信息化建設在圖書館檔案管理中的必要性研究

李金

摘 要：文章重點分析目前信息時代下圖書館檔案管理開展信息化建設的必要性，基于圖書館檔案管理工作內容以及目前開展此檔案信息化管理中出現的問題，提出了促進圖書館檔案管理信息化建設的對策，以供參考。

關鍵詞：信息化建設;圖書館檔案管理;內容;對策

1 引言

在經濟社會快速發展以及科學技術不斷進步的新形勢下，人們的日常生活和生產中所應用的各種互聯網、信息化以及云計算等先進技術也越來越多，對于圖書館中的檔案管理工作來說，也需要做到與時俱進，不斷推進信息化建設來實現檔案管理工作質量和效果的提升。這主要是由于先進的信息技術在圖書館的文件管理中的應用，不僅可以確保各種內容的失真和損耗等問題在檔案保管庫沒有出現，而且還方便讀者通過信息化平臺來對電子檔案信息或者其他所需要的資料進行快捷的查詢。

2 圖書館檔案管理信息化建設必要性分析

在目前信息時代快速發展的趨勢下，在圖書館檔案管理工作中進行信息化建設工作的開展是為信息時代發展的必要趨勢之一。在目前信息時代的快速發展的過程中，開展人工方式記錄管理的傳統方式已經不能滿足檔案管理在信息爆炸的時代下的要求，導致記錄容易出錯、文件丟失和紙發霉、油墨脫落等問題，還要占用專門的檔案室來等進行紙質檔案的存儲，容易由于火災等事故而造成檔案毀滅等問題。而通過圖書館檔案管理中的信息化建設，則可以實現在互聯網平臺上的龐大的檔案信息的存儲，不僅不會出現上述問題，而且只需要做好對計算機系統設備的保管即可。通過此計算機平臺還可以便于讀者進行圖書和檔案信息的快速查詢，也可以快速定位圖書所放置的位置，滿足讀者的閱讀要求。同時通過此信息化建設還可以實現檔案信息的共享，可以便于用戶從不同位置和方式登錄平臺進行便捷地信息獲取，實現讀者的檔案信息閱覽時間的節約和管理人員工作量的減少，實現檔案管理效果的提升。

3 圖書館檔案管理的主要內容

圖書館檔案管理的主要內容，主要就是對人事檔案、文書以及業務和設備等檔案進行管理。其中的人事檔案不僅包括圖書館用戶的相關資料，還包括各種圖書的借閱情況。文本檔案則主要有上級領導所下發的工作文件以及會議紀要、工作總結、工作計劃以及向上級機關所發送的請示文件等。業務檔案則主要有本部門日常活動的開展情況以及業務完成情況等信息。最后的設備檔案則主要有圖書館設備的等級、核對和維修等情況以及報損、報廢物品的等核實登記信息等。

4 促進圖書館檔案管理信息化建設的對策分析

在目前的圖書館檔案管理中已經逐步在開展信息化建設，而且也取得了一定的成效。但目前在開展上述工作的過程中，發現缺乏信息化管理意識為主的問題，顯示出此平臺應用中這樣或那樣的情況，導致沒有充分發揮出開展圖書館檔案管理信息化建設的優越性。也就是出現了目前開展圖書館檔案管理中的人工紙質檔案管理以及電子檔案管理的交叉管理模式，這更是增加了工作人員的工作量以及經濟投入。此外，還有目前在安全信息平臺方面的問題，不僅是因為缺乏導平臺的建設投資，而且由于目前技術的限制造成的。出現了較為嚴重的平臺被黑客以及不法分子的惡意攻擊以及篡改和信息泄露等問題。不僅如此，目前的檔案管理人員中還存在對此種新型管理模式比較抗拒以及觀念無法順利轉變的問題，加之其工作能力偏低且不主動進行學習，影響了信息化建設的進程和建設工作效果。因此針對上述問題，就需要通過以下措施來進一步推動圖書館檔案管理的信息化建設工作的開展。

4.1 進行現代化的檔案管理機制的制定

針對目前開展圖書館檔案管理工作所依據的管理制度都已經編制和執行了較長時間的現狀，在目前的信息化快速發展的形勢下出現了此制度與目前的檔案管理要求脫節的問題。因此就需要針對原有制度中出現上述脫節問題的內容進行刪除，然后結合目前信息時代下的檔案管理要求來對管理制度進行重新編制或者是改進完善。重點就是要在開展上述制度的重新編制或改進之后，保證此制度中明確說明檔案信息化管理工作的內容、標準以及安全管理等內容。保證通過此制度的執行和落實來實現信息化檔案管理問題發生風險的降低以及檔案管理工作有序開展等良好的管理效果。

4.2 加強對信息化管理意識的培養

針對目前此檔案管理部門中的負責人以及相關工作人員來說，需要逐漸接受信息化時代下的新型檔案管理的理念和模式，轉變傳統的管理思維，提高信息化管理意識。上級部門需要提高對信息化建設的重視，加大資金投入來推進信息化建設的順利開展并保證信息化管理的安全性，還要投入大量的人力來進行相關技術和規章制度的完善，為檔案管理的信息化建設以及檔案信息化管理工作的開展提供一個良好的管理環境。

4.3 加強對檔案管理人員工作能力的培養

在目前針對圖書館檔案管理不斷開展信息化建設的過程中，由于管理工作方式有了較大的改變，需要管理人員不僅具有豐富的信息技術知識和管理知識、經驗的鞥，還要具有較高的工作能力和職業道德素養。因此就需要吸收和錄用一批年輕、優秀的管理人員來組件一支高水平和高能力的管理團隊，在其帶領下來帶動年齡稍長的管理人員積極主動對計算機信息技術知識以及新型管理知識的學習，推動圖書館檔案管理信息化建設的有效開展。

5 結語

在目前我國各項信息技術在快速進步并推動信息時代發展的同時，針對圖書館檔案管理工作來說，傳統的人工管理和紙質管理方式已經無法滿足目前越來越龐大的檔案管理信息的現代化管理要求。因此，有必要開展這一信息化建設，而由于開展上述建設中顯示出這樣或那樣的信息管理問題，需要完善的現代檔案管理系統。還要從管理人員的意識、能力等方面進行逐漸培養，實現上述管理水平的逐漸提升。

參考文獻

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