加強基建檔案管理的重要性及措施分析

何文雅

摘 要：隨著我國經濟的高速發展，我國基礎設施建設的速度也越來越快，對于基建項目的質量要求，所產生的經濟效益要求也越來越高，所以這就需要我們基建檔案的建立。這份檔案是詳細記錄實施基建項目工程的完整過程的檔案。本文將會從基建檔案管理存在的問題和解決措施來討論。

關鍵詞：基建檔案;解決措施;存在的問題

基建檔案是一類記載基建工程相關情況的歷史記錄，資料內容豐富，包含從基建工程項目立項開始到最后的工程完工驗收等整個工程建設過程中的全部信息，同時還包括基建工程后期維修等方面的資料。然而，在實際的基建工程管理中，基建檔案管理的重要性常常被相關管理人員忽視，以至于影響了最終基建管理效果。基此，如何才能提升基建檔案管理有效性值得深入探討。基建檔案涉及到很多個單位，任何一個單位或環節的疏忽都會影響基建檔案建設的結果。在基建檔案建設的過程中，存在管理服務質量不高、利用效能低等問題，十分不利于基建檔案管理水平的提升。需要明確基建檔案管理過程中存在的問題，制定相應的對策，為提高基建檔案管理水平和服務質量不斷努力。

1 新形勢下基建檔案管理存在的問題

1.1 管理人員業務水平和專業素質不高

隨著我國的不斷發展，大部分都加強了基礎設施的建設，給基建檔案管理帶來了大量工程材料。各地的領導都十分重視建設工程的質量，基建部門的管理人員也十分重視工程建設的質量和進度，而忽視對于基建文件材料的整理工作。這主要是兩方面的原因，一方面是由于通常沒有固定的基建檔案管理人員，因此管理人員對于工作的認識和管理不足，很難全心全意的做好基建的資料的整理工作。另一個方面各地的基建管理人員對于基建工程管理不了解，缺乏熟悉基建業務和熟悉基建管理的專業人員。同時，檔案部門的競爭意識不強，缺乏主觀能動性，導致基建工作相對滯后。

1.2 歸納文件的質量和完整度不高

在調查已歸檔的文件后發現，一部分基建材料收集不夠齊全，也沒有按照相關要求進行整理。這主要是由于基建檔案文件的收集難度很大，收集來的文件材料的質量也不符合規范，還存在一些文件原價丟失，只能保存復印件的情況，造成了進行文件歸檔時文件不齊全。同時，由于一些工程建設的周期過程，導致基建建檔涉及的范圍很廣、環節復雜，歸檔需要覆蓋項目的全過程，因此資料一直處于動態變化，給建檔的資料收集帶來了困難。上文提到，基建部門人員十分缺乏，因此在工作過程中很容易存在對材料的認識不足，處于被動接受過程材料的狀態，這也是基建材料完整性和質量不高、材料不符合相關要求的原因。還有一些管理人員只重視階段性文件材料的收集，忽略全過程文件材料的完整歸檔。尤其是在紙質文件資料的收集方面，一些項目建議書和可行性研究報告缺少領導的簽字或者沒有具體的日期，對于設備安裝文件資料的收集也不夠重視。

在圖紙方面，存在很多施工圖加蓋竣工章代替竣工圖、圖紙為復印件的現象。工程影像資料也十分不齊全，通常缺少開工前、施工階段的音像資料，只有竣工時的照片，基建電子文件資料也普遍很少。

1.3 信息化水平不高，管理利用效能低

由于管理技術落后、應用計算機管理文件不多，各地基建檔案管理普遍存在利用效能低的現象。一些地方即使應用了檔案管理系統，但是僅僅只是對于基建檔案目錄實行信息化的管理，十分不利于日后的查詢和使用。在遇到需要查詢和使用基建檔案的情況時，需要人工查找及復印，很容易發生原件破損或遺失的情況。

1.4 管理體系不健全、缺少制度保障

由于對于基建檔案歸檔的規范性要求不夠造成了檔案管理體系不健全的現象出現。雖然各地制定了基建檔案的管理制度及存檔范圍，但是在實際的操作過程中，缺乏有效的約束機制和制度保障。一些基建部門于施工單位、設計單位的資料管理職責不夠明確，各部門遇到問題相互推諉，導致基建資料不全、管理方式落后。引起制度保障缺失的主要原因是由于人員配備不足。由于目前基建部門擴建、改造工程多，任務繁重，導致基建人員更加緊缺。同時每個項目都有大量的材料，對于一些相對復雜的基建檔案材料需要專業的人員才能完成，而在過程中安排的人員要么專業素質不高無法勝任，要么任務繁重、容易出錯。

