魏榮：企業(yè)檔案信息化建設(shè)的問題與對(duì)策

摘 要：一般來說，企業(yè)的檔案和企業(yè)的日常生產(chǎn)以及經(jīng)營等各方面的活動(dòng)，是有一定關(guān)系的，隨著我國信息技術(shù)不斷的邁進(jìn)，企業(yè)的檔案建設(shè)逐漸具有了信息化的優(yōu)勢(shì)，也成為了一種不可避免的趨勢(shì)，企業(yè)的信息化的整體水準(zhǔn)，也是企業(yè)的管理水平的表現(xiàn)，基于此。本文主要討論了企業(yè)檔案的進(jìn)行信息化建設(shè)的過程當(dāng)中和產(chǎn)生的一些問題，并給予了一些對(duì)策。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;信息化建設(shè);問題與對(duì)策

檔案管理的信息化主要指的是根據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)，使用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把企業(yè)的檔案進(jìn)行整體的收集以及整理和保存，在使用的時(shí)候能夠更加高效，也可以建立相關(guān)的共享平臺(tái)，讓企業(yè)檔案能夠獲得更多的價(jià)值。

1 檔案信息化建設(shè)的一些缺陷

1.1 缺乏相應(yīng)的制度

在進(jìn)行檔案信息化管理的過程當(dāng)中，雖然也會(huì)有相關(guān)的規(guī)定，但是仍然沒有一個(gè)系統(tǒng)的制度，因此在實(shí)施的過程當(dāng)中仍然存在很多的缺陷，這也讓檔案的信息化管理出現(xiàn)了不少的阻礙。首先就是不同地區(qū)之間的管理部門，其中存在著很大的差別，同時(shí)在資料管理的時(shí)候也有很多行政方面的問題，這都很容易使得檔案信息化管理制度存在很多的混亂。

1.2 資料保存問題

目前大部分企業(yè)的檔案都是有紙張或者是磁盤，優(yōu)盤等記錄的，對(duì)于紙張資料來說，保存起來相對(duì)而言難度是比較大的。時(shí)間長了紙張會(huì)變質(zhì)也會(huì)發(fā)黃，使得文字出現(xiàn)模糊的狀態(tài)，信息很容易缺損。同時(shí)目前我國的很多企業(yè)在檔案信息化保存的時(shí)候設(shè)備比較落后，經(jīng)常會(huì)存在保存的設(shè)備出現(xiàn)損壞以及保存工具不符合標(biāo)準(zhǔn)的情況，有些將檔案信息化的優(yōu)盤等直接放在盒子或者柜子里，不進(jìn)行防火以及防潮等工作，無論是保密還是安全方面，完全沒有按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格進(jìn)行保障。

1.3 管理人員素質(zhì)偏低

我國一些保管檔案的工作人員，其并沒有受過專業(yè)的訓(xùn)練，因此不具備專業(yè)的綜合素質(zhì)，文化水平不高，也沒有先進(jìn)的管理理念，相對(duì)而言也沒有專業(yè)的管理知識(shí)，因此很容易出現(xiàn)能力不足的情況，這就會(huì)使得檔案信息化在管理的過程當(dāng)中效率偏低，而且在工作交接的時(shí)候也很容易出現(xiàn)偏差，使得管理工作出現(xiàn)阻礙。很多領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)，在檔案信息化管理的時(shí)候也存在很大的誤區(qū)，并不重視檔案的信息化管理，覺得這與企業(yè)的效益沒有很大關(guān)系，所以對(duì)其投入也并不夠重視，無論是領(lǐng)導(dǎo)還是工作人員工作積極性都不高，因此管理的效率就會(huì)無法標(biāo)準(zhǔn)。

2 檔案信息化管理的注意事項(xiàng)

2.1 制定嚴(yán)格的制度進(jìn)行管理

首先需要制定的就是對(duì)檔案進(jìn)行信息化的采集和保存的相關(guān)制度，之后就是要將檔案通過信息化的整理來嚴(yán)格的歸檔，然后要構(gòu)建有關(guān)檔案信息化的管理部門進(jìn)行專業(yè)的監(jiān)管，使的權(quán)利和責(zé)任都能夠相互分明，讓檔案信息化在管理的過程當(dāng)中能夠依據(jù)相關(guān)制度可以進(jìn)行。

