機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案歸檔材料的整理探究

李黎

摘 要：本文以機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案歸檔材料的整理為分析對象，首先介紹的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的主要原則，接著論述了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的主要方法，以便可以更好的做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，推動檔案管理工作上一個新臺階。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;信息化

檔案工作的主要對象是檔案，檔案是通過收集和獲得的各種文件資料，是檔案工作的物質(zhì)基礎(chǔ)所在。檔案收集質(zhì)量關(guān)系到檔案后續(xù)工作的開展。對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案收集工作更是會影響到整個單位的發(fā)展?fàn)顩r，甚至?xí)C(jī)關(guān)事業(yè)單位日后發(fā)展產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響，因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要進(jìn)一步加大本單位的檔案管理工作。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行單位檔案整理過程之中，對于收到的文件資料可以按照日期或者是按照類型的方式做好整理和歸納，這樣可以形成有效的文件資料管理。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在收集到文件資料后，需要到檔案室歸檔，需要運用科學(xué)的方法對各種文件進(jìn)行歸納整理，可以通過文件編號或者是文件立卷歸檔的方法進(jìn)行。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的主要原則

第一，檔案保存文件的基本原則。對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案是日常工作和活動中所誕生的，可以真實的反映出本單位的發(fā)展面貌。在進(jìn)行相應(yīng)文件整理的過程之中需要保證整體文件的連貫性和整體性。例如文件的正文以及文件的請示和批復(fù)都需要完整的記錄下來，確保各個文件可以準(zhǔn)確無誤。為了可以更好的確保檔案的完整性，檔案文件應(yīng)當(dāng)盡可能的做到不拆卷，各個部門所提供的檔案文件需要充分研究原有的卷宗，盡可能的充分利用卷宗來保證整個檔案的原貌。如果文檔中出現(xiàn)了明顯的錯誤，檔案管理工作者可以做好及時的修正。

第二，堅持有利于保管和利用的原則。在進(jìn)行檔案整理的過程之中，為了可以更有效的滿足檔案的安全性和有效性的原則，我們可以充分利用當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，多以電子檔案的形式做好檔案的儲存，通過信息化的技術(shù)還可以更好的對文件進(jìn)行保管和使用，通過不同的目錄對同一文件進(jìn)行有效的搜索，形成完善的檔案體系，這樣既有助于檔案的有效管理，也有助于檔案的充分利用。

第三，嚴(yán)格遵守檔案歸檔的整理原則。為了可以更好的確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理有效，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要根據(jù)歸檔文件整理規(guī)則做好檔案的管理。例如在進(jìn)行檔案管理之時，盡可能的不破壞原有文件的排序，同時對于檔案中的紙張需要進(jìn)行編排。這些規(guī)則的制定都能夠有效的提高文件的整理效率，同時也可以進(jìn)一步加快歸檔的效率，可以大大提高工作效率和工作質(zhì)量。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案歸檔文件方法

2.1 文件資料整理的方法

第一，需要對文件進(jìn)行有效的分卷整理歸納。在進(jìn)行機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案整理過程之中，不同的檔案的價值并不相同，不同價值檔案的保管期限也不相同，可以依據(jù)檔案保管時間做好區(qū)別對待。第二，對于單位內(nèi)部的黨委文件或者是其他的行政文件材料需要進(jìn)行有效區(qū)分，黨委文件需要專門立檔，行政文件也需要專門立檔。事業(yè)機(jī)關(guān)在收到有關(guān)黨委文件之時需要指派專員做好對接工作，避免出現(xiàn)與行政管理沖突的事項。第三，根據(jù)年份劃分，做好歸納工作。在進(jìn)行檔案管理之時，行政事業(yè)單位需要為一些檔案進(jìn)行特殊加密。對于進(jìn)行加密處理的文件，工作人員需要進(jìn)行區(qū)別對待，根據(jù)文件的性質(zhì)做好保密保管工作。如果秘密檔案和普通文件混淆，檔案管理將出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象，會給機(jī)關(guān)事業(yè)的工作產(chǎn)生消極影響。第三，需要對特殊載體文件做好保管工作。由于特殊載體的文件容易遭受破壞，因此需要對其進(jìn)行統(tǒng)一歸檔整理，這樣才能更好的提升文件保管的有效性。

2.2 檔案的歸檔方法

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理之時需要采用合理的方法。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理需要做好規(guī)范化管理，將檔案分門別類，整理成冊，方便日后的使用和查閱。例如，對于一些批復(fù)性文件，檔案需要對批復(fù)的原件、依據(jù)等各項文件進(jìn)行歸檔，方便日后的查閱使用。其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要做好檔案的編排。檔案的編排工作需要根據(jù)答案的具體級別來進(jìn)行確定，在完成了檔案工作整理之后，需要對各個檔案的封面項目進(jìn)行詳細(xì)標(biāo)注，主要包含有檔案的文號、檔案的標(biāo)號、檔案的日期、檔案的備注、檔案的項目類型、檔案的保管期限等等。再次，進(jìn)行檔案管理之時，還需要做好檔案的分類工作。在檔案管理之時，檔案管理需要針對不同的機(jī)關(guān)采用不用的方法，做好檔案的劃分工作，方便及時調(diào)閱檔案。

2.3 信息化檔案歸檔文件的整理方法

隨著信息化的發(fā)展，當(dāng)前社會已經(jīng)進(jìn)入了信息化社會。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要實現(xiàn)對檔案的信息化管理就必須加強(qiáng)信息化的建設(shè)，通過計算機(jī)信息技術(shù)來實現(xiàn)本單位檔案管理的數(shù)據(jù)化。通過計算機(jī)信息技術(shù)可以使得檔案的管理更加具有效率，可以根據(jù)計算機(jī)技術(shù)來做好檔案的檢索工作，同時也可以更好的完善檔案的保管，提高檔案的使用效率，縮短管理時間，節(jié)約儲存空間。例如，機(jī)關(guān)事業(yè)單位通過信息化檔案管理技術(shù)大大節(jié)約了儲存空間，同時提升了儲存的效率，有助于更加完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的工作氛圍，增加職工之間的交流。

3 結(jié)語

綜上所述，為了可以做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作，我們需要不斷完善檔案的整理管理方法，不斷完善歸檔方法，同時還需要利用信息化技術(shù)做好檔案管理，以便可以更好的推動檔案管理工作的效率提升。

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