大數據時代檔案數字化管理問題分析

鄭戩

摘 要：隨著大數據的快速發展，檔案數字化是檔案工作的必然趨勢。檔案數字化的實現有效地保證了原始紙質檔案的原始性、安全性及完整性，有利于提供高效優質的利用服務。本文論述了目前檔案管理數字化中存在的問題及其策略。

關鍵詞：大數據時代;檔案數字化;問題;策略

隨著科技的不斷發展與深化，人們對信息獲取的及時性、范圍、深度和廣度的要求不斷提高。傳統的檔案利用服務模式已不能滿足人們對檔案信息的需求，這就要求相應地提高檔案管理的效率與質量，以及相應改善檔案管理的物質技術條件。因此，大數據時代背景下，檔案數字化管理已然成為檔案工作者順應時代發展需要探索的必然問題。

1 大數據概述

1）概念。大數據是指在一定時間范圍內，常規軟件工具無法捕捉、管理和處理的數據集合，它是一種海量、高增長率、多樣化的信息資產，需要新的處理模式來增強其決策力、洞察發現力和流程優化能力。而且它是統計學中用來指導人們的商業行為、戰略決策和未來預期的一種分析方法。

2）作用。（1）大數據的處理分析正成為新一代信息技術融合應用的結點。移動互聯網、物聯網等是新一代信息技術的應用形式，這些應用不斷產生大數據。云計算為這些海量多樣的大數據提供存儲與運算平臺。通過對不同來源的數據進行管理、處理、分析及優化，將結果反饋給上述應用，創造出巨大的經濟及社會價值。（2）大數據是信息產業持續快速發展的新引擎。大數據市場的新技術、新產品、新服務和新業態將不斷涌現。在硬件與集成設備領域，大數據將對芯片和存儲行業產生重要影響，也將促進集成數據存儲處理服務器、內存計算等市場的發展。在軟件與服務領域，大數據將導致數據快速處理分析、數據挖掘技術及軟件產品的發展。（3）大數據利用將是提高核心競爭力的關鍵因素。各行各業的決策正從“業務驅動”轉變為“數據驅動”。大數據是大量、高速、多變的信息，它需要新的處理方法來提高決策能力、洞察力和優化處理能力。大數據為企業獲得更深刻、更全面的洞察力提供了前所未有的空間和潛力。

2 大數據與檔案的關系

《檔案法》規定：檔案是指過去和現在國家機構、社會組織和個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化等活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。從檔案的定義來看，除電子檔案外，其他形式的檔案與大數據無關，只有檔案中記錄的信息可稱為數據。從檔案的特征看，檔案具有社會性、歷史性、確定性和原始記錄性。大數據具有相似的特征，它也是人類社會活動的原始記錄，其內容也具有確定性，其記錄的內容只反映事物的完整狀態，同樣具有原始記錄性。因此，檔案與大數據的關系僅具有相似的特征，大數據是具有明顯檔案特征的數據集合。但從數據保存價值而言，有些數據集合對國家和社會沒有永久的保存價值，無需永久保存。真正與大數據有直接聯系的只有電子檔案一種形式，電子檔案與大數據的關系是種概念和屬概念關系。

3 目前檔案管理數字化中存在的問題

1）檔案管理數字化重視度不夠。檔案數字化管理是檔案管理的信息化改革，涉及東西方方面面。而且這些工作在專業要求、人員配置和財務支持方面均有很大的需求。但當前各級檔案部門對數字化管理的重視不夠，在人員配置、技能培訓、財務支持等方面都沒有得到應有的支持，管理工作發展緩慢，導致檔案數字化和真實性問題。

2）檔案管理人員的信息化水平不夠。檔案的數字化和信息化管理必然涉及到計算機軟硬件的內容，尤其是一些掃描、存儲、數字圖像處理等信息化技術，不是僅掌握一些計算機技術的人員就能勝任。但檔案部門的工作人員在檔案整理編研方面具有一定的專業水平，但他們沒有上述的信息化技術水平，這給檔案的數字化管理帶來了一定的障礙。

