醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的困境及對策

郭合蓮

摘 要：醫(yī)院人事檔案是人才信息的載體，但傳統(tǒng)的人事檔案管理存在較多的弊端，如花費(fèi)大量人力物力、工作效率較低等，給醫(yī)院發(fā)展帶來了不利影響。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理成為醫(yī)院發(fā)展的必然趨勢，這也給醫(yī)院的人事檔案管理工作提出了一定的挑戰(zhàn)。基于此，本文分析了醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢及面臨的困境，進(jìn)而提出了相應(yīng)的解決策略，以期為醫(yī)院人事檔案管理工作提供一定的借鑒與參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院人事檔案;數(shù)字化管理;檔案管理

醫(yī)院人事檔案管理是人力資源管理的重要內(nèi)容之一，隨著醫(yī)療體制改革與事業(yè)單位改革的不斷深入，醫(yī)院人事管理逐步向科學(xué)化、精細(xì)化方向發(fā)展，如何依托信息技術(shù)改革傳統(tǒng)的檔案管理方式，打造數(shù)字化檔案管理模式，充分提升檔案管理的水平與工作效率，成為擺在醫(yī)院檔案管理人員面前的重要研究課題。

1 醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

第一，提升檔案管理的工作效率。隨著電子信息科技的發(fā)展，電腦以其海量的信息存儲、超高的運(yùn)行速度、精確的計(jì)算結(jié)果被廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)管理醫(yī)院的人事檔案，可以減輕檔案管理人員的工作量，提高檔案管理的工作效率與工作質(zhì)量。第二，提高人事檔案的利用率。人事檔案是對醫(yī)護(hù)人員信息的詳細(xì)記錄，是醫(yī)院選拔人才的重要依據(jù)，以數(shù)字化手段進(jìn)行人事檔案管理，可以打破地域與空間限制，提高檔案查詢效率，以最快的速度為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確的一手資料。第三，延長原始檔案的使用壽命。在數(shù)字化技術(shù)的支持下，利用電子檢索可以避免重復(fù)調(diào)檔、摘抄、查閱而導(dǎo)致的原始檔案磨損，能夠延長原始紙質(zhì)檔案的保存壽命，提高檔案管理水平。

2 醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的困境

1）計(jì)算機(jī)技術(shù)更新過快。完善的信息化配套設(shè)施是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的重要前提，同時也是應(yīng)用檔案數(shù)字化讀取、檢索等技術(shù)的物質(zhì)基礎(chǔ)。進(jìn)入二十一世紀(jì)以來，信息技術(shù)日新月異地發(fā)展，各種信息化設(shè)備更新?lián)Q代的速度明顯加快，而醫(yī)院信息化建設(shè)相對滯后，操作系統(tǒng)更新不及時，難免造成計(jì)算機(jī)硬件配置與軟件設(shè)施之間不相匹配，例如不能讀出存儲在U盤與光盤里的信息，或者新舊操作系統(tǒng)之間不能實(shí)現(xiàn)有效轉(zhuǎn)換等，都使醫(yī)院人事檔案管理在數(shù)字化進(jìn)程中面臨較多的問題與挑戰(zhàn)。

2）檔案信息安全問題。在信息化環(huán)境下，醫(yī)院人事檔案逐漸實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，這在給檔案管理人員帶來便利的同時，也存在一定的安全隱患。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，醫(yī)院人事檔案信息的安全與保密工作主要存在以下兩點(diǎn)問題：一是人事檔案管理工作人員的自身素質(zhì)有待提高，保密意識及安全意識不夠，尤其是對于一些需要公開的信息缺乏嚴(yán)格的審查與管理程序，或者操作人員的操作程序不夠規(guī)范、沒有及時做好數(shù)據(jù)備份工作等，使得檔案信息存在較大的安全隱患。二是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，計(jì)算機(jī)病毒無處不在，更有一些別有用心的黑客對醫(yī)院信息系統(tǒng)發(fā)起攻擊，導(dǎo)致人事檔案信息安全不能得到有效保障，這也是醫(yī)院檔案在數(shù)字化管理過程中面臨的主要威脅與挑戰(zhàn)。

3）檔案管理人員素養(yǎng)問題。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式下，工作人員只要具備一定的檔案管理知識就能勝任該項(xiàng)工作，而在信息技術(shù)環(huán)境下，人事檔案數(shù)字化管理對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，其要求檔案管理人員不僅具備人事檔案管理的一般素質(zhì)，還要熟練掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，并能熟練操作檔案管理相關(guān)軟件。

