電子檔案管理“雙套制”或將退出歷史舞臺

文·李艷娟

隨著人類社會科技的不斷發展進步，我們已步入大數據、云計算、智能化時代，檔案的形式也隨著科技的進步不斷發生變化，實物的、紙質的、數字的檔案同時涌現，檔案的保管方式也因此發生著改變，雙套制、單套制等模式應運而生。它們的產生有其合理性，消亡也有其歷史必然性。電子檔案的“雙套制”在國內不斷躑躅前行，其優點頗多，缺點也很突出。伴隨著區塊鏈技術革命的到來，電子檔案“雙套制”也將很快完成自己的使命，進入“檔案”的行列。

一、電子檔案管理“雙套制”

（一）何為“雙套制”。顧名思義，是指一份電子檔案，既要保存其電子格式，也要保存其紙質格式，兩套同時保存。“雙套制”的提出，是基于日常工作中電子文檔的大量涌現，為目前檔案管理機構廣泛接受并采用的一種管理模式。

（二）“雙套制”初衷。電子文件的大量產生，歸檔工作勢在必行。因為電子文檔本身的缺陷，再加上紙質檔案在信息化特別是大數據時代表現出的突出弱點，“雙套制”模式在不斷的激烈爭論中應運而生。

電子文檔的優勢主要表現為其所占空間小但信息容量大，信息檢索方便快捷效率高，但缺陷也相當多，容易出現數據泄露問題；對計算機軟硬件設施的依賴性，降低了人們對其真實性和完整性的管控程度；信息的易更改性和可轉載性將其置于變異失真乃至全部損毀的風險中，“原文”難辨真偽，證據價值被大大削弱，憑證作用受到嚴重影響，法律效力更無法談及；存儲載體的易損性增加了其不可讀取或丟失的風險；計算機病毒的傳播感染，對電子文檔甚至電腦硬件的完整可用產生了很大的威脅[1]。上述“缺陷”使得電子檔案作為單一保存形式的風險激增，電子文檔完全取代紙質文檔之路難以走通。

紙質檔案優勢主要表現在看得見、摸得著，具有明顯的物理屬性，能得到法律的認可。但其弱點也比較明顯，占據空間大，利用服務時查找不便效率低，這些短板在講究高效、便捷的現代信息社會尤顯突出。而縮微檔案的設備成本較高，操作較為復雜，膠片保管條件如溫濕度要求比較嚴格，再加上容量小、檢索效率不如硬盤光盤等缺點，致其利用率普遍低下。

所以，電子檔案與紙質檔案各有特長和短板，應取此長補彼短，使其有機結合，互為補充。實際上，電子檔案證據作用未在法律上得到承認，故其很難取代紙質檔案的傳統法律地位。檔案的憑證性需求，需要紙質檔案和電子檔案之間“同心協力”，用以為社會提供方便快捷的利用服務。

2002年《電子文件歸檔與管理規范》中也明確指出，具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，歸檔時應同時保存其電子版本、紙質版本或縮微品。2014年《關于加強和改進新形勢下檔案工作意見的通知》指出“重要電子檔案實行異地異質備份”。2016年《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》中指出“應在電子文件擬制、辦理或收集過程中完成保管期限鑒定、分類、排序、命名、存儲等整理活動，并同步完成會議記錄、涉密文件等紙質文件的整理。”以上這些都為“雙套制”提供了規范性文件依據。

（三）“雙套制”的度。“雙套制”管理，其主要目標就是保證重要檔案的安全可靠及其真實性。若不加以區分，將普通檔案與重要檔案“一視同仁”，一概實施“雙套”策略，將會帶來不必要的人力物力浪費，給檔案館室帶來額外的負擔。選擇性地實行檔案“雙套制”，是當前比較切合檔案工作實際的管理方式。將比較珍貴、利用價值和頻率高的檔案進行“雙套制”管理，是目前較為普遍的做法。

二、區塊鏈之革命性技術

正如野口悠紀雄新書《區塊鏈革命-分布式自律行社會出現》中所說，區塊鏈是未來社會的主角、未來商機的寶庫。

（一）區塊鏈發展和技術特點。區塊鏈技術起源于2008年。2016年為其流行元年，很多行業和個人開始關注和研究區塊鏈。2017年是其破冰之年，區塊鏈技術開始了在眾多行業和領域的應用，顛覆傳統的偉大技術革命拉開了序幕。

區塊鏈技術有以下幾大特征：一是去中心化。區塊鏈技術不需要中心管理機構，數據分布式存儲，分布式節點自我驗證，自我管理。二是高度自治性。區塊鏈系統的規范和協議，每個節點都要一致遵守，保證了區塊鏈上的所有節點都“從善如流”。三是數據不可篡改。因為區塊鏈節點之多使得其中51%的節點不可能同時被控制，少數節點上的數據修改將變得無效，保障了鏈上數據的高穩定性和高可靠性。四是數據可追溯性。區塊鏈上的每一筆數據都可被追根溯源。