3）數字檔案的法律效力問題。檔案作為最原始的記憶，具有一定的憑證功能和法律效力。然而，隨著數字檔案的實現，電子檔案容易被修改，修改后難以利用現有的技術手段進行甄別，造成檔案真實性出現漏洞。此外，檔案的內容和載體易分離，分離后檔案的內容也涉及保密問題，數字化管理給檔案帶來了“信任危機”。

4）檔案管理數字化存在安全隱患。數字檔案管理雖有許多優勢，但也存在許多安全隱患。（1）硬件設備故障。硬件故障對檔案安全管理的最大威脅是存儲設備的物理故障，如磁道損壞、消磁等，可能造成檔案丟失。（2）軟件系統故障。當前，在檔案數字化管理中將會建立相應的數據庫。數據庫軟件的穩定性也會影響數字檔案的安全性。（3）黑客和病毒侵襲。這是當前檔案數字化管理面臨的最大威脅，涉及到檔案的保密性和真實性問題。

4 檔案管理數字化問題的策略

1）重視檔案管理的數字化。首先要重視檔案的數字化管理程度，加強檔案信息基礎設施建設是各級檔案部門的重要任務。購置必要的現代化信息設備，提高檔案收集、存儲、加工、傳輸等不同節點的工作效率。同時建立檔案數字化管理的規章制度，優化檔案管理部門的人員配置。從多方面提高檔案管理部門的業務能力，努力實現檔案管理由傳統管理模式向數字化、信息化、網絡化管理應用的轉變。

2）加強對檔案管理人員的素質復合型培訓。檔案數字化管理的應用需要建設新的管理團隊，鑒于檔案數字化管理的應用涉及多個專業技術領域，因此，檔案管理人員應是復合型人才。檔案管理隊伍的建設需要組織和單位的高度重視，投資進行專業培訓和人才引進。對符合條件的檔案工作人員要給予一定的政治、經濟待遇，提高他們做好工作的積極性，激發其創造性。加強對各企業檔案管理人員的相互交流學習，互相借鑒，促進數字檔案管理應用的普及與推廣，進而推進我國檔案事業的發展及進步。

3）加強信息技術在檔案工作中的應用。面對數字檔案的“信任危機”，如檔案內易分離、檔案內易修改等，單憑檔案管理人員的技術水平無法杜絕。因此，要加強檔案管理信息化的實施，雖取得了階段性成果，但與檔案管理信息化的真正意義仍存在一定差距。然而，通過企業所有檔案工作者的共同努力，能提高信息技術在檔案中的應用水平。為了保證檔案的真實性及保密性，檔案管理必須采用一系列的檔案安全信息技術，以保證檔案的信息安全。比如，在數字檔案的訪問中設置嚴格的身份認證和權限機制，對易于修改的數字檔案采取軟硬件相結合的加密措施。特別是應用一些能進行數據改寫的特殊存儲介質來保存機密檔案。此外，還應加強對木馬和病毒的預防和控制，對必要的數字檔案可采取物理隔離的方式杜絕網絡危險。

4）做好數字檔案的安全管理。數字檔案信息安全管理對數字檔案信息安全保障體系的建設和數字檔案信息安全的維護具有重要意義。首先做好硬件設備的安全管理工作，依據需求選擇合理的硬件設備，并周期性保養。其次完善信息安全管理體系，包括建立數字文檔管理體系和人員安全管理體系。最后打造一個先進的信息安全系統。比如可設置嚴格的訪問身份認證和防病毒系統，對相對保密的數據進行加密操作。在數字檔案安全管理中，應根據數字檔案信息系統的實際特點，采取必要的安全策略，并將數字檔案管理實施制度化管理。

5 結束語

檔案數字化是一項龐大的系統工程，做好檔案數字化工作需結合本單位實際情況，對現有檔案進行深入調查分析后，制定科學有效的規劃，在安全保密的前提下，來實現信息資源最大程度的共享與增值。而大數據時代是信息化時代，各基層檔案部門要順應社會發展趨勢，積極應對，利用云計算、互聯網、物聯網等信息技術，提高檔案工作的現代化水平。積極探索前沿技術在檔案領域的應用，尋求多方面合作，逐步引入大數據技術，加強檔案數據的分析及利用，加快推進信息技術與檔案工作的融合進程，為最終實現全國檔案大數據格局打下堅實的基礎。

參考文獻

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