年度分類法在企業文書檔案管理中的應用

摘 要：本文主要對年度分類方法在企業文書檔案管理中的優勢進行了介紹，并對年度分類這一方法的應用性進行了較為詳細的敘述。

關鍵詞：企業檔案管理;年度分類法;應用

我國的經濟社會呈現著新的發展趨勢，有許多的企業不斷涌現，并且企業的規模也在不斷的擴大，出于對這些現狀的考慮，我國出臺了一系列的政策對企業文書檔案管理進行了規定，使企業文書檔案管理有了新的發展。現行的企業文書檔案管理模式主要是以“件”為單位的，在此基礎上，分類成為企業文書檔案整理的一個關鍵。企業中的文書檔案管理工作是以分類方案為基礎的，相關人員的所有工作都會圍繞這一方案進行開展，它們進行歸納整理時所使用的方法也是由分類方案決定的。

1 企業文書檔案管理中存在的問題

1.1 企業檔案管理缺乏先進的管理意識

我國傳統的檔案管理方法是卷宗管理法，隨著社會的發展，以“卷”為單位的管理方法在企業中越來越不適用，它會使文書檔案的歸納整理工作變得更為復雜。而以“件”為文件歸納整理的基本單位，可以使文件歸納整理工作變得不那么繁瑣，使文件歸納整理工作的效率得到較高的提升。企業的領導層以及文檔管理人員要么沒有文檔管理的意識，要么沿用傳統的不太適用的管理方法，所以他們必須要轉變觀念，對這項工作進行高度的重視。

1.2 企業文書檔案管理中的缺陷

傳統的檔案分類方法是非常繁瑣的，并且它的分類標準方法有許多，比如以問題為標準的分類法、以機構為標準的分類法，而純粹以這些標準進行分類是很難的，它們會使企業文書檔案管理的難度增加，同時，還會使相關工作人員的工作量變得更加的繁重。并且由于分類并不純粹，當相關人員在對這些檔案進行查閱以及利用時，會存在一些問題。現在調取文件時，不能對具有相關信息的文件進行精確的調取，導致后續工作的進度延緩或者是一些相關的決策受到延誤。

2 年度分類法的具體運用

2.1 年度分類法的含義

年度分類法，即根據文件形成的年度將企業的文書檔案分成若干類別的方法。這種方法可以反映一個企業活動逐年發展變化的面貌，是運用最廣泛的一種分類方法。采用年度分類法簡便易行，類目設置標準清楚、明確，便于人們按時間查找利用檔案，因而成為企業最常用的一種分類方法。

2.2 特殊情況的處理

就企業而言，許多文件會涉及到不同的年度，這種跨年度的文件通常這樣處理：跨年度的收發文以收到或簽發年度為準，跨年度的來往文則放入與內容關系密切的年度。文件的形成年度與內容涉及的年度不一致時，以文件針對的年度為準。幾份文件為一件時，以排在最前面的文件為準。

2.3 年度分類文書檔案管理方法的步驟

年度分類法首先需要將企業中需要歸檔的文件以件為單位進行收集，然后要把這些文件以形成的年度為依據進行分類，分類以后要按年度歸檔時間對這些文書檔案進行相應的排序，然后在進行編號蓋章工作，在蓋章工作進行之前，要對文書檔案的年度號以及年度文件流水號進行填寫，在做好這一系列的工作以后，對計算機進行充分的利用，要按照文書檔案錄入規則對這些文件的信息進行錄入。

同時，在計算機中對文件所存放的檔案盒的號碼、文件在檔案保管位置的序列號、排號以及層號進行錄入。

2.4 年度分類法的作用

年度分類法可以使文檔管理人員在開展工作時，能夠最大限度的使“機構”文書檔案管理過程中的得到簡化，這樣可以使工作步驟化繁為簡，使相關人員工作量得到削減。年度分類法會進一步降低保管期限在企業文書檔案管理的過程中的地位，從某種意義上來講，企業的文檔管理與檔案館的檔案管理有很大的差別，尤其是保管期限方面，企業文檔的保管期限繁雜而靈活，所以更適合用年度分類法。年度分類法可以對企業文書檔案的各個環節遵循以“年”為基本特征的規律，使年度分類法在檔案管理過程中得到充分的體現。

3 結束語

根據上面的敘述我們可以知道，在對企業文書檔案進行管理時，可以對一些舊有的方法進行摒棄，對具有創新性、先進性的年度分類檔案管理方法進行充分的利用，它可以使企業文書檔案管理的工作環節得到削減，使管理工作人員的工作量得到減少，從而使企業文書檔案管理工作效率得到全面的提升。與此同時，在寫文書檔案管理工作中對年度分類檔案管理方法進行應用，可以使檔案管理工作能夠更快的適應企業的運轉速度，可以使檔案管理人員在相對輕松的環境之下，更快更好的完成檔案管理工作。

參考文獻

[1]熊湘江.論企業文書檔案的整理[J].中國檔案，2016（03）：44+49.

[2]王金木.年度分類整理方法在企業文書檔案管理中的應用[J].檔案學研究，2016（01）：45-47.

作者簡介

朱文舫（1976-），女，河北省永清縣人，本科，講師，秘書檔案管理方向。