基于檔案信息化建設及檔案管理淺析

摘 要：隨著經(jīng)濟和科技的高速發(fā)展，檔案事業(yè)也在不斷改革進步，新技術和新手段的應用促使檔案信息化水平得到了顯著提升。在檔案信息化建設中，依托于現(xiàn)代化信息技術，改善傳統(tǒng)檔案管理模式不足，降低人工勞動強度同時，提升檔案管理效率和質(zhì)量，對于后續(xù)檔案資源高效開發(fā)和利用具有積極意義。本文就檔案信息化建設進行探究，明確具體意義所在，提出有效檔案管理措施。

關鍵詞：檔案管理;信息化;信息安全;管理體系

科學技術是第一生產(chǎn)力，技術發(fā)展下，促使社會生產(chǎn)生活發(fā)生了不同程度上的變革。面對新時期社會發(fā)展需要，推動檔案信息化建設是主流趨勢，可以為檔案事業(yè)發(fā)展指明新的方向，提供持久動力。由于檔案管理涉及到眾多內(nèi)容，工作量較大，采用信息化技術輔助工作開展，可以降低工作強度，改善以往人為因素帶來的不良影響，實現(xiàn)檔案資源共建共享，更加便捷的尋找檔案資料。更為重要的是，推動檔案信息化建設，可以深入挖掘檔案資料潛在價值，提升檔案管理效率，帶來更大的經(jīng)濟效益和社會效益。

1 檔案信息化建設的意義

檔案信息化建設是檔案事業(yè)發(fā)展的主要趨勢，依托于現(xiàn)代化信息技術和手段，分析現(xiàn)有的檔案管理情況，在前沿理論指導下提升檔案管理信息化水平。在網(wǎng)絡環(huán)境中，尋求合理的檔案管理方法，提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息社會化服務，賦予檔案事業(yè)持久發(fā)展動力。

推動檔案信息化建設，有助于降低共走人員的工作量，充分發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術優(yōu)勢，輔助檔案管理工作高效展開，以便于實現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效開發(fā)和利用，便于工作人員查找檔案信息。提升檔案查閱便捷性和可控性，相較于以往手工檔案管理方式而言，可以減少時間的損耗，最大程度上規(guī)避人為主觀因素帶來的不良影響[1]。推動檔案管理信息化建設，使用計算機查閱檔案資料，提升檔案信息記錄準確率;推動檔案信息化建設，輔助工作人員收集檔案信息，提升檔案管理效率和質(zhì)量，推動新時期檔案事業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。

2 檔案信息化建設和檔案管理的問題剖析

2.1 檔案信息化認知水平偏低

縱觀檔案信息化建設現(xiàn)狀來看，檔案管理工作受到客觀因素影響，暴露出很多不足，極大的影響檔案信息化水平。檔案管理的相關工作人員觀念滯后，未能從根本上正確認識和看待檔案管理重要性，檔案信息資源挖掘深度不足，致使檔案管理流于表面，停留在查檔和建檔方面，很多有價值檔案信息被遺漏，不利于檔案信息資源充分發(fā)揮和利用。

2.2 信息化系統(tǒng)標準不統(tǒng)一

在檔案管理工作中，如何實現(xiàn)檔案信息資源的共建共享，應該明確統(tǒng)一的檔案信息化標準，致使后續(xù)工作高效展開。面對檔案信息化建設要求，需要配備專門的檔案信息硬件設備和軟件，促使設備功能符合信息化標準。同時，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，推行數(shù)字化檔案管理，優(yōu)化工作流程，促使檔案管理規(guī)范化，深入挖掘和利用檔案信息資源[2]。但是，當前我國尚未形成系統(tǒng)化的檔案信息化管理體系，檔案信息化建設呈現(xiàn)多樣化特點，存在很多不足，阻礙檔案信息共享平臺建設和發(fā)展，還有待進一步完善。

