高校合并后檔案管理工作存在的問題與對策研究

張子義

青島大學研究生院，山東 青島 266071

在新課標改革的背景下，各大高校為了謀求更大的發(fā)展，遵循強強聯(lián)合、優(yōu)勢互補的原則，實現(xiàn)現(xiàn)階段以及未來的教育資源發(fā)展，所以檔案管理工作對于高校合并后的管理而言尤為重要[1]。高校合并的主要目的是提高教學質(zhì)量，改善學習環(huán)境，促進學生全面發(fā)展。在一定意義上，高校合并是學校發(fā)展的里程碑，因此，學校應當就高校合并后檔案管理工作存在的一系列問題進行查找與研究，并提出相應措施對其加以改正，促進學校檔案管理工作的順利開展，以及日后工作的發(fā)展。

一、高校合并后檔案管理工作存在的意義

檔案管理工作是高校合并后必不可少的工作之一，其記錄著高校所存儲的各種信息與資料，對學校的后續(xù)發(fā)展尤為重要。所以學校應該重視這一工作，對檔案進行有效的管理，在管理的過程之中，要盡可能地確保高校檔案的完整性以及統(tǒng)一性以及歷史延續(xù)性，以此更好地促進教學工作的開展，學校的進步，使高校成為人才培養(yǎng)的重地。

高校合并的目的在于提高學校的綜合水平，改善學生們的學習環(huán)境，促進學校更好的發(fā)展。其合并前與合并后在一定的程度上存在著諸多區(qū)別，因此在檔案管理的過程之中有許多的地方需要融合與再記錄，對其進行完善與改進。在高校合并后，檔案管理工作可以對其未來的發(fā)展進行合理有效的分析以及科學判斷，實現(xiàn)資源合理配置，確保在合并后資源能夠得到充分有效的利用或者再利用。除此之外，通過對檔案進行管理，對其發(fā)展中所存在的一些問題還能進行研究探討，綜合分析，結(jié)合學校的發(fā)展歷程圍繞學校今后的發(fā)展等展開調(diào)研工作，為高校日后的發(fā)展奠定基礎，推動高校向更高一層邁進。

二、高校合并后檔案管理工作存在的問題

(一)高校檔案資料不完整

在高校合并的過程之中，很容易發(fā)生資料的遺失等問題，從檔案的歸檔視角來看，在檔案進行管理時，要經(jīng)歷多重環(huán)節(jié)，并需要大量的時間對其進行歸類、整合，在各個環(huán)境中都十分容易發(fā)生資料遺失等問題。而在此過程中，如果學校對檔案管理工作不夠重視的話，就很難確保資料的完整性以及準確性、真實性。但就現(xiàn)階段高校合并的具體情況來看，高校在合并過程之中，領導只重視對人員以及資源的合理配置，而忽略了檔案管理問題，對檔案管理的重要性認識不夠準確，這就導致在檔案管理的過程中不能夠快速、準確地進行整理[2]。就前述這些原因，極有可能導致在高校合并期間，檔案管理工作以及收集完善工作都不能順利進行，繼而影響高校在發(fā)展的過程中檔案資料的質(zhì)量，制約學校的發(fā)展。

(二)集中管理力度不足

在高校合并的過程之中，大部分的學校都存在著管理力度不足這一問題。結(jié)合現(xiàn)階段高校合并的具體情況，一部分高校先采用分散管理制度，例如，教務處負責一部分，辦公室負責一部分，這不僅使資料查找的過程不方便，還容易丟失檔案紙質(zhì)稿。在高校合并后，在高校進行管理層任務機構(gòu)調(diào)整時也沒能及時對檔案管理工作進行規(guī)劃，這就導致高校檔案管理在接下來的一段時間之內(nèi)還需處于分散管理。這在一定的情況之下，不利于學校的發(fā)展與進步。

(三)檔案管理工作隊伍不穩(wěn)

