淺析基層事業(yè)單位檔案數字化建設與管理現狀

岳琳琳 程娟 劉利明

摘 要：隨著信息技術的發(fā)展，檔案工作已經逐步由接收保管紙質檔案轉向管理應用電子檔案，檔案數字化建設是檔案工作的必然趨勢。本文分析了基層單位推動數字化檔案工作的現狀，針對存在的問題提出了解決措施，對推動基層單位檔案數字化建設，促使單位檔案管理更加規(guī)范、高效、科學具有實際意義。

關鍵詞：電子檔案;數字化建設;措施

隨著我國社會發(fā)展建設的逐步推進，計算機技術在各行各業(yè)中的作用愈加重要，大數據、云計算等技術的引入，使得眾多傳統(tǒng)行業(yè)發(fā)生了天翻地覆的變化，也為社會發(fā)展和人民生活帶來了諸多方便。對檔案管理而言，傳統(tǒng)的紙質版檔案管理模式已經難以符合當前社會的發(fā)展需求，急需通過提高認識、優(yōu)化科技手段，將計算機技術應用其中，擴大電子檔案應用范圍，促進檔案數字化和信息化管理與應用，最終實現檔案事業(yè)現代化、科學化，為單位發(fā)展、社會進步發(fā)揮應有的作用。

1 電子檔案的優(yōu)勢

隨著信息技術的應用，電子檔案已經和紙質檔案一樣，成為了檔案的重要構成部分，其在檔案管理和應用中的優(yōu)勢也逐漸顯現。電子檔案的優(yōu)勢主要有以下幾點：一是可以縮小檔案的體積，降低對檔案室建設面積的要求;二是能夠避免紙質檔案管理的繁瑣過程，減少在翻閱檔案時造成的人為破壞;三是顯著提高工作效率，實現即時查閱，大大減少檔案管理人員的工作量;四是有利于實現檔案的共享，提高檔案的利用率，進而擴大檔案的應用價值;五是能夠更加全面的體現檔案所反映事件的發(fā)生過程，同時還能避免傳統(tǒng)檔案字跡不清等現象。

2 基層事業(yè)單位電子檔案應用與管理現狀

2.1 電子檔案意識不強

在基層單位，檔案工作一直屬于幕后工作，很多人簡單的認為，檔案工作就是裝裝訂訂、寫寫畫畫，平時不注重文件資料的收集整理，需要用時卻發(fā)現丟失了很多重要的文件材料。同時，隨著計算機技術的普及，越來越多的文件資料都是以電子文件的形式存在，并且由于電子文檔建立、保存的方便性，使得同一個文件存在很多的過程稿，若不能及時歸檔整理，時間久了，就會出現記憶錯位現象，造成檔案資料混亂，甚至丟失。另一方面，基層單位的檔案管理人員仍舊習慣使用紙質檔案，許多重要的文件材料仍然是以存放紙質版檔案為主，造成檔案的電子化、信息化進程緩慢。

2.2 缺乏專業(yè)的人才

基層單位的檔案管理人員多為黨政辦公室工作人員兼職，大部分檔案工作人員既不是檔案專業(yè)出身，也不是計算機專業(yè)出身，對于檔案整理入庫的規(guī)則和方法多為前后任檔案管理人員口口相傳，或是平時工作經驗的積累，對于計算機技術，尤其是電子檔案的元素處理，很難要求全部的檔案管理人員具備專業(yè)水平。例如在照片檔案的整理過程中，對年代久遠的照片進行掃描處理是一件技術性很強的工作，一旦前期處理不當造成細節(jié)丟失，后期很難再調整恢復，檔案所展現的歷史痕跡就會因此丟失。

2.3 紙質檔案數字化工作量大

想要實現檔案的數字化管理，將紙質檔案進行掃描處理是必不可少的程序之一，而很多基層單位在幾十年的發(fā)展進程中積累了大量的文書、科技檔案，由于基層單位工作人手不夠，將這些紙質檔案依次進行掃描、整理、歸檔，工作量很大，加之工作人員多為兼職，騰不出足夠的時間完成該項工作，從而使單位數字化檔案建設進程一拖再拖。當然，現在有很多第三方機構可以輔助單位完成該項工作，但考慮到文件資料的保密性，尤其是科研院所的科技檔案保密性，很多單位還是選擇保守方案。

2.4 數字化手段落后

掃描儀器是紙質檔案數字化過程必不可少的設備，掃描儀器的參數直接影響檔案影像的質量。尤其是照片檔案，質量控制應以保留細節(jié)為重心，這不僅要求掃描儀器配置夠高，同時還要兼顧一些圖像處理軟件的使用，因此，在硬件配置上，需要投入大量的資金，而很多基層單位并非全額政府財政支持單位，沒有多余資金購置貴重設備。

3 基層單位檔案數字化的途徑

3.1 建立電子檔案查詢目錄

考慮到基層單位存在的實際困難，想要一步實現數字化檔案管理是非常困難的，因此，優(yōu)先實現查詢目錄電子化成了基層單位實現檔案數字化管理的優(yōu)先選擇。這個過程只需要按照年限將檔案資料的題名輸入計算機設備即可，方便查詢，提高管理效率的同時，還能實現信息數據共享。

3.2 建立檔案管理應用系統(tǒng)

對于有條件的基層單位而言，建立檔案管理應用系統(tǒng)是實現檔案數字化管理十分必要的手段。檔案管理應用系統(tǒng)可以是單獨的應用系統(tǒng)，也可以與辦公自動化系統(tǒng)相結合，通過本單位公文在線封發(fā)、上級來文在線接收，基本能夠實現文書檔案的即時在線歸檔管理，減少了檔案資料紙質化帶來的繁重工作量，大大提高了工作效率。當然，有條件的單位還可以建立自己的網頁，選擇性的在網頁上公布檔案內容，方便社會各界人士查找和應用，提高檔案的社會利用率。

3.3 建立檔案信息安全系統(tǒng)

為了確保檔案的安全，需要建立檔案信息安全系統(tǒng)，具體如下。

各級單位在建立檔案應用系統(tǒng)時，需要通過一定的技術手段來防止病毒入侵、非法訪問等事件，加強對電子檔案的定期監(jiān)督檢查以及資料備份，主管單位需要建立網絡專線，通過物理方式與外網相隔絕，確保檔案數據管理和數據傳輸的安全性。

如果需要將部分檔案公布到互聯(lián)網上，需要對公布數據進行嚴格篩選，避免出現重要信息泄露問題，并定期對公共網絡上的檔案信息數據進行審核檢查。

針對提供查詢服務的數據需要應用身份驗證、數據備份、設置防火墻、訪問控制等安全措施，避免有非法分子進入到系統(tǒng)中對數據進行銷毀、篡改等操作。

4 結束語

綜上所述，基層單位的檔案數字化建設工作才剛剛起步，存在許多問題亟待解決，也只有從根本上提高對檔案工作重要性的認識，才能為單位檔案事業(yè)的發(fā)展提供更多人力、物力、財力支持，也只有基層單位實現了檔案數字化管理，才能形成合力推動我國檔案數字化與信息化建設和應用。

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