經費不足也是引起制度保障缺少的一個因素，基建檔案的管理同其他類型的檔案管理不同，需要使用專門的設備，需要資金的支持。但是地方每年用于檔案建設的費用很少，無法保障基建檔案建設工作的順利進行。

2 基建檔案管理水平提升的對策

2.1 正確認識檔案管理

為了順利開展基建檔案管理工作，需要從更新全體管理人員對基建檔案管理的認知入手，使全體基建檔案管理人員可以充分意識到基建檔案管理工作的重要性。通過在實際的工作中推廣與普及全新的管理理念和方法，使基建工程管理者等相關部門工作人員可以充分意識到檔案管理工作的重要性，這是順利開展基建檔案管理工作的重要基礎。此外，基建工程管理單位要注意對基建工程檔案管理工作機制進行持續改進和完善的同時，立足于基建工程項目的實際情況以及管理要求與規定，科學地構建一個適宜的檔案管理機制，尤其是要注意在基建檔案管理前期要統一落實管理機制中所涵蓋的實施細則，且要注意對后期基建檔案管理工作中所涉及到的各種具體要求進行規范化處理。如此一來，就可以為基建檔案管理工作奠定堅實基礎。

2.2 更新檔案管理手段

在科學技術快速發展的今天，互聯網已經成為社會大眾生活中不可或缺的事物，也極大地推動了基建檔案管理信息化進程，提升了其管理的有效性。基此，為了不斷提升當下基建檔案管理工作的質量和效率，就需要立足于時代發展潮流，積極利用計算機技術、網絡技術以及大數據技術等先進的技術來開發出全新的基建檔案管理技術與方法，或者對現有的基建檔案管理方式方法進行不斷改進和優化，借此來促使基建檔案管理向科學化、信息化和智能化方向發展。特別是在檔案管理體系建設期間要注意靈活地運用信息管理手段、技術與方法，開展網絡化基建檔案管理，同時還可以基于互聯網來實現對基建檔案數據和信息的傳輸、搜索和保存，逐步利用先進的信息技術將基建檔案文本信息轉化成電子檔案，進行實施存檔，構建一套針對性強、極具細節性、時效性高的基建檔案管理系統，能夠為我國城市化建設進程進行詳實記錄，同時能夠加快我國的基建檔案管理進程，實現信息資源效用最大化，使得有效的信息得以更好的存儲和應用。 最終可以構建成完整的基建檔案電子化數據庫。

2.3 強化管理人員培訓

基建檔案管理人員是基建檔案管理工作的主體，其自身的業務水平直接關乎他們能否勝任基建檔案管理工作，強化管理人員專業培訓管理，提升他們的工作素質是確保基建檔案管理工作有序開展的重要保障。首先，要徹底改變當下檔案管理人員身兼數職的情況，改變人員組織機構，由專門的檔案管理人員來負責基建檔案管理工作，使他們可以全身心投入到基建檔案管理工作中來。其次，要定期組織全體基建檔案管理工作人員開展專項教育培訓，向他們傳授大數據索引技術等專業的檔案管理技術和方法，不斷提升他們的基礎素質。最后，還可以從社會上聘請一些具有豐富工作經驗的基建檔案管理人員來負責基建檔案管理工作，平時可以在基建檔案管理部踐行學徒制，由經驗豐富的員工帶領新員工來共同完成基建檔案管理工作，平時要向那些經驗不足的年輕檔案管理人員分享自己的一些工作經驗和小技巧，確保可以從整體上提升基建檔案管理團隊的業務素質，最終可以使他們更好地勝任基建檔案管理工作崗位的工作任務。

2.4 健全檔案管理體制

基建工程涉及到比較多的環節，周期較長，這決定了基建檔案管理工作的復雜性，尤其是涉及到大量的基建檔案管理工作任務，此時如果缺乏健全的檔案管理機制，無法對各個環節的檔案管理工作進行有效管控，那么就非常容易影響基建檔案管理工作的整體質量。

3 結語

綜上所述，當下的基建檔案管理工作中存在檔案管理意識淡薄、檔案管理手段落后、管理人員素質偏低和檔案管理體制不健全等問題，影響了基建檔案管理效果。針對這種情況，在實際的基建檔案管理中要注意從促使全體基建檔案管理人員正確認識基建檔案管理重要性入手，更新檔案管理手段，強化管理人員培訓，健全檔案管理體制，確保可以不斷提升基建檔案工作質量。

參考文獻

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