作為一名高校的檔案管理人員，應切實提高自身的綜合素質(zhì)。從歷史的角度出發(fā)，重視對高校合并中各項事務的處理，對檔案管理中的注意事項進行密切關(guān)注，用檔案工作中的專業(yè)知識、技術(shù)和新科技對學校需求進行及時的了解監(jiān)測，并發(fā)現(xiàn)檔案管理中所存在的問題，要求專業(yè)人員及時給出對策。結(jié)合現(xiàn)階段的實際情況，正視學校檔案工作隊伍，制定相關(guān)規(guī)定，不斷提高檔案管理工作監(jiān)管力度，推進學校向更高層邁進。現(xiàn)階段高校合并后，學校的師資隊伍雖然在不斷地擴大，但是管理方面仍然存在著很大的弊端，在一定的程度上，給人事部門帶來的影響不可忽視。與此同時，人事部門對人員的調(diào)整，如將原檔案管理人員調(diào)去別的崗位，檔案管理工作更換一批新人，其對這份工作還不甚了解，經(jīng)驗尚未充足，不能快速勝任這一工作。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)在一定情況下制約著高校合并后檔案管理的發(fā)展，檔案管理人員工作隊伍的建設不穩(wěn)，人員專業(yè)綜合素養(yǎng)的缺乏，導致管理工作無法順利進行。

三、高校合并后檔案管理工作的開展對策

(一)重視檔案管理工作

在高校合并的過程中，檔案管理尤為重要，因此領導必須給予檔案管理工作足夠的重視[3]。在管理的過程中加大指導和監(jiān)管的力度，將檔案管理這一工作列入重要關(guān)注，從根本上促進高校發(fā)展。在高校合并的過程中，檔案管理是一項十分重大的工作，上級部門和工作人員都要切實加強對相應管理機構(gòu)的建設，建立健全相關(guān)制度，確保檔案管理工作在一定程度上能夠順利進行。除此之外，還要加強法律法規(guī)的宣傳，使各層工作人員耳濡目染，提升自身的檔案意識，認識到檔案的重要性。在高校發(fā)展中，檔案管理是其發(fā)展的前提條件，也是不可再生資源，因此在檔案管理工作中領導和工作人員都需要對其足夠重視謹慎，自覺對檔案進行維護，為檔案管理工作奉獻自己的力量，從而使檔案得以完好的保存。

在一定情況下，通過提升高校對管理工作的重視程度，在合并的過程中能夠順利嚴密地對其進行歸檔與保存。不僅如此，這一方式不僅可以完整地保存好檔案，還能在有需人員需要時方便其查閱。運用這一措施，可使得高校在合并過程中檔案管理意識達成統(tǒng)一，從而更好地優(yōu)化資源配置，為檔案管理工作的順利進行提供重大保障，推動學校的發(fā)展。

(二)加大集中管理力度

在高校合并的過程中，要更好地對檔案進行管理，還需加大對檔案管理的集中力度，采取集中管理模式對檔案進行管理[4]。不僅如此，對學生學籍、教師教研資料等也可以采取集中模式對其進行整理，并安排專業(yè)人員對其進行收集、整理，按照相關(guān)的規(guī)章制度對其進行歸類，保存，并定期定數(shù)的移交檔案。采用這一方式，既從根本上減少了檔案的遺失，又能夠確保管理人員、機器設備等全面統(tǒng)一，與此同時，也能夠確保電子檔案的輸入更加全面。通過對檔案管理工作集中管理，能使高校在合并后還能實現(xiàn)有效地資源共享，使信息得以高效利用，進而推動高校的飛速發(fā)展。

(三)重視檔案管理工作隊伍的建設

在高校合并中，檔案的管理尤為重要，在檔案的管理中，管理人員也起著不可忽視的作用，因此，要重視對檔案管理工作隊伍的建設[5]。首先，需要對高校合并過程中專職檔案管理人員所完成的工作任務量進行統(tǒng)計，并從各個方面對其業(yè)務能力進行整合，確保檔案管理的工作隊伍發(fā)揮出積極作用。其次，對檔案管理工作人員進行思想教育，樹立良好的檔案意識和責任意識，培養(yǎng)其無私奉獻的精神，不斷為其注入新鮮的血液[6]。與此同時，不僅要提高工作人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)，還要針對其計算機技術(shù)分層培訓，確保其能夠在順利的對計算機進行操控，并能利用計算機在檔案管理中開展日常工作。最后，高校應組織檔案管理工作人員不斷進行學習，培訓，進而營造一個良好的檔案管理工作氛圍。

四、結(jié)論

檔案在高校的發(fā)展中十分重要，在高校合并的過程中，其可代表歷史憑證，是一種不可再生資源。因此，在檔案管理的過程中，上級領導者應給予檔案管理足夠的重視，加大檔案的集中管理力度，不僅如此，還要建設一支強大的檔案管理隊伍，采取更為有效的措施，確保檔案管理工作能夠在高校合并中正常開展，從而全面促進高校向更高一層次邁進。