2.2 投入資金提升設(shè)備的質(zhì)量

企業(yè)需要不斷地投入更多的資金，讓資料保存的相關(guān)設(shè)備及設(shè)施能夠符合目前更加先進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)，首先就需要結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，再進(jìn)行一定的規(guī)劃，使資料能夠成套的進(jìn)行保存，同時(shí)相關(guān)設(shè)備也要更加先進(jìn)，以此來使得資料在保存的過程當(dāng)中不會(huì)受到損壞。

2.3 工作方法的優(yōu)化

首先要做的就是要讓檔案信息化無論是收集還是分類以及使用的方法，都能夠更加符合目前的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)要讓資料管理的時(shí)候能更加具有條理性，提高信息化的建設(shè)，使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)等不同的多媒體環(huán)境，讓繁瑣的檔案工作能夠在先進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)的使用下變得更加簡潔，讓檔案管理人員能夠在工作的時(shí)候更加輕松。而檔案管理信息化其主要過程，就是要讓工作人員能夠更充分的使用先進(jìn)的信息化系統(tǒng)，也就是說企業(yè)當(dāng)中的工作人員需要具備先進(jìn)的知識(shí)，并且對(duì)于管理要有一定的理念的提升，只有這樣才能讓信息化不再受到更多的阻礙。企業(yè)需要選拔信息化的人才，要讓員工了解信息化對(duì)于業(yè)務(wù)的支持作用，同時(shí)也要不斷地培訓(xùn)理論，使得員工能夠在進(jìn)行檔案信息化的過程當(dāng)中提高信息素養(yǎng)，也要讓相關(guān)工作人員對(duì)于個(gè)性化管理更加重視，要提升宣傳工作，舉辦一些專家講座，或者是利用網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等，讓工作人員能夠了解信息化的重要性。

2.4 提高檔案管理的基礎(chǔ)工作

首先要成立更加專業(yè)的部門來進(jìn)行檔案管理，給予這個(gè)部門更多的權(quán)限和資源，能夠選拔更多的人才，組織管理小組，同時(shí)也要進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，使得檔案管理小組能夠發(fā)揮其實(shí)際價(jià)值。對(duì)于人力資源工作也要重視起來，要讓核心小組及人員能夠更加穩(wěn)定，同時(shí)也要讓信息化的項(xiàng)目和本職工作之間的關(guān)系更加密切，使工作人員的工作效率更高，同時(shí)也要重視工作人員的協(xié)調(diào)性。

2.5 數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)

數(shù)據(jù)庫是否完整對(duì)于之后的信息化建設(shè)是有很大影響的，企業(yè)檔案信息庫的建設(shè)必須要重視起來，尤其是對(duì)于數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)，需要確定數(shù)據(jù)庫更加完整，要對(duì)建設(shè)任務(wù)有一定的目標(biāo)，也要了解數(shù)據(jù)的具體收集方法和使用方法。創(chuàng)建更多的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，并且要建立相應(yīng)的圖表，確定每一個(gè)信息之間都有一定的邏輯。同時(shí)也要讓業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)之間相符合。之后也要對(duì)于數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)的完整度進(jìn)行審查確定，數(shù)據(jù)庫在確定完整的同時(shí)也能夠符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，能夠更加精確，只有確定數(shù)據(jù)庫更加完整，才能夠讓當(dāng)中的數(shù)據(jù)獲得更多的保障。

3 結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程當(dāng)中仍然存在著很多的問題，隨著我國科技的不斷增加，企業(yè)的檔案信息化建設(shè)成為了企業(yè)發(fā)展的一個(gè)重大的機(jī)遇，當(dāng)然也面臨著很多的挑戰(zhàn)，大部分企業(yè)在進(jìn)行檔案保管的過程當(dāng)中，缺乏相應(yīng)的制度，同時(shí)無論是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層還是工作人員，對(duì)于企業(yè)的檔案新化保管都并不那么重視，也缺乏相應(yīng)的專業(yè)素養(yǎng)來迎接這樣的機(jī)遇，因此企業(yè)必須要選拔相應(yīng)的人才，同時(shí)也要制定更加嚴(yán)格的制度，對(duì)于檔案信息化的建設(shè)真正的重視起來，投入更多的資金來讓企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的時(shí)候，無論是設(shè)備還是系統(tǒng)都能夠符合目前更加先進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于檔案管理的基礎(chǔ)性工作也要重視起來，對(duì)于數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)更加精確，只有這樣才能夠真正的讓企業(yè)在檔案新化建設(shè)的過程當(dāng)中獲得更多的發(fā)展。

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作者簡介

魏榮，本科，學(xué)士學(xué)位，檔案館員（中級(jí)）。