目前，很多醫(yī)院已經(jīng)意識到了本單位人事檔案管理中存在的問題，并采取了一些積極措施，如招聘信息技術(shù)專業(yè)的人才補(bǔ)充到檔案管理隊(duì)伍中來。但總的來說，醫(yī)院人事檔案管理部門的專業(yè)人才仍然較為匱乏，現(xiàn)有管理人員的整體業(yè)務(wù)素養(yǎng)有待提高，尤其是既精通專業(yè)人事檔案管理知識，又熟悉計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)及通訊技術(shù)的復(fù)合型專業(yè)人才十分匱乏，導(dǎo)致我國醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化程度較低。

3 醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的對策

1）優(yōu)化載體。檔案信息載體是實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理的必備硬件基礎(chǔ)，將會對人事檔案數(shù)字化管理產(chǎn)生直接影響，所以，選擇合適的數(shù)字化信息載體并使其與傳統(tǒng)檔案管理載體有機(jī)結(jié)合就顯得尤為重要。在檔案信息載體的選擇上，首先應(yīng)考慮人事檔案相關(guān)信息數(shù)據(jù)的安全性與不可更改性是否能夠得到保障，其次應(yīng)考慮載體的壽命問題，只有檔案信息載體能夠長期穩(wěn)定地存在，才能給醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理提供基本的保障。

2）完善檔案管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化的軟件基礎(chǔ)，在選擇人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)時，應(yīng)著重考慮該系統(tǒng)在技術(shù)層面能否滿足管理要求，是否與硬件相匹配，以及是否具備前瞻性等。首先，應(yīng)保證人事檔案信息在轉(zhuǎn)移過程中的安全性。由于各類存儲介質(zhì)的特征各不相同，醫(yī)院在轉(zhuǎn)移人事檔案信息的過程中，會對原始紙質(zhì)數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性與完整性造成一定影響，所以在選擇檔案管理系統(tǒng)時要充分考慮檔案信息轉(zhuǎn)移問題，防范硬件磨損造成的數(shù)據(jù)丟失或數(shù)據(jù)失真。其次，在更新檔案管理系統(tǒng)的過程中，也要做好數(shù)據(jù)安全工作。在對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新升級時，新系統(tǒng)的安全隱患往往造成數(shù)據(jù)被盜或數(shù)據(jù)丟失等問題。所以，醫(yī)院人事檔案管理部門要重點(diǎn)做好技術(shù)完善工作，防范人事檔案信息泄露問題的發(fā)生。

3）確保檔案信息安全。首先，醫(yī)院人事檔案管理部門要在遵守相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，做好計(jì)算機(jī)病毒防范工作，并根據(jù)本單位檔案管理工作實(shí)際，制定嚴(yán)格的管理制度，重點(diǎn)強(qiáng)化人事檔案網(wǎng)絡(luò)安全體系建設(shè)，建立健全檔案數(shù)字化管理制度，并明確相關(guān)人員職責(zé)，使各項(xiàng)制度落實(shí)到人。其次，醫(yī)院人事檔案管理部門要把信息安全工作作為一項(xiàng)長期工作來抓，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理人員的保密意識與安全意識。第三，針對當(dāng)前計(jì)算機(jī)病毒泛濫的現(xiàn)狀，醫(yī)院要購置正版殺毒軟件，定期對人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行病毒查殺，保障人事檔案數(shù)據(jù)的安全性。第四，要將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管辦法與現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理辦法有機(jī)結(jié)合，對于非保密信息可采用數(shù)字化方法進(jìn)行保存，而對于保密程度較高的人事檔案仍延續(xù)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理效率與安全的有機(jī)統(tǒng)一。

4）強(qiáng)化管理人員培訓(xùn)。一方面，要強(qiáng)化安全意識培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)人事檔案管理人員在工作過程中的安全防范意識。另一方面，要加強(qiáng)對人事檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理各個環(huán)節(jié)與業(yè)務(wù)模塊的有效銜接。培訓(xùn)應(yīng)以過程培訓(xùn)為主，使管理人員能夠熟練操作各業(yè)務(wù)模塊，并且能夠綜合應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)及人事檔案管理知識等，從而為醫(yī)院的人事檔案數(shù)字化管理提供有力的技術(shù)支持。

4 結(jié)語

總之，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，采用數(shù)字化管理模式成為醫(yī)院人事檔案管理的必然趨勢，但在實(shí)際操作中，由于硬件及軟件等方面的不足，我國醫(yī)院在人事檔案數(shù)字化管理方面還存在一些亟需解決的問題。醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)長期性、系統(tǒng)性的工作，不可能一蹴而就，相關(guān)人員需要對人事檔案管理的諸多環(huán)節(jié)加以改進(jìn)和完善，實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)的有效銜接，從而不斷提高醫(yī)院人事檔案管理水平。

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