檔案管理歸檔整理操作方法和技巧探析

龔秀容

摘 要：檔案管理對于事業單位的穩定發展、人力資源管理等方面均有著極為重要的作用。唯有通過科學合理的操作方法以及技巧，才能保障檔案的有效性，從而發揮其真正價值。本文將著重針對檔案管理歸檔整理操作方法以及技巧進行探討，以期望能夠提升檔案管理的整體水平。

關鍵詞：檔案管理;歸檔整理;操作方法;技巧

基于工作性質來劃分，檔案管理工作屬于服務性工種，直觀來講就是該工作不會創造出實際的物質財富，通常也不會有非常顯著的成績，所以很容易被事業單位所忽視。但是，檔案對于事業單位發展以及人力資源管理等等方面均有著一定的作用，倘若未能做好這方面的工作，必定會影響到各項工作的開展。基于此，研究檔案管理歸檔整理操作方法和技巧具有一定的現實意義。關于檔案管理歸檔整理操作方法和技巧，筆者有以下見解：

1 高度重視檔案資料收集

在整個檔案管理體系之中相關資料的收集是基礎工作，倘若在日常工作之中未能有效、及時、完整收集到相關的信息，那么在歸檔整理環節也就無法將檔案資料所記錄的相關信息真實、全面的反映出來;更加談不上為單位各項工作的開展提供有價值的參考。基于此，必須高度重視檔案資料收集工作，且做到及時、完整、有效地進行收集。與此同時，建立并落實資料記錄制度，特別是檔案資料的收發文登記制度，進而為后續工作有序開展奠定堅實的基礎。

2 關于檔案資料整理歸檔的判斷分析

嚴格按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》中相關細則開展檔案整理歸檔工作，對于不符合條件的文檔資料必須進行刪除，其余資料則按照要求進行整理歸檔。因此，需要對不符合條件的資料進行有效判斷，具體如下：

第一，發文以及一些收文倘若存在重復的情況，需要進行刪除。第二，權責以外的資料，即上級單位或者是本級非隸屬單位，發給本單位的一些普發性且不需要進行辦理的文件材料，例如，獎勵、任免非辦單位工作人員的材料，并且只有參考作用的資料，可進行刪除;第三，還沒有正式生效的文件，不需要進行整理歸檔。

3 資料裝訂

第一，明確“單位”，在文件整理歸檔中常用“單位”是“件”，通常文件之間如果有著緊密關系，可將其裝訂成為一件。第二，裝訂文件需嚴格按照這些原則開展，即：正本與定稿為一件、原件與復制件為一件、轉發文被轉發文為一件、來文與復文可為一件，報表、名冊、圖冊等一冊為一件。裝訂時，正本在前，定稿在后;原件在前，復制件在后;轉發文在前，被轉發文在后;復文在前，來文在后。第三，在實際裝訂過程中，相關文件必須保持整體對齊，為后續裝訂以及應用提供便捷。還需注意的是：文件材料薄的（一般掌握在5頁以內）一般采用粘貼的方法粘貼在左上角;如果文件頁數較多，建議采用“三孔一線”進行裝訂。

4 檔案歸檔分類

在對檔案進行歸檔分類過程中，可以將文件按其形成年度分類，具體分類方法如下：

第一，以落款實際時間為標準對資料進行分類。第二，倘若資料時間過長或者是跨年，那么通常是以資料完結的時間為標準進行分類。第三，每一“件”的分類必須要以第一份資料的時間為標準。第四，與會議相關的所有資料必須以會議時間為標準。第五，還有一些資料沒有確切的時間，通常需要對資料進行分析，然后按照年來進行分類。除按年度分類外，還可以按照保管期限和機構（問題）進行分類。

5 歸檔排列

第一，通常要將同一保管期限、同一年度的文件排列在一起。第二，針對同一個保管期限之內的資料，要將關聯性比較緊密文件排列在一起，而且該排列順序必要保持相對固定。第三，排列在一起的文件，需要按照時間或者其他標準對順序進行梳理以及排列。

6 資料編號

在完成上述工作之后，檔案資料需要進行編號，該環節是檔案管理工作的起點，其主要價值是讓檔案的排列或者是分類更加明顯。通過編號可以快速找到所需要檔案的位置，可為今后的管理以及實際應用提供極大的便利。在實際編號過程中，主要的參考依據可以是分類方案，也可以是排列順序;在明確依據之后，需要在資料首頁上標明對應的編號。對于歸檔章來講，需要設置全宗號、機構（問題）、保管期限、年度、件號等項。

7 檔案裝盒

檔案裝盒就是將已經整理好的檔案資料按照一定的順序裝到指定的檔案盒當中，且需要在盒脊、盒封面等地方，將相關資料填寫完整。在裝盒過程中，可從這些方面入手：第一，按照裝盒原則進行，即：裝盒時必須按照文件資料的編號順序將其裝入到檔案盒之中;同時必須確保以及反復核對與檔案資料歸檔文件目錄中國所標準的順序是否保持一致，不一致需要及時進行調整，從而保證通過文件目錄可以找到檔案資料。關于檔案資料的應用，要堅持用完及時放回的原則，并由檔案管理人員按照資料號碼順序對應放回，進而為以后應用提供便捷。第二，檔案盒材質，建議采用無酸紙檔案盒，并通過專業機構進行訂購，以達到保障資料安全存檔的目標。第三，標注。基于相關規定，通常在檔案盒的盒脊或者是底部填寫必備項目，例如，檔案盒號、保管期限、年度、全宗號、起止件號等。這里特別需要注意的是：第一份與最后一份的號碼一定要用“/”隔開。第四，備考表。關于備考表的完善，必須在所有檔案資料歸檔到檔案盒之中，再進行備考表填寫，具體包括：檔案整理人、檢查人、情況說明以及日期。

8 資料檢索

第一，關于檔案需要說明的相關內容，具體包括：檔案所屬單位的性質、單位概括以及在一定時間之內單位資料歸檔整理的實際情況等。第二，關于目錄制作。嚴格按照檔案資料整理歸檔的相關規定對目錄進行制作以及打印，需要注意的是：紙張必須保持統一。第三，封面編寫，嚴格按照檔案資料的管理期限以及歸檔所注釋的內容將其裝訂成冊。整個目錄，必須設置全宗名稱、年度、保管期限等必備項目。

綜上所述，對于事業單位來講，檔案管理工作非常重要，而收集整理歸檔則是該工作開展的基礎。因此，科學、合理的整理歸檔將能夠保障檔案管理的有效性。在這里筆者也倡導大家必須要重視檔案管理工作，并善于結合工作實際需求，采用一些先進的管理方法以及技巧，這樣才能保障檔案能夠發揮其真正價值。

參考文獻

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