2.3 信息化建設進程滯后

在檔案信息化建設中，需要檔案管理人員整合日常管理信息和業(yè)務信息，通過電子文件形式將數(shù)據(jù)信息傳遞到數(shù)據(jù)庫中，可以實現(xiàn)信息便捷查閱，有助于提升檔案管理效率和質(zhì)量。不同檔案信息有所差異，傳統(tǒng)檔案管理主要是以紙質(zhì)檔案資料記錄和保存，為了實現(xiàn)檔案信息化管理，建立統(tǒng)一檔案管理數(shù)據(jù)庫，工作難度大，不可避免的浪費大量時間和精力，阻礙檔案信息化建設和發(fā)展。

2.4 網(wǎng)絡平臺安全問題嚴峻

檔案信息化建設是主要趨勢，由于檔案行業(yè)特性，檔案管理人員在信息處理中需要協(xié)調(diào)處理知識產(chǎn)權保護與檔案信息之間的關系，在深入挖掘檔案資料信息潛在價值的同時，與合理開放結合。信息化背景下，推動檔案信息化建設，促使檔案部門與其他部門積極溝通交流，降低檔案管理成本的同時，有效提升檔案管理效率。但是，由于檔案信息化建設需要創(chuàng)設網(wǎng)絡環(huán)境，而網(wǎng)絡開放性特點，不可避免的遭遇網(wǎng)絡安全問題，如電腦病毒、木馬和非法入侵等。

3 檔案信息化建設和檔案管理的有效措施

3.1 提升檔案信息化認知水平

面對新時期檔案事業(yè)發(fā)展挑戰(zhàn)，推動檔案信息化建設，應該轉變工作理念，加深對電子檔案的認知和重視。以往檔案管理主要是以手工操作和管理，未能正確看待檔案信息化建設重要性，實際工作中存在很多問題。故此，無論是領導干部還是管理人員，應該摒棄傳統(tǒng)管理理念，完善配套軟硬件設施，逐步推進檔案自動化管理，深入挖掘檔案信息潛在價值的同時，實現(xiàn)檔案資料信息化手段動態(tài)化傳播，對于檔案管理效率提升具有積極意義。

3.2 推動檔案標準建設

面對信息時代帶來的挑戰(zhàn)，推動檔案信息化建設，一個重要內(nèi)容則是檔案標準建設。這就需要明確檔案管理制度和要求，積極踐行檔案管理信息化建設理念，選擇切實可行的方法來制定檔案收集管理標準、庫房建設標準和專業(yè)用語標準，逐步推進檔案管理標準化發(fā)展。推動檔案管理硬件和軟件標準化建設，統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫標準格式，優(yōu)化硬件和軟件配置，定期更新和維護電子產(chǎn)品，結合實際情況引入信息化設備，輔助檔案信息化工作開展。增加資金投入力度，加強檔案管理軟件開發(fā)和研究，建立檔案信息化管理平臺，促使檔案管理工作規(guī)范化和標準化發(fā)展。統(tǒng)一電子檔案格式，在檔案信息平臺上傳輸和共享檔案資源。與此同時，推動檔案信息網(wǎng)絡定期和升級，及時改善滯后設備，提升檔案管理效率和質(zhì)量。

3.3 建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

推動檔案資源建設，對于檔案信息化水平提升具有積極作用，所以各項工作應該緊緊圍繞資源建設展開。這就需要檔案管理工作中，增加投入力度推動檔案數(shù)字化建設，編制合理的工作計劃，對檔案數(shù)字化建設全過程監(jiān)管和控制，更好的滿足用戶客觀需求。檔案管理部門應該兼顧紙質(zhì)檔案和電子檔案資料，試下檔案資料的檢索和利用。建立統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息收集、整理和利用規(guī)范化操作。

4 結論

綜上所述，檔案信息化建設背景下，如何有效提升檔案管理效率，一個關鍵點則是增加投入力度，不斷更新和完善檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的高效開發(fā)和利用，推動檔案事業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

[1]蓋峻梅，王蘇軍.江蘇省衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理及檔案信息化建設現(xiàn)況與分析[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2019，30（04）：485-489.

[2]梁秀麗.加快檔案信息化建設 全面推動機關檔案管理模式改革探究[J].辦公室業(yè)務，2019（07）：50.

作者簡介

翟會英（1972-），女，漢，河北省故城縣，大專，館員，研究方向：檔案管理，從事的工作：檔案管理。