中學檔案管理人員的素養提升

李真

摘要：檔案在實際生活中發揮著非常重要的作用。其是一種重要的記錄形式，在人們各種社交活動中具備重要的保存價值。在中學檔案的管理中，檔案工作所體現的作用更多集中在記錄過去教育活動中教師和學生教學生活所形成的清晰完整信息。簡而言之，它是對學校教師和學生過去教學生活的總結。然而，隨著社會的不斷發展和進步，教育檔案和學生檔案變得越來越多樣化，采用以往傳統檔案管理方式難以有效做好檔案管理。如今大數據時代來臨，中學更需要為檔案工作創建新的管理計劃，由此培訓出高素養水平的檔案管理人員。

關鍵詞：中學? ?檔案管理人員? ?素養提升

現代社會不斷進步與完善，各行各業的工作人員都面臨來自社會淘汰的壓力。對于中學檔案管理人員而言，其工作的開展面臨更高的要求，因此中學檔案管理人員的專業素養亟待提升。這就必須大力改善檔案管理人員的工作態度和質量，具體需要我們因此緊跟時代發展步伐，勇于改革創新，由此邁入全新時代。中學檔案管理是學校當中不可或缺的重要工作內容。因此參與這項工作的檔案管理人員不但要求具備相應的學術背景，還需要一定的素養及能力，這樣才能切實保證我國中學檔案管理事業健康發展。

一、中學檔案本身特點

中學檔案在內容和類別上較為豐富，其不僅具備一般性質的檔案內容，同時還具有相應的特殊性。具體表現為以下方面：（1）檔案的內容復雜。中學屬于教育事業發展的關鍵階段。盡管中學檔案的內容結構主要由三大板塊構成，但是在板塊下面又直接劃分為多種不同的小類目，比如專業檔案，此類檔案在內容上具體包含教師工作計劃、課程教學經驗總結、教師教案記錄、優秀教學過程展示、校務工作登記、學生基本信息、學生情況統計表以及學校組織實踐活動的記錄等。因此，中學檔案管理工作面臨許多困難。（2）檔案的來源分散。中學檔案的形成，一般源于上級單位、校內教學記錄材料和管理部門生成文件以及老師和學生信息記錄等。其中源于上級單位的檔案內容占據中學檔案的極少數。此類檔案內容經過詳細的比較，可知其手續較為完整與期權，在實際操作上更加容易進行查閱使用。通常在校內教育管理部門及相應師生所提供的檔案，其在中學檔案當中占據絕大比例，能夠直觀反映學校實際變化情況。然而，此類檔案并未接受嚴格審核和登記，因而最終加劇了檔案管理難度。（3）多樣的材料和格式。中學檔案不僅僅是紙質檔案類型，其更多還表現為影像、幻燈片、錄音和實物檔案等。因此，此類檔案材料格式多樣的檔案，在使用上核查工作非常困難。

二、中學檔案管理人員素養提升的作用

在當今的大數據時代，對中學檔案進行更有效、更科學的管理是時代發展的必然。如果我們想要更好地發展中學教育，我們必須放棄以前對中學檔案分類管理的方法。傳統的檔案管理多是使用紙制品來實現，排序文件時的記錄工作也大多由非專業人員手動完成。這種管理方法效率很低，處理起來消耗的時間很長，總結也非常困難，容易出錯，并且檔案文件經常丟失。在新形勢下，這種情況對中學檔案事業的發展非常有害。此外，我們都知道，中學教育的開展屬于為國家注入新鮮血液的重要教育基地之一。這種非科學的歸檔方法只會浪費國家資源，最終將嚴重阻礙中學檔案的發展。在我國中學檔案管理工作中，如果檔案管理安排專業、高素養的人員進行管理，提供先進的科學管理方案，中學檔案的信息化建設將由此變得更加方便與快捷，檔案管理工作的發展速度也將由此變得越來越迅速。與此同時，文件管理過程變得越來越透明，允許學生在任何情況下進行監督，這對每個學生的成長都是公平的。

三、當前中學檔案管理人員素養低的成因

（一）中學檔案管理人員本身專業不足

如今，在大多數中學檔案館運營當中，內部員工幾乎都是老員工。雖然他們在檔案管理工作方面擁有豐富的經驗，但在如今的大數據時代背景下，其明顯缺乏關于計算機和互聯網方面的專業知識，對計算機與互聯網的使用仍然不夠熟練;其次，大多數年輕人現在不愿意在檔案館工作，因為他們認為這項工作很無聊，而且在專業要求方面明顯偏低。這就從根本上導致了中學檔案管理水平嚴重偏低，整個過程沒有專業技術的支持，因而致使信息化建設自然難以取得相應的成效。當員工管理中學檔案時，他們多數都無法擺脫傳統的文件管理方法，或者他們只能使用一些簡單的技術來分類和管理文件，最終導致中學檔案管理工作效率趨于低下。

