事業單位檔案管理信息化建設分析探討

張道正

摘 要：新時期，快速發展的互聯網技術將新的發展機遇與挑戰帶給了事業單位的檔案管理工作，所以就很有必要建設信息化檔案管理模式。現階段，我國事業單位檔案管理工作中還有諸多問題存在，對信息化建設的開展造成了很大阻礙，必須盡快把這一問題解決，以讓信息化建設的步伐加快。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

不斷發展的社會經濟，也在一定程度上完善了事業單位的現代化管理模式。檔案管理信息化是事業單位檔案管理工作中非常重要的一部分，事業單位的檔案管理不但會對單位領導者的決策產生直接影響，也與單位內部人才的考核、培養有十分密切的聯系[1]。目前，快速發展的計算機網絡信息化，而不斷出現的檔案管理軟件，使得我國事業單位檔案管理工作的現代信息化也在慢慢實現。可以說，現代化發展的一大趨勢就是事業單位的檔案管理信息化建設。

1 檔案管理信息化建設的優勢

1）永久性保存相關檔案資源。傳統紙質檔案在管理中很容易因為環境問題的影響，如溫度、濕度等而有發霉、損壞等現象出現，所以便不能得到長期的儲存，甚至于被丟失。而信息化檔案管理建設能夠以數字化檔案取代傳統紙質檔案，并于計算機磁盤中存儲，一方面能夠對檔案存儲空間進行有效利用，另一方面可以永久性存儲檔案資源，以免環境原因對檔案造成損害。

2）提升檔案管理的有效性。傳統紙質檔案的管理過程比較繁瑣，也有很多的管理程序，加大了工作人員查詢和整理的難度。而實現檔案管理的信息化建設，工作人員在查詢檔案的過程便可以借助專門的查詢系統更為方便的查詢相關檔案，節省了查詢時間，降低了管理難度，可以使檔案管理工作實現質的飛躍。

3）轉變管理方式。傳統檔案管理主要采用的是紙張保存，其管理方式主要為人工錄入，而在信息化檔案管理中主要運用的是網絡平臺，其主要借助電子錄入的管理方式。檔案管理信息化建設使傳統檔案運用、存儲職能發生了改變，不但讓檔案管理有效性大大提高，也對檔案管理工作的可持續性發展起到了積極促進作用。

2 事業單位檔案管理信息化建設具體措施

1）提升信息化建設的重視度。事業單位如果想在最短的時間內將檔案管理信息化建設順利完成，就需要深刻認識檔案管理信息化建設的關鍵性作用。在事業單位的發展中檔案管理信息化建設發揮著極為重要的促進作用，在領導者制定決策的過程中提供了有效幫助。第一，事業單位需要加大對檔案管理信息化建設的投入力度，確保軟硬件設施的充足性，不僅要為檔案管理信息化建設創設良好的環境，同時還需要最大化發揮檔案管理信息化的價值和作用。第二，事業單位需對信息化檔案管理進行維護與更新，確保相關信息檔案平臺可以使事業單位的實際使用需求得到滿足，以此保證檔案信息化管理與時俱進。此外，就平臺使用率較低的問題，事業單位需要高度重視信息管理平臺的使用量，加深對管理平臺實際功能和價值的認識，以良好的基礎支持檔案管理信息化建設，實現檔案管理效率、質量的最佳化。第三，事業單位應密切關注紙質檔案的轉化問題，在開展檔案管理的過程中采用“紙質+數字”的方式，加快轉化紙質檔案，從而使最終的無紙化檔案管理成功實現。

2）完善檔案信息化管理制度。開展檔案信息化建設的一個重要保證就是制度[2]。事業單位需從制度著手，對檔案管理工作進行規范與約束，構建完善的檔案信息化管理制度，為順利開展單位檔案信息化管理保駕護航。在搜集檔案信息方面，需創新收集方式與手段，做到規范搜集，并把重點搜集與廣泛搜集結合起來，充分掌握檔案資料的形成規律，并集中進行檔案管理，便于對檔案信息更好地查找。除此之外，事業單位領導應分析單位發展狀況與目標，在此基礎上，制定出行之有效的檔案信息化管理加護，形成統一性的網絡檔案管理模式，實現更全面的檔案管理。與此同時，還應從聯系起國家的相關檔案管理標準以及自身的發展狀況，制定標準的內部檔案管理體系，將檔案的格式、內容、目錄以及數據庫信息資源等統一，順利實現電子信息的數據共享，提高檔案資料利用率。

