淺論加強實物檔案管理工作的策略

王乙然

【摘要】實物檔案自被廣大檔案工作者認同以來，已發(fā)展成為檔案的一個分支，成為檔案建設的一個重要方面。本文從我國實物檔案的實際情況出發(fā)，對實物檔案管理中應解決的主要問題和應采取的措施進行分析和探討。

【關鍵詞】加強;實物檔案;管理工作;策略

“實物檔案”主要是指以物質(zhì)實體為載體，載體本身承載著較為豐富的隱性信息且具有保存價值的一類實物。與通常意義的檔案相比，實物檔案都是不同形狀的物品。

針對實物檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，筆者認為應當采取以下策略。

一、加強理論研究，提高對管理的認識

任何事業(yè)的發(fā)展都需要有一套相對完整的理論體系和研究方法。現(xiàn)今實物檔案管理混亂的一個很大原因是實物檔案理論體系和理論研究不足，沒有理論的指導很大程度上阻礙了實物檔案管理的科學化和規(guī)范化。上個世紀90年代我國檔案界曾經(jīng)對實物檔案有過一定的討論，但是沒有形成一套能被大家一致認可的實物檔案理論，也沒有形成相應的實物檔管理的方式方法。理論來源于實踐，加強實物檔案理論研究，需要各個方面檔案工作者的努力。目前，實物檔案的相關管理工作得到了一定的發(fā)展，各個檔案學者和檔案館應當將自己在實物檔案的管理中取得的經(jīng)驗和檔案理論相結合，對實物檔案再進行一次大討論，由此來引發(fā)檔案學者和廣大一線檔案工作人員對實物檔案理論的關注和研究，從而進一步形成一套實物檔案的理論體系，進而提高人們對實物檔案的認識和管理水平。

實物檔案是從一個側(cè)面直接反映本單位的發(fā)展軌跡，記錄本單位歷史的檔案，具有很高的利用和參考價值，對本單位來說十分重要。要將實物檔案管理好就必須要求檔案工作者提高自己對于實物檔案的認識，將實物檔案與文書檔案同等看待和管理。在現(xiàn)階段實物檔案管理理論和相應規(guī)章缺乏的條件下，檔案人員對于實物檔案管理的認識程度是決定實物檔案管理水平高低的關鍵。在我國檔案管理采取“局館合一”制度的條件下，上級單位如能夠?qū)嵨餀n案的管理列入對下級檔案局（館）的考查范圍，一定能夠引起檔案人員對于實物檔案管理的重視。

二、規(guī)范實物檔案的管理，建章立制

完善的制度是所有管理工作的基礎，實物檔案也同其他類型的檔案一樣，對其管理也需要相應的標準和管理制度。毫無疑問，一套適合本單位的實物檔案管理制度能夠讓檔案工作人員更好地收集和保存實物檔案，提高工作效率。規(guī)范實物檔案的管理，建立適合本單位的實物檔案管理制度可以從以下幾點著手：

（一）實物檔案的歸檔保管不僅僅是檔案部門的事情，它還涉及本單位各個實物檔案形成部門。在目前我國還沒有對實物檔案管理出臺統(tǒng)一的、規(guī)范性文件的前提下，各個檔案部門要根據(jù)自身情況，對制定適合本單位的實物檔案管理規(guī)范和制度等情況做充分調(diào)查，還應當盡量多征求實物檔案形成部門的意見，統(tǒng)籌兼顧，盡量保證所制定的實物檔案管理制度適合本單位實物檔案的實際。

（二）制定切實可行的實物檔案歸檔制度。歸檔制度是實物檔案管理的重點，由于實物檔案的特殊性，在制定實物檔案的歸檔制度時必須明確歸檔類別和范圍。實物檔案大多為各個部門的榮譽性證書，所以在制定歸檔制度時應注意與各部門協(xié)調(diào)確定歸檔時間，防止因歸檔時間的模糊導致實物檔案收集困難。

（三）明確責任與義務，將管理落到實處。實物檔案的收集整理需要檔案部門與實物檔案形成部門協(xié)調(diào)溝通，共同完成，所以在建立實物檔案管理制度時需要明確各部門的責任，對實物檔案的管理必須明確專人抓緊抓好，防止各個部門推諉扯皮。

（四）制定相應管理行為規(guī)范，建立監(jiān)督和獎懲機制。目前實物檔案收集整理等管理制度處于放任自流的狀態(tài)，相應的管理行為規(guī)范和監(jiān)督獎懲機制是確保實物檔案管理制度得到貫徹執(zhí)行的前提。

三、加強對實物檔案管理工作的檢查指導

實物檔案不同于傳統(tǒng)的文書檔案，對實物檔案的管理有其特殊性。在當前我國實物檔案管理水平普遍不高、各個管理環(huán)節(jié)還不規(guī)范的的情況下，檔案主管部門對實物檔案管理的檢查和指導必不可少。