（二）缺乏明確的人員管理制度

如今，絕大多數中學都充分認識到需要改革內部檔案管理工作，但多數都明顯缺乏科學、有效的管理制度。由此可見，中學的領導者首先缺乏正確的認知理念。由于中學檔案管理工作本身屬于一項非常復雜的工作任務類型。 檔案有很多種類，檔案數量巨大，如果缺乏相應的管理制度，則中學檔案管理信息化發展將是一項不可能完成的任務。另一方面，在大數據時代，沒有可用于建立中學檔案信息化的參考信息，因而使得中學檔案管理信息化難以持續進行。

（三）檔案管理人員電子檔案能力不足

在當今信息時代發展背景下，有許多人通過抄襲信息資源來實現其賺錢的目的，特別是學生的信息具有非常重要的利用價值。因此，這種現象的泛濫存在，直接給中學檔案管理帶來了很大的困難。主要是由于大多數中學檔案管理人員都不精通電子檔案管理設備的使用方法，因此其并不能有效保護檔案，這就導致一些不法分子很容易成功突破檔案防火墻，在復制檔案內容之后，在此基礎上進行非法售賣，此類學生的基本檔案信息一旦泄露，必然將由此造成巨大損失。此類問題的產生，絕大多數中學都無法采取及時有效的補救舉措。

四、解決中學檔案管理人員綜合素質較低的方法

（一）提升檔案管理人員本身專業水平

在當今先進的電子信息時代下，中學必須做的第一件事就是保持中學檔案管理工作應當緊隨時代發展步伐。具體要求為老員工提供專業培訓，更多的是為他們制定嚴謹的培訓計劃，以此來切實有效地改善和提升管理人員。專業技術技能基本上可以使用計算機和移動網絡來實現檔案信息化的建設。同時，中學領導者還應制定獎勵和懲罰制度，以提高員工的工作效率，并在檔案室培訓和招聘一些專業人員。 信息化建立強有力地確保它吸收一些年輕的新鮮血液，由此來提高檔案管理操作的整體效率。

（二）制定科學人員管理制度

通常科學的管理制度在中學檔案信息化建設中發揮著重要作用。首先，它可以計劃員工的工作任務內容。 其次，它可以有效地克服中學檔案管理工作的復雜性特點，使員工的工作井井有條，趨于科學、合理化安排。 同時，中學領導可以運用其他學校的成功經驗，抓住其成功的本質，剔除自身糟粕，根據檔案機構的特點，制定科學合理的管理制度。

（三）提高檔案管理人員的專業素養

中學檔案管理人員不僅僅服務于中學，其同時也是為國家服務的工作人員，因此要求其必須具備專業的素養。首先要求應當具備正確的政治態度，要求忠于黨的領導。并且，還要求具備最為基本道德素養水平，由此才能切實保證與維護中學教育中每位學生和教師的隱私安全。整個過程要求應當嚴格遵守我國法律政策，具體嚴厲杜絕違法的事情，因為中學檔案管理工作涉及大量教師和學生未來的發展。所以，中學領導在選擇相應的檔案管理工作人員時，要求其必須具備相應的專業素養。

五、提升中學檔案管理人員素養的建議

（一）培養專業的檔案人才

具體要求檔案工作人員應具備相對較高的政治素質、專業素質、智慧、能力的綜合體現。檔案工作者應具備足夠的基礎知識、專業知識，廣博多樣化的知識等。在檔案管理過程當中深入研究主題知識，由此不斷提升檔案內容質量，這就需要擴大檔案人員視野、增加他們的知識，以實現檔案業務水平的提升。

（二）將檔案工作納入中學發展計劃

學校檔案館為現代學校從事學校教育、日常管理以及其他各項教育工作開展。要想成為一名合格的當代學校檔案工作者，就應該學習學校檔案工作，學校檔案以及學校建設對學校建設的影響。積極參與學校建設和學校建設的方式可以使學校檔案適應學校建設和發展的需要，而不會拖延學校建設的步伐。

（三）增強檔案業務專研

學校加強研究，提高學校檔案管理水平，加強理論研究和業務培訓，不斷提高理論知識和理論素養、拓寬思路、拓寬視野、創新思路并獲得新的想法。檔案的創建和管理遵循課程改革，始終適應課程改革研究，如何提高信息管理水平，提高管理水平，如何利用檔案管理促進學校發展，服務學校管理工作開展，為學生和教育教學提供更準確，更快速，更可靠的服務內容。

六、結語

綜上所述，在當今大數據時代下，中學檔案管理人員必須具備相應的專業素養，在此基礎上熟練掌握電子檔案操控方法，同時應當切實保證學校各類檔案的安全性。要有效利用時代發展特性，結合先進的科技產物，給中學檔案管理工作提供更好、更科學的管理方式。

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（作者單位：山東省北鎮中學）