新形勢下事業單位檔案管理的優化方法

冀淑娟

摘 要：進行事業單位的檔案管理時，管理者需要將單位成員的個人工作實情、業績、經歷等信息進行統計匯總。為了應對新時代的工作要求，事業單位應對目前的管理方法進行優化，為單位的持續運行提供幫助。目前社會正處于互聯網時期，將事業單位的檔案管理工作與網絡信息技術結合，準確判斷當前工作的困境，及時認識到優化檔案管理的必要性，并確立完整的應對方案，提高工作效率，為有效開展我國事業單位的檔案管理工作做出保證。

關鍵詞：檔案管理;新形勢;優化;事業單位

探究檔案管理的新方法時，創新的思維是十分必要的。作為國家機關的從屬部門，事業單位依舊是以滿足人民的需求為目的。作為事業單位工作中的關鍵點，檔案管理與單位的持續運行息息相關。檔案是信息的儲存地，為方便人員查閱，不論事件的大小都需做好完整記錄。當前應對檔案管理方式進行一定程度的改進，使工作方式與單位規章制度得到優化，為事業單位的建成提供保障。

1 優化檔案管理工作的意義與重要性

檔案是一個單位在日常各項活動中記錄積累后出現的，擁有保存價值與參考意義的資料。保存與應用是檔案存在的意義，好的運用方法能夠使單位獲得不少的效益，同時也是保證檔案具有長久價值的方法。一般的事業單位中，職工會有管理與技術兩個大的方向，考核時會涉及類似于品德、業績等多個方面的內容分，最為重視的仍然是個人業績。規定時間段開展考核工作，最后完成的考核材料，會被用到以后的評優等活動中。事業單位中的檔案資料會記錄許多方面的內容，查看檔案時，能夠從記錄的資料中尋找到不少有效信息，對職工推進接下來的工作有著重要的意義。實際上，事業單位中的檔案一般都是較為繁雜的，要展開檔案采集、歸納、鑒定和保存編寫等工作，也要為部分人員提供部分檔案使用的權力。檔案在包含信息的同時，也會有部分培養人員的記錄。有目的的查看檔案，可以幫助管理者管理單位內部的人員。優化目前事業單位的檔案管理工作方法，讓使用檔案作為檔案管理的終極目的，通過互聯網化、智能化的新型管理方法，讓檔案能夠被進行長時期的管理，單位做事效率提高的同時，保障了業務的準確性，在目前的單位運營工作中具有重要的意義。

2 當前檔案管理工作出現的問題

1）事業單位對檔案管理工作缺乏關注。很長一段時間內，我國事業單位中檔案管理工作都處在一個被忽視的狀態。工作者消極的進行檔案的收集、編輯、匯總工作，這種不良的工作狀態使得工作人員忽視了檔案資料收集的重要性。特別是有關的檔案管理工作流程不清晰時，諸多有著珍貴價值的資料信息未能被及時的存儲，信息的采集工作不到位，使得匯總后的檔案信息呈現碎片化的特點，檔案管理工作的優勢無法直接被發揮出來。

2）檔案管理工作方法落后。目前我國正處于互聯網經濟蓬勃發展的階段，不少的事業單位采取電子信息技術來安排檔案管理工作，但目前為止，此種電子檔案的普及率仍然很低，大部分地區的單位更愿意采用傳統的紙質檔案來進行工作。這與管理人員不樂意接受新技術，未受過較好的職業培訓等原因有關。實際生活中，這些人在使用互聯網工作時，會出現手足無措的現象，電子檔案管理的優點沒有被充分的挖掘，因此從大致水平上看，事業單位的檔案管理工作仍屬于水平較低的工作。

3）缺少特定的檔案管理工作負責者。檔案管理工作屬于較為零碎的工作，在事業單位中一般不會為其設立獨立的部門或安排專員負責，更多情況下是由別的部門的人員兼職完成工作，這樣的工作情況對檔案管理工作有著極其不利的影響。人員未必專業是最重要的因素，其次缺少專門的檔案管理技術人員幫助開展管理工作，很容易降低檔案管理工作效率，從而使全部的檔案管理工作受到影響，進而影響檔案的查閱效果。