（二）區塊鏈檔案行業研究案例。2014年《中國檔案》有文稱，英國國家檔案館（TNA）作為英國政府官方記錄員，正在研究區塊鏈的使用情況，以便記錄分享檔案，還將探討區塊鏈可以在多大程度上解決與檔案管理有關的緊迫問題。TNA在制定該領域的標準和最佳實踐方面處于領先地位[2]。2017年張珊的《區塊鏈技術在電子檔案管理中的適用性和應用展望》一文中寫道：僅從知網以全文=區塊鏈 and 全文=檔案 （精確匹配）的檢索結果中，從2013年首篇相關論文發表到2017年1月，僅國內就有89篇文獻發表[3]。這說明，區塊鏈在檔案管理方面的理論研究國內早已開始。2017年5月新聞報道《墨爾本大學測試區塊鏈學生檔案管理》中指出，一套區塊鏈學生檔案項目正由附屬于麻省理工媒體實驗室的美國初創企業Learning Machine研發，與墨爾本大學合作7月展開初次測試，2018年全面推出。此區塊鏈學生檔案項目，對國內在區塊鏈在檔案管理上的研發實踐有很大的借鑒意義。

（三）基于區塊鏈技術的電子檔案信任體系。區塊鏈技術可以實現電子檔案的信任體系建設，就是利用區塊鏈技術在數據存儲、數據傳輸、數據管理等方面的優勢，讓電子檔案可以像紙質檔案一樣真實可信。區塊鏈技術的分布式存儲，將電子檔案數據廣播發布到多個網絡節點，節點之間通過加密協議進行通訊，物理上各節點不受空間和地域的限制，邏輯上又能構成一個整體，互相驗證又互為備份。當任意節點受到網絡攻擊或出現硬件故障，也不會造成災難性的影響，因為其他的節點會繼續發揮作用，從而保證了檔案數據安全存儲。基于區塊鏈的電子檔案管理，可向前延伸到電子檔案的生成階段，實現電子檔案的全生命周期安全管理。區塊鏈的每個節點既是參與者又互相監管，電子檔案的任意變動，都會在其他節點進行共識并確認，這種高度自治性，確保了區塊鏈上檔案數據的不可篡改性和可追溯性，從而使得電子檔案的真實性得到良好的保障。

三、區塊鏈淘汰“雙套制”是歷史的必然

在區塊鏈技術真正落地應用到檔案行業之前，不可否認，電子檔案“雙套制”在解決紙質檔案和電子檔案證據作用強弱上的矛盾，摒棄雙方劣勢發揮各自優勢上，起到了重要的作用。不過，從歷史角度看，“雙套制”僅能算作一種過渡手段或模式。區塊鏈技術憑其不可篡改性與數據可完整追溯的特性，很快將以壓倒性態勢淘汰掉“雙套制”。

區塊鏈技術從1.0版本，已發展到現在的3.0版本，應用領域已從金融擴展到社會各個行業。各行業積極擁抱區塊鏈技術，以期給自己帶來突破性甚至革命性的改變。區塊鏈不再依靠第三方作信用背書的特點，尤其會給檔案行業帶來巨變。

除了墨爾本大學區塊鏈學生檔案項目和英國國家檔案館對區塊鏈的應用研究，2017年，國家檔案局在“科技項目立項選題指南”中首次提到區塊鏈技術用于電子檔案管理的研究方向，引導檔案行業和科技企業著重投入到這方面的應用研究上來。2018年，人民大學檔案學院《區塊鏈技術在電子檔案管理中的應用研究》、江蘇省檔案館《基于區塊鏈技術的電子檔案長期保存和共享利用系統建設研究》和合肥市檔案局聯合安徽某科技公司《“互聯網+政務服務”背景下區塊鏈技術在 “廣域數字檔案館體系”中的應用》，三個項目分別列入國家檔案局科技項目計劃。這些重要事件預示著區塊鏈技術成功應用到檔案行業的腳步越來越近。當然，這些研究并不是一蹴而就的，到真正應用到實際，還需要一定的過程，不過以當今的技術發展速度，相信過程不會很長。

從目前發展趨勢來看，區塊鏈技術應用檔案行業是必然的事情。不過，區塊鏈技術能夠保障檔案真實性這一事實，還需要得到法律層面的認可，需要等待相應的制度和措施保障。

在區塊鏈技術中被廣泛應用的“智能合約”，作為取代或部分取代傳統法律合同的相關規范正在積極籌備。以美國為例，2016 年佛蒙特州通過了一項法案，允許區塊鏈注冊的數字記錄在法庭上受理。美國其他州也在 2017 年將智能合約和區塊鏈技術提上立法日程，涉及區塊鏈技術的法案或決議正在通過內華達州、夏威夷州、新罕布什爾州和伊利諾伊州的立法機構。緊隨佛羅里達和內布拉斯加州，2018 年初美國田納西州立法者已經提交了一份區塊鏈簽名合法化的新法案，擬承認區塊鏈簽名是合法的電子記錄[4]。

綜上，為保障電子檔案法律效力而以犧牲人力財力為代價的“雙套制”，遭遇以不可篡改性和歷史可追溯性為特征的區塊鏈技術后，其作為電子檔案管理的一種過渡模式，在可以預見的未來幾年內將退出歷史舞臺。