3）檔案管理信息化平臺建設。新時期，事業單位檔案管理若要實現信息化建設，則最不能少的就是信息化平臺建設，因此在建設時需將以下兩點做到：第一，硬件建設。單位在發展過程中可對自身已有管理平臺予以利用，在其基礎上將一個統一且又相對獨立的檔案管理功能模塊開發出來，并把檔案管理職能和流程特點結合起來設計功能模塊，立足于企業業務發展需求展開合理化硬件建設，在實踐中完善和升級硬件環境，如此方可發揮系統平臺的價值，把檔案管理信息化建設落到實處。第二，資源整合。在將硬件建設做好后，信息化建設中的另一項重要內容就是資源整合，而要將這一點實現，就需借助相關管理軟件，諸如ERP、EDP等均能夠實現此目的，因此在發展過程中既要有硬件建設，且軟件建設也不能缺少，管理人員可在此基礎上實現信息化建設目標。

4）提高檔案管理人員的綜合素養。檔案工作的科學性和業務性較強，對管理人員的綜合素養提出了較高的要求。信息化檔案管理模式建設，一定要將檔案管理人員的綜合素養提高，使之與新時期檔案管理工作的發展需求相符。第一，將思想認識提高。不斷發展的社會，相應的也增大了檔案管理工作的壓力，增加了其難度，所以事業單位需將檔案管理人員對此項工作得到認識提高。強化管理意識，使之社會責任感較高，并擁有良好的職業道德與積極向上、勇于創新的工作態度，更好的服務人民。第二，在人才教育與培訓工作上不斷加強。事業單位需經常開展集體學習，提供一個相互交流學習的平臺給檔案管理人員，讓其能夠對檔案管理的基本理論知識展開系統學習，還能夠將檔案管理工作實際情況結合起來學習專業技能。除此之外，定期組織現有檔案管理人員進行信息化學習，借助科學的知識和方法將其專業能力提高，使之能夠對計算機軟件做到熟練應用，與信息化時代檔案管理工作的發展需求相符。

5）健全監督管理體系。事業單位如果要讓檔案信息化管理的安全性得到保證，就一定要將檔案管理監督機制完善。事業單位在實施檔案信息化建設時，最重要的就是對檔案信息的安全予以保證，所以必須在嚴格的監管與監督機制下有效開展檔案信息化建設[3]。第一，對自我監督引起重視。事業單位應對自我監督不斷加強，設置檔案訪問權限，必須在得到上層權限審批后再執行信息提取、查閱等操作。將涉密檔案保密管理責任制度構建起來，涉密檔案保密管理的主要責任由單位主要領導承擔，涉密檔案的保密管理責任則由保密管理工作人員所承擔。在檔案信息系統中錄入事業單位內部工作人員的身份信息，將所有訪問者的身份、時間以及借閱內容記錄好，針對身份不明的外部訪問者予以攔截，并對其IP地址和身份進行核對，真正把檔案保密工作落到實處。第二，采用公開監督模式。事業單位檔案管理工作可對公開監督模式予以實施，對社會公眾建議予以積極采納，第一時間對內部管理方式進行調整，將服務質量和工作效率提高，把良好形象樹立起來。

3 結語

總之，檔案信息化管理與事業單位的利益緊密相關，所以事業單位應在檔案信息化建設上下功夫，高度重視檔案管理信息化建設，從物質上支持檔案信息化建設，以順利進行事業單位檔案管理工作，把檔案的服務價值充分發揮出來。

參考文獻

[1]張代勇.探究事業單位檔案管理信息化建設的問題與策略[J].祖國，2016（22）：99.

[2]韓鴻立.新時期事業單位檔案管理信息化建設問題分析[J].城建檔案，2016（7）：25-26.

[3]史向云.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].內蒙古師范大學學報（哲學社會科學版），2015，44（5）：166-168.