基于檔案信息化建設及檔案管理淺析

摘 要：隨著經濟和科技的高速發展，檔案事業也在不斷改革進步，新技術和新手段的應用促使檔案信息化水平得到了顯著提升。在檔案信息化建設中，依托于現代化信息技術，改善傳統檔案管理模式不足，降低人工勞動強度同時，提升檔案管理效率和質量，對于后續檔案資源高效開發和利用具有積極意義。本文就檔案信息化建設進行探究，明確具體意義所在，提出有效檔案管理措施。

關鍵詞：檔案管理;信息化;信息安全;管理體系

科學技術是第一生產力，技術發展下，促使社會生產生活發生了不同程度上的變革。面對新時期社會發展需要，推動檔案信息化建設是主流趨勢，可以為檔案事業發展指明新的方向，提供持久動力。由于檔案管理涉及到眾多內容，工作量較大，采用信息化技術輔助工作開展，可以降低工作強度，改善以往人為因素帶來的不良影響，實現檔案資源共建共享，更加便捷的尋找檔案資料。更為重要的是，推動檔案信息化建設，可以深入挖掘檔案資料潛在價值，提升檔案管理效率，帶來更大的經濟效益和社會效益。

1 檔案信息化建設的意義

檔案信息化建設是檔案事業發展的主要趨勢，依托于現代化信息技術和手段，分析現有的檔案管理情況，在前沿理論指導下提升檔案管理信息化水平。在網絡環境中，尋求合理的檔案管理方法，提供優質的檔案信息社會化服務，賦予檔案事業持久發展動力。

推動檔案信息化建設，有助于降低共走人員的工作量，充分發揮現代化信息技術優勢，輔助檔案管理工作高效展開，以便于實現數據的高效開發和利用，便于工作人員查找檔案信息。提升檔案查閱便捷性和可控性，相較于以往手工檔案管理方式而言，可以減少時間的損耗，最大程度上規避人為主觀因素帶來的不良影響[1]。推動檔案管理信息化建設，使用計算機查閱檔案資料，提升檔案信息記錄準確率;推動檔案信息化建設，輔助工作人員收集檔案信息，提升檔案管理效率和質量，推動新時期檔案事業健康持續發展。

2 檔案信息化建設和檔案管理的問題剖析

2.1 檔案信息化認知水平偏低

縱觀檔案信息化建設現狀來看，檔案管理工作受到客觀因素影響，暴露出很多不足，極大的影響檔案信息化水平。檔案管理的相關工作人員觀念滯后，未能從根本上正確認識和看待檔案管理重要性，檔案信息資源挖掘深度不足，致使檔案管理流于表面，停留在查檔和建檔方面，很多有價值檔案信息被遺漏，不利于檔案信息資源充分發揮和利用。

2.2 信息化系統標準不統一

在檔案管理工作中，如何實現檔案信息資源的共建共享，應該明確統一的檔案信息化標準，致使后續工作高效展開。面對檔案信息化建設要求，需要配備專門的檔案信息硬件設備和軟件，促使設備功能符合信息化標準。同時，相較于傳統的紙質檔案管理，推行數字化檔案管理，優化工作流程，促使檔案管理規范化，深入挖掘和利用檔案信息資源[2]。但是，當前我國尚未形成系統化的檔案信息化管理體系，檔案信息化建設呈現多樣化特點，存在很多不足，阻礙檔案信息共享平臺建設和發展，還有待進一步完善。

2.3 信息化建設進程滯后

在檔案信息化建設中，需要檔案管理人員整合日常管理信息和業務信息，通過電子文件形式將數據信息傳遞到數據庫中，可以實現信息便捷查閱，有助于提升檔案管理效率和質量。不同檔案信息有所差異，傳統檔案管理主要是以紙質檔案資料記錄和保存，為了實現檔案信息化管理，建立統一檔案管理數據庫，工作難度大，不可避免的浪費大量時間和精力，阻礙檔案信息化建設和發展。

2.4 網絡平臺安全問題嚴峻

檔案信息化建設是主要趨勢，由于檔案行業特性，檔案管理人員在信息處理中需要協調處理知識產權保護與檔案信息之間的關系，在深入挖掘檔案資料信息潛在價值的同時，與合理開放結合。信息化背景下，推動檔案信息化建設，促使檔案部門與其他部門積極溝通交流，降低檔案管理成本的同時，有效提升檔案管理效率。但是，由于檔案信息化建設需要創設網絡環境，而網絡開放性特點，不可避免的遭遇網絡安全問題，如電腦病毒、木馬和非法入侵等。

3 檔案信息化建設和檔案管理的有效措施

3.1 提升檔案信息化認知水平

面對新時期檔案事業發展挑戰，推動檔案信息化建設，應該轉變工作理念，加深對電子檔案的認知和重視。以往檔案管理主要是以手工操作和管理，未能正確看待檔案信息化建設重要性，實際工作中存在很多問題。故此，無論是領導干部還是管理人員，應該摒棄傳統管理理念，完善配套軟硬件設施，逐步推進檔案自動化管理，深入挖掘檔案信息潛在價值的同時，實現檔案資料信息化手段動態化傳播，對于檔案管理效率提升具有積極意義。

3.2 推動檔案標準建設

面對信息時代帶來的挑戰，推動檔案信息化建設，一個重要內容則是檔案標準建設。這就需要明確檔案管理制度和要求，積極踐行檔案管理信息化建設理念，選擇切實可行的方法來制定檔案收集管理標準、庫房建設標準和專業用語標準，逐步推進檔案管理標準化發展。推動檔案管理硬件和軟件標準化建設，統一數據庫標準格式，優化硬件和軟件配置，定期更新和維護電子產品，結合實際情況引入信息化設備，輔助檔案信息化工作開展。增加資金投入力度，加強檔案管理軟件開發和研究，建立檔案信息化管理平臺，促使檔案管理工作規范化和標準化發展。統一電子檔案格式，在檔案信息平臺上傳輸和共享檔案資源。與此同時，推動檔案信息網絡定期和升級，及時改善滯后設備，提升檔案管理效率和質量。

3.3 建立數字化檔案管理系統

推動檔案資源建設，對于檔案信息化水平提升具有積極作用，所以各項工作應該緊緊圍繞資源建設展開。這就需要檔案管理工作中，增加投入力度推動檔案數字化建設，編制合理的工作計劃，對檔案數字化建設全過程監管和控制，更好的滿足用戶客觀需求。檔案管理部門應該兼顧紙質檔案和電子檔案資料，試下檔案資料的檢索和利用。建立統一的檔案信息管理系統，實現檔案信息收集、整理和利用規范化操作。

4 結論

綜上所述，檔案信息化建設背景下，如何有效提升檔案管理效率，一個關鍵點則是增加投入力度，不斷更新和完善檔案信息管理系統，實現檔案資料的高效開發和利用，推動檔案事業健康持續發展。

參考文獻

[1]蓋峻梅，王蘇軍.江蘇省衛生健康系統檔案管理及檔案信息化建設現況與分析[J].江蘇衛生事業管理，2019，30（04）：485-489.

[2]梁秀麗.加快檔案信息化建設 全面推動機關檔案管理模式改革探究[J].辦公室業務，2019（07）：50.

作者簡介

翟會英（1972-），女，漢，河北省故城縣，大專，館員，研究方向：檔案管理，從事的工作：檔案管理。