)期，計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)在特殊教育學(xué)校得到廣泛應(yīng)用，為了提高學(xué)校的檔案管理與利用效率，特殊教育學(xué)校需要積極提高檔案管理中對(duì)信息技術(shù)的利用。檔案管理的信息化建設(shè)，需要整體考慮檔案信息的真實(shí)性、安全性以及完整性，所以，以電子文件為主的檔案資料，還應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案資料的重要性保留一份紙質(zhì)檔案以及電子檔案的備份。此外，制定檔案信息化管理制度，制定科學(xué)的電子檔案資料歸檔、報(bào)保管、利用、銷毀標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)引進(jìn)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理軟硬件，為特殊教育學(xué)校的檔案管理工作質(zhì)量的良好發(fā)展提供充分的信息化軟硬件技術(shù)支持，從而為學(xué)校以及學(xué)生提供高效、便捷的檔案服務(wù)[3]。

2.4 加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力培養(yǎng)與提高

檔案管理人員的專業(yè)能力主要包括管理技能與職業(yè)素質(zhì)。在培養(yǎng)和提高管理人員的專業(yè)能力時(shí)，首先應(yīng)當(dāng)提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)與技能的培訓(xùn)。根據(jù)檔案管理的目的、內(nèi)容等從多個(gè)方面培訓(xùn)檔案管理人員的檔案管理技術(shù)。比如，以制度鼓勵(lì)的方式激發(fā)檔案管理人員的自主學(xué)習(xí)與提高積極性，為檔案管理人員提供檔案管理技能培訓(xùn)平臺(tái)、機(jī)會(huì)。實(shí)際的培訓(xùn)內(nèi)容有檔案資料的搜集方式與內(nèi)容、歸檔方式、保管方式、保管時(shí)間、利用方式等，同時(shí)需要重視管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)，提高其綜合管理能力。其次，重視檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，其中包括責(zé)任意識(shí)與事業(yè)心。采取四項(xiàng)政治教育、職業(yè)道德素養(yǎng)教育等方式提高他們的責(zé)任意識(shí)與敬業(yè)精神，使得他們充分滿足新時(shí)期特殊教育學(xué)校檔案管理的根本需求，推動(dòng)特教學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，特殊教育學(xué)校的檔案管理對(duì)追蹤學(xué)生的身體健康以及學(xué)校教育教學(xué)的發(fā)展都具有十分重要的意義，所以，學(xué)校必須加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量的提高。通過(guò)本次研究，筆者發(fā)現(xiàn)特殊教育學(xué)校在檔案管理中還存在制度不完善、重視度較低、管理人員專業(yè)素質(zhì)不高、檔案資料利用率較低等問(wèn)題，筆者認(rèn)為可從這四個(gè)方面出發(fā)，不斷提高學(xué)校的檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)新時(shí)期特殊教育學(xué)校檔案管理的信息化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]袁煥新.特教學(xué)校特色檔案資源庫(kù)建設(shè)芻議[J].浙江檔案，2017（11）：64.

[2]李理.特殊職業(yè)教育集團(tuán)化辦學(xué)檔案管理分析與思考[J].蘭臺(tái)世界，2017（S2）：118-119.

[3]熊玲春.優(yōu)化學(xué)校常規(guī)管理，助力特殊教育發(fā)展[J].文教資料，2017（1）.