集中采購物資結算風險防控策略和措施研究

冼燕嫻

摘要：目前我國社會政府集中采購物資過程中具有流程多、采購金額大以及物資采購與實際使用相分離的特點，在這個過程中物資風險最為突出的要數物資結算。本文將詳細闡述物資采購供應鏈的全過程各環節對物資合同結算以及參與項目中各方面的因素對物資結算產生的風險，并針對各種風險選擇相應措施進行應對。

關鍵詞：集中采購物資;結算風險防控;采購績效

集中采購能夠降低企業的生產成本，達到合理配置資源的目的。但是集中采購過程復雜，極易受到某些因素的影響，另外，企業的采購和實際應用處于相對分離的狀態，企業沒有設置相應的獎勵機制，負責采購的人員工作積極性不高，采購工作成效較低。一般來說，企業集中采購物資時涉及的金額較為龐大，一旦結算過程發生風險就會給企業帶來非常嚴重的損失。站在集中采購合同環節來看，采購風險主要來源于招標過程的前后階段以及執行合同內容時所有涉及到的企業自身所存在的風險因素，而這些風險因素都會在很大程度上影響企業的采購工作效果，并妨礙結算工作的準確性。另外，結算環節本身存在的因素也會對資金支付操作產生較大的風險，對結算工作的績效指標產生影響，讓企業的利益受到損害，對企業的資金安全帶來威脅，會阻礙企業項目的正常運行。

一、集中采購物資合同結算風險類型

仔細分析集中采購合同結算關鍵要素以及相關環節可能存在的風險，做到知己知彼，有效預防和防范。

（一）采購預算管理

若采購預算不足，會對后期采購資金以及簽訂合同存在較大影響。

（二）采購招標

第一，企業應當根基采購物資的情況制定完善的招標文件，并明確合同內容，若內容不清，合同簽訂后條款的履行以及資金結算就可能缺少相關的依據;第二，招標文件所用的合同模板有誤，合同中某些重要的條款與此次物資的采購方式相悖;第三，招標采購標包在設置過程中存在漏洞，簽訂的合同與招標文件中設置的支付比例不符，對后續合同的簽訂和結算產生不良影響。

（三）合同簽訂、變更以及解除合同

首先，未能清晰理解招標合同中的條款說明或者是因為某些外來因素，導致雙方不能依據招標的結果簽署合同，又或者是合同在制定過程中某些物資的信息表義不明，進而阻礙后來雙方履行合同內容以及資金結算;其次，合同變更和解除時處理手續有誤，缺少相關的材料證明可能會影響后期的資金支付，對合同內容引起糾紛，對企業項目資金的安全產生不利的影響，一旦處理不及時就會引來供應商的投訴，產生法律風險，更為嚴重的是引發社會輿論。

（四）合同履約管理

合同履約管理過程中的風險來源于五方面。第一，制定的物資供應計劃，供貨時間過緊，供貨商無法及時供應物資，極易產生矛盾，對后期合同結算工作帶來困難;第二，項目單位可能因為各種因素延遲圖紙確認時間，比如項目受阻工等，供貨商無法對工廠實施排產計劃，很可能影響供貨時間、數量以及后期的結算工作;第三方，供貨商沒有按照合同約定的時間送貨;第四，接受物資的單位忽視了驗收工作的重要性，沒有根據合同條款以及實際需求對物資驗收，也沒有相應的記錄，無法為后期的貨款結算工作提供依據;第五，正處于驗收物資質量問題約談、懲處期間，索賠金額依據支撐材料不足或存在爭議，企業內部業務脫節或信息不對稱，導致未能及時對供應款項的暫停支付;第六，投運單或質保單支付申請不符合合同的約定，阻礙了相應資金的支付。

（五）資金支付管理

資金支付管理活動中的風險主要來源于四方面。第一，由于工作人員的失誤，對不符合申請條件的訂單進行付款操作或者是具備條件的訂單未能及時付款;第二，資金支付環節以及數據報送環節出現偏差，可能無法在約定時間內向供應商付款;第三，支付資金時賬目出錯;第四，由于供應商銀行賬戶在匯款期間發生變動卻未及時向企業遞交更改的信息，導致供應商無法及時收到匯款。

（六）履約保證金與發票管理風險

企業在管理保證金和發票的過程中可能因為各種因素的侵擾從而產生風險，經過相關分析與研究后發現，其風險主要來自以下幾方面：一是供應商所持保函存在問題，不滿足相關要求;二是保函在履約期間已經超過最后期限;三是部分合同供應商得到的預付款遠超其按規定繳納的成本，減少了對供應商的限制;四是供應商提供的發票信息有誤，比如銀行信息、稅號等信息與簽訂合同時登記的信息存在出入，致使企業匯款不成功，無法在當月內完成匯款工作。

二、主要措施

（一）構建完善的制度

對采購結算過程中可能出現的風險進行深入分析，并在相關討論下構建有效的信息收集制度;建立完善的風險評估制度，評估各種因素的風險對企業產生的影響;對影響較為嚴重的突發事件制定相應的應急方案;針對結算風險建立相應的監督機制，對合同結算工作進行長效管理;明確結算工作的任務和要求，防止因為人為原因出現失誤。

