高校檔案管理規范化建設的實現路徑與保障措施

文·趙東龍

世界多極化、經濟全球化、文化多樣化和社會信息化是時代發展的顯著特征。大數據和人工智能等科學技術方法越來越多地被應用到檔案管理工作中，影響越來越直接、越來越具體，改變著檔案管理工作的方式方法，甚至導致檔案管理理論的變化，使檔案管理工作面臨著技術與方法的根本變革及由此引發的各種挑戰。高校檔案管理記錄著高校變遷與發展的全部歷程，承載著高校教育教學與組織管理的全部信息，已經成為高校文化的重要組成部分，其重要性不言而喻。隨著高校的快速發展，新型檔案載體、檔案內容等檔案信息資源呈幾何式增長，傳統的檔案管理模式已經難以適應檔案工作形勢的變化，尤其是高校檔案信息化、數字化進程普遍滯后于檔案工作需要，很多高校在檔案信息管理系統建設上缺乏頂層設計和統籌協調，檔案管理信息系統無法與學校的OA系統全面對接，“信息孤島”矛盾十分突出，導致沒有電子化處理的檔案信息無法在全校網絡信息平臺使用；有的高校沒有按照國家檔案法律法規的要求，制定相應的規范化的檔案管理制度，檔案管理專業化人才缺乏，信息網絡化知識結構不合理，檔案管理知識培訓不及時，影響了檔案管理工作整體水平的提升，加強高校檔案管理規范化建設迫在眉睫。

一、檔案管理規范化建設的實現路徑

（一）科學定位，以制度規范推動檔案工作健康發展

高校檔案工作在推動學科建設和學術研究、輔助教學和人才培養、構建和傳播獨特的校園文化、促進國內和國際交往等方面都具有非常重要的作用。一方面，要把檔案工作制度貫穿于高校檔案工作全過程。檔案法規制度與規范是實現高校檔案科學管理的基礎，是高校檔案管理的規矩。要不斷強化檔案工作者的法制意識與服務理念。“思想決定感覺，感覺決定行為，行為決定結果”。檔案法制工作的核心理念就是有法可依、有法必依、執法必嚴。要從“為黨管檔、為國守史、為民服務”的高度充分認識檔案工作法制化建設的重要性。臨沂大學在創建山東省檔案管理科學化示范單位工作中，一條重要的成功經驗，就是建立健全檔案工作的各項規章制度和管理辦法，使檔案工作有法可依，有據可行，順利開展。另一方面，在制度規范的框架下推動檔案管理工作的創新與協調發展。要從中心意識、服務意識、大局意識、機遇意識、競爭意識和創新意識等六個方面，強化檔案工作的觀念創新，即要突出檔案工作的整體性，也要關注系統的力量；即要觀念創新，又要在工作模式、技術引領、多學科方法等方面同步推進，協調發展，作到規律、自律、音律相統一，共同彈好檔案工作這架鋼琴。

（二）建立科學的檔案管理體制，加強檔案管理隊伍建設

在高校檔案管理工作實踐中推行較為完善的三級管理體制，即學校檔案管理委員會、檔案館、全校專兼職檔案管理隊伍。檔案管理委員會負責研究、決定學校檔案工作的大政方針，宏觀把握全校檔案工作；檔案館作為委員會執行機構，負責相關任務的具體實施；全校各單位設立檔案工作負責人和專兼職檔案員，分別負責本部門檔案工作組織協調以及檔案的積累、整理和移交。這一體制機制有效實行的重要保證措施是要有一支高素質的專兼職檔案員隊伍。就當前高校檔案管理工作現狀來看，存在的薄弱環節主要還是表現在檔案管理隊伍素質有待提高，特別是專業化、技能化人才十分匱乏，隨著檔案信息化工作的逐步推進，這一矛盾表現得越來越突出。隊伍建設問題仍然是高校檔案工作面臨的最突出和緊迫的問題。

（三） 突出重點，扎實做好館藏資源建設

如何構建科學的檔案資源管理體系是一個始終沒有根本解決的老問題。從新中國檔案館初創時期提出的“加強檔案收集”，到80年代以“豐富館藏、優化結構”為主要內容的館藏建設思想，再到90年代加強重點檔案和地方特色檔案收集等，檔案資源建設工作不再盲目追求檔案數量而忽視質量和種類，更加注重從社會整體的視角思考和探索檔案資源建設。一方面，檔案不是簡單的資料收集。目前，高校檔案資源建設基本上是建立在進館范圍基礎上的接收模式，很難做到“應收盡收、應歸盡歸”。另一方面，高校在檔案館資源建設的法規制度上缺少嚴格的執行機制。一些管理部門和二級學院對檔案資源建設重視不到位，檔案管理人員更換頻繁，很難做到專人專職，導致檔案缺失遺失等問題非常突出。高校檔案資源建設要統籌兼顧教書育人、科學研究、服務社會、文化傳承等各領域的檔案收集，用反映學校整體發展的“大視角”指導館藏資源建設。重視高校特色檔案文化建設具有十分重要的實踐意義。高校特色檔案反映學校發展歷程，體現學校的地域特色，集合了學校的教學特點，展現學校獨有的校園風尚，對陶冶學生情操，營造良好學習氛圍，傳遞學校教學精神，展示學校風貌起著不可替代作用。一流大學一定是有傳統、有歷史積淀的大學。