3 檔案管理工作優化的方法

1）宣傳正確的檔案管理思想。不合格的檔案管理工作會對諸多工作的進行產生阻礙作用，在開展工作之前，首先要做的是將正確的檔案管理意識傳播到每個工作者的心中。作為此項工作的首要負責者，檔案管理者需要起到模范作用，首先自身明確檔案管理工作的重要性，從行動上重視起檔案管理工作，才能在工作中積極進取并嚴格要求他人完成工作，削減檔案工作中出現的錯誤。這不光需要管理者的努力，更是需要相關領導給予肯定與支持，要在單位中從上而下的重視、普及檔案管理工作的重要性，特別是財務部分的檔案管理工作，更需要管理者端正態度，維護全單位的利益，保證其正常運營。檔案管理者也應提升自己的職業水平與思想道德認識，努力學習相關文件與會議精神，用嚴肅認真的態度來對待工作，為國家事業獻出力量。

2）信息化方式優化檔案管理工作。信息化建設是目前社會中事業單位工作發展的主要方向，人們已經無法適應傳統的檔案管理方式，極度追求工作效率與對信息的渴求使得單位必然采用信息化手段優化檔案管理工作。積極高效的進入新技術，制作相應的軟件來對檔案資料進行分析匯總，從而使檔案管理工作能夠變得高效便利。部分電子文檔代替了傳統的紙質檔案，許多信息能以更加清晰的形式展現在人們的眼前，既讓檔案的完整度得到保證，又讓檔案能夠存儲相當長的時間，同時使檔案的傳播途徑變得更加廣泛，提升工作質量。

3）關注檔案的分類工作且重視工作設施。將檔案內容分門別類地處理好，可以幫助使用者在最快的時間內找到所需信息，增加了工作效率[1]。檔案的內容復雜，門類繁多，擁有一個科學合理規范的分類方法無疑會讓檔案管理工作更有效率。在保存紙質檔案的同時，組建電子檔案記錄庫，拿到新的檔案信息后，采用電子檔案庫分類，然后對紙質檔案精心標號排序，便于日后的查閱采用。檔案管理室的設備也需要格外注意，紙質檔案需要防備潮濕環境，且須格外小心明火，同時盡量減少抽取檔案的次數，保護紙張的完整度。電子設備需注意安全問題，同時也要避免由操作失誤造成的檔案丟失等情況發生。

4）優化管理準則與管理方式。改變舊有的管理制度，采取新措施優化管理，是目前事業單位應該采取的措施[2]。在日常的檔案管理工作中建立完整的制度流程，對工作者與領導實行一視同仁的監督工作，為了使規章制度的有效性得到保證，在單位內設定部分獎勵與懲罰措施，對表現優秀的工作者實行嘉獎，提高其工作積極性的同時督促其更好地工作，對檔案管理工作出現紕漏的工作者實行懲罰，對于嚴重者甚至可將其采取開除單位，來保證單位中檔案管理工作的完成質量[3]。

5）提高檔案管理者的綜合素質。檔案管理者的工作定性復雜，既參與部分財務職員的工作，又參與部分管理職員的工作，這便要求工作者能積極按照這兩種職員的工作要求來約束自己[4]。單位也應加強對其培養力度，鼓勵員工積極參加培訓，激發單位中的工作積極性，促進管理工作的順利運營。

4 結束語

時代的變化使事業單位中的檔案管理工作也發生了改變，仔細分析目前管理工作中存在的問題，結合新時代的科學技術優化檔案管理工作，從管理者的意識開始，將優化創新工作落到實際中，加強對檔案管理工作的重視程度，如此才能使檔案管理工作的效率有質的飛躍。

參考文獻

[1]呂峰.新時期事業單位檔案管理工作的優化策略[J].蘭臺世界，2016（15）：57-58.

[2]崔珊珊.新時期事業單位檔案管理現狀與優化發展[J].全國流通經濟，2013（19）：28-28.

[3]韓英.關于事業單位檔案管理現狀與優化發展分析[J].辦公室業務，2014（21）：93-93.

[4]毛羽豐.試析事業單位數字化檔案管理現狀與優化對策[J].辦公室業務，2013（1）：104-104.