機關事業單位檔案歸檔材料的整理探究

李黎

摘 要：本文以機關事業單位檔案歸檔材料的整理為分析對象，首先介紹的機關事業單位檔案歸檔文件整理的主要原則，接著論述了機關事業單位檔案歸檔文件整理的主要方法，以便可以更好的做好機關事業單位檔案管理工作，推動檔案管理工作上一個新臺階。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;信息化

檔案工作的主要對象是檔案，檔案是通過收集和獲得的各種文件資料，是檔案工作的物質基礎所在。檔案收集質量關系到檔案后續工作的開展。對于機關事業單位而言，機關事業單位的檔案收集工作更是會影響到整個單位的發展狀況，甚至會對機關事業單位日后發展產生深遠影響，因此機關事業單位需要進一步加大本單位的檔案管理工作。機關事業單位在進行單位檔案整理過程之中，對于收到的文件資料可以按照日期或者是按照類型的方式做好整理和歸納，這樣可以形成有效的文件資料管理。機關事業單位在收集到文件資料后，需要到檔案室歸檔，需要運用科學的方法對各種文件進行歸納整理，可以通過文件編號或者是文件立卷歸檔的方法進行。

1 機關事業單位檔案歸檔文件整理的主要原則

第一，檔案保存文件的基本原則。對于機關事業單位而言，機關事業單位的檔案是日常工作和活動中所誕生的，可以真實的反映出本單位的發展面貌。在進行相應文件整理的過程之中需要保證整體文件的連貫性和整體性。例如文件的正文以及文件的請示和批復都需要完整的記錄下來，確保各個文件可以準確無誤。為了可以更好的確保檔案的完整性，檔案文件應當盡可能的做到不拆卷，各個部門所提供的檔案文件需要充分研究原有的卷宗，盡可能的充分利用卷宗來保證整個檔案的原貌。如果文檔中出現了明顯的錯誤，檔案管理工作者可以做好及時的修正。

第二，堅持有利于保管和利用的原則。在進行檔案整理的過程之中，為了可以更有效的滿足檔案的安全性和有效性的原則，我們可以充分利用當前的互聯網信息技術，多以電子檔案的形式做好檔案的儲存，通過信息化的技術還可以更好的對文件進行保管和使用，通過不同的目錄對同一文件進行有效的搜索，形成完善的檔案體系，這樣既有助于檔案的有效管理，也有助于檔案的充分利用。

第三，嚴格遵守檔案歸檔的整理原則。為了可以更好的確保機關事業單位的檔案管理有效，機關事業單位需要根據歸檔文件整理規則做好檔案的管理。例如在進行檔案管理之時，盡可能的不破壞原有文件的排序，同時對于檔案中的紙張需要進行編排。這些規則的制定都能夠有效的提高文件的整理效率，同時也可以進一步加快歸檔的效率，可以大大提高工作效率和工作質量。

2 機關事業單位檔案歸檔文件方法

2.1 文件資料整理的方法

第一，需要對文件進行有效的分卷整理歸納。在進行機關事業單位檔案整理過程之中，不同的檔案的價值并不相同，不同價值檔案的保管期限也不相同，可以依據檔案保管時間做好區別對待。第二，對于單位內部的黨委文件或者是其他的行政文件材料需要進行有效區分，黨委文件需要專門立檔，行政文件也需要專門立檔。事業機關在收到有關黨委文件之時需要指派專員做好對接工作，避免出現與行政管理沖突的事項。第三，根據年份劃分，做好歸納工作。在進行檔案管理之時，行政事業單位需要為一些檔案進行特殊加密。對于進行加密處理的文件，工作人員需要進行區別對待，根據文件的性質做好保密保管工作。如果秘密檔案和普通文件混淆，檔案管理將出現混亂的現象，會給機關事業的工作產生消極影響。第三，需要對特殊載體文件做好保管工作。由于特殊載體的文件容易遭受破壞，因此需要對其進行統一歸檔整理，這樣才能更好的提升文件保管的有效性。

2.2 檔案的歸檔方法

機關事業單位在進行檔案管理之時需要采用合理的方法。首先，機關事業單位的檔案管理需要做好規范化管理，將檔案分門別類，整理成冊，方便日后的使用和查閱。例如，對于一些批復性文件，檔案需要對批復的原件、依據等各項文件進行歸檔，方便日后的查閱使用。其次，機關事業單位需要做好檔案的編排。檔案的編排工作需要根據答案的具體級別來進行確定，在完成了檔案工作整理之后，需要對各個檔案的封面項目進行詳細標注，主要包含有檔案的文號、檔案的標號、檔案的日期、檔案的備注、檔案的項目類型、檔案的保管期限等等。再次，進行檔案管理之時，還需要做好檔案的分類工作。在檔案管理之時，檔案管理需要針對不同的機關采用不用的方法，做好檔案的劃分工作，方便及時調閱檔案。

2.3 信息化檔案歸檔文件的整理方法

隨著信息化的發展，當前社會已經進入了信息化社會。機關事業單位要實現對檔案的信息化管理就必須加強信息化的建設，通過計算機信息技術來實現本單位檔案管理的數據化。通過計算機信息技術可以使得檔案的管理更加具有效率，可以根據計算機技術來做好檔案的檢索工作，同時也可以更好的完善檔案的保管，提高檔案的使用效率，縮短管理時間，節約儲存空間。例如，機關事業單位通過信息化檔案管理技術大大節約了儲存空間，同時提升了儲存的效率，有助于更加完善機關事業單位檔案管理的工作氛圍，增加職工之間的交流。

3 結語

綜上所述，為了可以做好機關事業單位的檔案管理工作，我們需要不斷完善檔案的整理管理方法，不斷完善歸檔方法，同時還需要利用信息化技術做好檔案管理，以便可以更好的推動檔案管理工作的效率提升。

參考文獻

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