（四）順勢而為，加快推進高校檔案信息化建設

現代檔案工作已經步入了數字化時代，數字檔案館建設成為一流檔案管理的主要標志之一。高校必須緊跟信息化時代發展的趨勢，科學合理地進行檔案信息化體制和機制的設計，加快推進高校檔案信息化建設。在具體實施中，要把握好兩個原則。一是“雙軌制”原則。建立以傳統紙質版本檔案為正本，數字化檔案為副本的全新的高校檔案存儲管理模式。二是“全周期”管理原則。全周期管理指檔案管理不再是以往的檔案的存儲和使用管理，而是從檔案的產生、存儲、使用一直到銷毀的全過程管理。

高校檔案信息化建設是一項長期性、系統性的工作，建設任務十分艱巨，需要大量的人力和資金投入。當前，信息化檔案管理專業人才的匱乏是影響高校檔案信息化建設工作順利進行的重要因素。應從兩個方面著手解決，首先加強對學校現有檔案管理人員的信息技術培訓力度，提升檔案管理人員的基本技能和綜合素質；其次，加大外部專業人才引進力度，重點引進檔案管理信息化專業人才，為高校檔案管理信息化建設工作的順利開展提供強有力的技術支持。

（五）圍繞中心，提升檔案服務水平

一是檔案對教育教研具有借鑒與參考作用。高校檔案見證了高校形成、變化及發展的全過程，還貫穿高校教育教學及組織管理各個方面。檔案非常真實地記載著高校運行、教學管理的軌跡，屬于高校的信息資源。二是檔案是教育教學管理的依據與載體。高校檔案是隨著教育教學活動逐漸形成的，屬于第一手資料。高校發展的相關材料、優秀教師事跡報告、工作總結等，均是教育教學的依據與經驗。三是檔案還是高校文化的組成部分。正是基于檔案的極端重要性，中國人民大學馮惠玲教授提出了“信息資源綜合貢獻力”思想。提升檔案服務水平，發揮檔案工作對學校發展的貢獻力，要求高校檔案工作的落腳點必須放在服務學校中心、服務教學、服務科研、服務師生等各個方面，形成檔案管理工作與學校整體發展的良性互動。

二、檔案管理規范化建設的保障措施

（一）提高認識，強化檔案工作的全員意識

提升高校檔案工作水平，首先要加強對高校檔案工作重要性的認識，堅決摒棄檔案工作僅僅是資料記載和收集的傳統認識，確立起檔案工作重要地位。其次，要構建完善的管理體系，建立健全檔案管理隊伍和檔案管理體制。三是加強宣傳，提高全體教職工的檔案意識。教育教職工樹立檔案意識，自主維護檔案的完整性和安全性。

（二）創新發展，建立服務型檔案管理新模式

傳統的檔案管理模式，注重的是收集、保管和收藏檔案資料，是一種被動式管理方式。要最大限度開發和利用檔案信息，必須建立開放式、服務型的檔案管理模式，樹立以用戶為中心的服務理念，以服務學校發展、服務師生需求和服務經濟建設為宗旨，不斷改進和優化傳統服務模式，建立服務型檔案管理新模式。

（三）開放互動，努力打造“互聯網+”的檔案服務新平臺

高校檔案屬于社會整體檔案管理中的一個子系統，時刻都處于社會資源、經濟及信息的相互交流之中。高校檔案管理必須要打破封閉僵化的框架，逐漸走向靈活開放的格局，運用“互聯網+”技術手段，建立檔案管理的信息化與網絡化平臺，逐步在高校與社會間形成全方位、立體化的信息共享機制。

（四）加大投入，推進檔案管理信息化建設進程

檔案信息化建設內容主要包括三個方面，即檔案建設標準化，檔案存儲數字化和檔案服務網絡化。檔案建設標準化要求檔案管理部門要配備現代化多媒體硬件設備，以多媒體技術應用支持檔案的信息化。檔案存儲數字化需要將傳統的手動操作歸檔到現代操作，實現傳統載體文件檔案數字化。檔案服務的網絡化必須依托互聯網平臺及管理軟件實現資源的開發利用和共享。沒有一定的財力物力和人力投入，檔案信息化建設無法實現。

（五）提高素質，加強檔案管理專業隊伍建設

要從政治覺悟、業務能力、專業素養和職業道德四個方面，全面加強檔案管理隊伍建設，努力打造一支具有良好思政素質，樂于奉獻品質，擁有崇高敬業精神，掌握現代技術手段的專業化檔案管理隊伍。