企業檔案信息化建設的問題與對策

賈燕

摘 要：隨著信息技術的不斷進步和提高，信息已成為企業經營決策的重要參考依據，各行各業普遍開始重視信息的加工與處理工作。檔案作為企業經營發展和日常管理的真實記錄，是重要的信息資源，在企業發展中具有重要的參考價值和憑證價值。借助信息化提高企業檔案管理效率，充分發揮檔案信息資源的價值，已成為企業長期發展的必然選擇。

關鍵詞：企業檔案;信息化建設;問題;對策

所謂檔案信息化，主要是指在檔案管理期間引進現代化信息技術來有效歸納和整合檔案信息數據，以此提升檔案管理的規范性。目前，有效合理實施檔案信息化建設工作，既可以幫助企業穩定發展，同時還可以達到我國經濟化建設的基本要求。而檔案信息系統主要是和多項專業化知識點相互聯系到一起，綜合性歸納。

1 加大企業檔案信息化建設的重要作用

我國自從邁入了信息化時代之后，便對企業提出了嚴格的要求，企業在經營管理期間逐漸朝著數字化和網絡化方向邁進。企業檔案是企業重要的信息資源，檔案信息化建設是企業信息化建設的組成部分，也是企業檔案管理創新的重要方面。企業應采取有效措施，加大投入，確保企業檔案信息資源的完整、安全和有效開發利用，全面推動企業檔案管理現代化。現階段，隨著社會的發展，檔案信息資源開發也在逐漸發展。實體檔案尤其是紙質檔案不僅耗費大量紙張，不符合環保要求，且保存難度大，儲存空間要求高。諸類實際狀況將會阻礙檔案事業的進一步發展。應積極推進檔案信息化建設，以現代化的管理手段提高檔案工作的效率和質量，讓檔案事業發揮應有的作用。

2 企業檔案信息化建設面臨的問題

近年來，我國企業普遍開始重視檔案管理工作，檔案的數字化和信息化工作穩步推進，企業檔案信息化建設取得了較大的成就，但同時也存在一些問題。

2.1 企業檔案信息化標準規范相對滯后

當前我國企業檔案的信息化建設工作仍在實驗和探索階段，各企業采用的檔案信息化管理還較為原始，如文書檔案和照片檔案的管理。這涉及了一個很關鍵的問題，即信息化建設和檔案資源數字化的標準與規范。目前，檔案信息化建設大都處在探索階段，建設過程中將會碰到各種各樣的問題，雖然原有的檔案法規體系在一定程度上解決了企業檔案管理的部分實際問題，但隨著信息化程度加深，新的問題也日益凸顯出來，原有的法規已經不能滿足檔案信息化工作的發展了。

2.2 檔案信息化建設基礎設施薄弱

檔案信息化建設包括多個方面，從環境方面說就是軟件環境和硬件環境。軟件環境包括企業管理層對于檔案信息化建設的重視程度、員工的檔案意識、制度建設、流程等，這些要素都是支撐檔案信息化管理有序開展的重要保障。而硬件環境則是檔案信息化管理的基礎，它主要包括硬件設備、軟件設備、網絡基礎設施等，如最為基礎的計算機設備、存儲設備、檔案信息管理系統等，這需要企業投入一定的資金建設。從當前我國企業檔案信息化管理的現狀來看，大部分企業對檔案的重要性還缺乏足夠的認識，在以經營為目標的企業環境下，短期內無法看見成效的檔案管理無法獲得重視，資金和人員的配備都較為缺乏，導致企業檔案信息化管理進展遲緩，質量參差不齊。

2.3 檔案信息的安全保密管理面臨挑戰

企業檔案信息化管理的目的最終還是要回歸到幫助企業的經營活動。信息化管理大量依賴軟硬件設備，且通常處于開放的網絡環境下，這也給企業檔案帶來了更多的信息安全問題。過去，檔案管理具有封閉性和利用率低的特點，安全風險通常較小。在開放的網絡環境下則恰恰相反。企業檔案可能涉及到企業的經營數據或是敏感信息，這些商業秘密一旦泄露或者損壞，則會對企業造成不可估量的損失。因此，如何在檔案信息化建設、檔案利用和檔案安全管理中找到平衡點，也是企業檔案管理人員的重要工作。

2.4 缺乏檔案信息化建設的人才

檔案信息化工作具備專業性和綜合性特點，這對檔案管理人員提出了較高要求。無論是企業檔案管理制度的制定還是軟硬件環境的搭建，其執行者和操作人都是檔案管理人員。因此，檔案管理人員的素質往往決定了企業檔案信息化建設與管理的質量和水平。目前，企業檔案工作者知識老化、信息技術水平偏低，信息開發形式傳統，不能適應工作需要，直接影響檔案信息開發的力度和深度。

3 加強企業檔案信息化建設的基本對策

3.1 大力提高企業檔案信息化管理效率

現階段，企業要想獲得穩定發展，就需要采取多種方法來優化企業檔案管理人員的自身理念，大力提升檔案信息化管理的合理性，為人們提供更加優質的檔案信息化服務。譬如，企業可以根據實際情況來實施企業檔案管理工作，在健全企業檔案資源數據庫的基礎上來提高信息化管理能力，進而為用戶提供諸多的準確性信息。此外，企業檔案管理機構還可以適當借鑒相似企業的檔案信息管理情況，對檔案進行編制和歸納的時候，應當嚴格遵循我國的規定要求，確保檔案信息化管理和企業管理情況相一致，以此為企業應用提供一定的方便。

3.2 建設完善的企業檔案信息化安全保障制度

現階段，在社會信息化快速發展的背景下，檔案信息能夠使用的方法逐漸增多，這在一定程度上使得檔案信息安全保障問題日益明顯。因此，在這一發展現狀下進行企業檔案信息化建設工作的時候，大力健全和完善企業檔案信息資源安全保障體系是很有必要的。對于企業來講，需要從檔案信息安全的多個方面入手，制定有效的安全預防策略，盡可能降低安全問題出現的概率，以此確保信息的安全性。此外，還要做好保密工作，落實檔案信息化管理體系，優化相關的技術，在提升人員素質、優化管理理念的基礎上來滿足信息化發展背景下企業檔案管理工作的基本要求。

3.3 提升企業領導對于檔案信息管理工作的重視程度

在企業經營過程中，檔案信息是重要的組成部分，它是提升檔案管理信息化的主要方式。因此，對于企業領導人員來講，需要認清自身的職責，了解到檔案管理和信息化技術在企業運營中的重要作用，做好人力以及財力的投入工作，將信息化管理放在首要位置，為人員樹立良好的檔案管理理念，使其積極參與到工作中去。

4 結語

企業檔案的信息化建設是將從傳統的企業管理方式轉變為現代化管理方式的重要手段。在企業檔案的開發與利用過程中，企業要利用先進的技術手段。如：計算機技術、網絡技術等，提高檔案管理的現代化。

參考文獻

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