對于實物檔案管理的檢查和指導應當與文書檔案管理的檢查和指導有所區(qū)別。由于實物檔案的管理沒有統(tǒng)一的標準和制度，現(xiàn)階段各個單位所執(zhí)行的實物檔案管理制度要么是本單位自行制定的，要么是上級檔案主管部門所指定的統(tǒng)一的實物檔案管理制度。作為檔案主管部門，加強實物檔案管理工作的檢查和指導重點在于檢查下級檔案部門的實物檔案管理制度是否落到實處，是否符合檔案部門的實際情況。

另外，由于實物檔案材料的特殊性，對實物檔案的管理往往會涉及一些檔案保護技術，檔案主管部門應當適時開展實物檔案管理知識業(yè)務培訓，提高基層單位檔案工作人員的管理水平。同時針對實際情況制定或完善實物檔案保管制度，真正讓實物檔案管理成為各個檔案部門的日常工作。

四、培養(yǎng)實物檔案管理人才，提升實物檔案管理人員素質(zhì)

任何管理都需要相應的人才隊伍，不管實物檔案管理制度有多完善，最終對于實物檔案的管理還得落實到普通的檔案工作者身上。作為實物檔案管理制度的執(zhí)行者和實物檔案的直接管理者，檔案工作者的業(yè)務素質(zhì)和管理水平直接決定了實物檔案的保管水平。

（一）增加實物檔案管理相關課程。作為檔案人才輸送地的各大高校和檔案專業(yè)學校應當在課程之中加入實物檔案管理的相關課程，在實踐中適當添加實物檔案管理的內(nèi)容，培養(yǎng)學生的實物檔案保管意識。

（二）強化管理意識，提升理論水平。作為實物檔案管理制度的制定者和下級檔案部門的業(yè)務指導者，檔案主管部門的實物檔案主管人員要強化自己對實物檔案的管理意識，熟悉與實物檔案有關的理論，關注實物檔案的最新進展，多借鑒其他地區(qū)實物檔案管理經(jīng)驗，提升自己的理論水平，加強對所屬下級檔案單位的培訓和指導，建立起實物檔案管理的人才儲備。

（三）提高保護意識，執(zhí)行管理制度。作為實物檔案的直接管理者，各檔案館（室）的檔案管理者要提高自己對實物檔案的保護意識，嚴格執(zhí)行實物檔案管理制度，對實物檔案與其他檔案同等看待。同時，要通過組織學習等方式提升自己的業(yè)務水平，在相關理論知識缺乏的情況下將本單位對其他類型檔案的管理經(jīng)驗與對實物檔案的管理相結合，積極探索適合本單位的實物檔案管理模式。

五、創(chuàng)新方式，加強實物檔案資源的開發(fā)利用

目前我國大部分檔案部門對實物檔案的利用明顯不足，僅有的利用模式也比較單一。為了有效利用實物檔案，開發(fā)實物檔案的價值，有些措施必不可少。

（一）要全面分析所藏實物檔案的價值，擬定好館藏實物的開發(fā)利用方案，對實物檔案價值的開發(fā)方式、利用程序等做好規(guī)定。由于實物檔案往往體積較大，材料也較復雜，所以對于實物檔案的開發(fā)利用應當注意各方面的問題。一個實物檔案開發(fā)計劃對于實物檔案的開發(fā)利用能起到一個行為準則的作用，避免沒有規(guī)劃的利用對實物檔案造成損害。

（二）要將實物檔案的開發(fā)利用與對其他類型檔案的價值開發(fā)結合起來。在目前我國檔案部門的工作中心為文書檔案管理的前提下，任何單獨的實物檔案資源的開發(fā)利用在利用者面前都缺乏必要的說服力和可信度。在具體的操作上可以采取將實物檔案與對應的文書檔案或聲像檔案制成專題共同開發(fā)、對實物檔案進行展覽時輔以能對該實物檔案進行佐證的文書檔案等方式，這樣不僅可以增強實物檔案的說服力，同時也在一定程度上實現(xiàn)了對其他檔案的利用。

（三）要創(chuàng)新實物檔案的利用方式。作為新時期的檔案館（室），在實物檔案利用方面需要積極發(fā)揮主觀能動性，主動為單位和社會提供實物檔案查找利用服務。檔案館應當不定期開放陳列室，供大家參觀，除傳統(tǒng)的實物檔案展覽方式外，也可針對本單位情況對一些檔案價值和社會關注度比較高的實物檔案進行復制后加以宣傳或出售。檔案部門在提供傳統(tǒng)利用的同時，要充分利用數(shù)字技術，逐步實現(xiàn)實物檔案的網(wǎng)上利用。

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