（二）加強物資采購管理與預算管理的有效融合

預算的擬定首先要對從前的招標結果進行分析，然后認真考察目前的市場行情，最后兩相結合預估物資金額，在招標需求審核過程中，對預估價格以及相關事項進行嚴格地審核，避免預算超支;另外如果預算超出單位設定的范圍，應當及時向公司財務部門進行申請，并及時調整和完善最初的招標計劃。企業應當最大限度地降低合同并及時簽訂產生的影響;與此同時加強企業各部門之間的聯系和溝通，及時應對此期間存在的風險。

（三）細化招標文件中履約內容

在合同中明確規定物資供應商到現場交貨應具備的條件，明確告知物資供應商具體的交貨的時間，盡可能避免延期交貨的可能性，降低貨物無法及時上交為雙方產生的風險;另外企業在細化招標文件中的內容時應當選擇合理的招標模板，與此同時對合同中的授標比例進行相應的調整和改善。

（四）規范合同簽訂等相關內容

企業與供應商雙方簽訂的合同必須合乎相關規定，仔細研讀合同內容，加深對合同內容的理解;物資采購中重要的信息必須在合同中有所體現，這也是日后履行約定以及結算工作中必備的依據;如果需要對合同進行變更處理，如及技術變更單等，雙方必須簽署補充合約;若要解除合同，則需要涉及的所有部門共同處理，并了解解除合同的原因以及雙方履行的責任等進行嚴格的審查，為解除合同提供有力的數據支撐。

（五）加強合同管理

企業單位應當建立合理的計劃，并按照實際的工程建設需要，向企業的物資部分提交供貨申請計劃書，然后物資部門會與供應商根據提出的供貨需求和時間，從而制定出一個詳細的采購方案;另外應當加強企業與供應商之間的緊密聯系，隨時掌握工程的實施進度;與此同時，對合同實施期間出現的各種問題，物資部門應當本著主動處理的原則對相關問題進行及時處理，督促相關方盡快履行合同中規定的各項工作;項目建設單位以及運行單位要根據合同中的相關規定分別維護投運信息以及質保信息，并簽署相關單據。

（六）應用信息技術保障物資合同結算的規范性

移動信息技術的有效應用有利于開展信息反饋通道，建立統一平臺，完善業務功能處理能力，通過對高風險業務的提醒、限制功能完善，加強制度執行，切實加強高風險業務管控，杜絕人為因素，避免員工管理不到位、狀態不佳，工作不嚴謹不盡責，疏忽對供應鏈上下游，企業內外部使用單位，供應商不良行為的約束和管控，導致企業資金錯付、漏付、多付或超期支付的風險。

搭建物資系統與財務系統、營銷、基建（生產運行）系統信息融合統一平臺，引入企業資源管理ERP、MRPII核心理念，實現“5流合一”（物流、資金流、信息流、增值流、工作流）。

1.超概算的提前預警提示、啟動預算調整。項目需求上報環節與設計概算金額、預算劃撥進行系統匹配，否則，提出提醒，啟動預算調整流程，同步開展招標采購-合同簽訂-履約流程?？s短超概調整的空耗時間，減少協調成本，反復核查工作量。

2.完善物流寶--現場到貨APP功能。避免手工填制驗收單、入庫單產生的錯漏，及時掌握收貨的進度，加快后續物資結算方面的工作。

3.全面實現物資款暫停、恢復功能自動控制。物資入庫后，履約專責人員通過電商平臺提供合同項目履約跟蹤環節、完善結算支付與供應商交互業務流程推送功能，如發送供貨函、結算函，索賠提醒、限制結算公告等;同時，供應商提交物資款結算申請，發票登記環節，錄入合同、項目名稱、項目編號等各系統唯一對應信息時，根據系統的履約事件、不良行為模塊的記錄進行匹配提醒、限制;待整改完成或懲處期限后，自動解除限制，恢復支付業務。

4.質保金的支付條件自動檢索。質保金申請支付在信息系統中設置固定的審批流程，如此一來，只要在系統中輸入審批信息，便能對審批流程進行自動判斷，避免外在因素影響審批流程;與此同時，在系統輸入質保單、結算單的物資供應合同、項目名稱、編號等關鍵信息，自動關聯該供應商期間的不良行為、運行評價、懲處信息，能夠在很大程度上避免因業務信息不對稱而產生的數據錯誤。

（七）加強履約保障金和發票提交管理

對供應商提交的保函以及發票嚴格檢驗;檢查供應商提交的銀行信息，若不符合要求，需要其重新遞交信息;針對部分合同預付款金額大于履約保證金的情況，必須對模板中的重要條款進行針對性的修正;若發票存在問題，財務人員需要將問題發票返回至供應商，并要求其提供正確的發票信息;若登記系統中稅號信息需要更改，供應商應當及時到屋子部門更改稅號信息。

（八）提升相關業務人員的能力

在企業內對相關人員進行定期培訓，以提升他們的專業能力和綜合素質，并在培訓后進行統一考核，檢查工作人員培訓理論與技能的培訓效果;若在日常工作中存在人員調配現象，需要原工作人員與對接人做好對接，并對交接的內容進行記錄。提升人才的綜合素質是促進企業快速發展的重要手段和措施，能夠有效解決企業存在的人才缺口。

三、結束語

由于某些因素的影響，物資結算過程中可能出現各種風險，一旦風險出現，會給企業帶來較大的經濟損失，所以企業物資部門必須仔細分析風險的來源，并制定相應的解決策略和措施，建立應對方案，解決風險帶來的安全隱患。

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