試論運輸管理部門開發利用檔案信息資源的對策

王雪芬

（汪清縣交通運輸管理所，吉林 汪清 133200）

引言

運用現代信息技術傳遞檔案信息，是運輸管理部門開發利用檔案信息資源的主要途徑。因此，運輸管理部門要加大計算機和網絡技術的運用，實現檔案信息開發利用全程現代化，為共享檔案信息資源打下基礎。

一、運輸管理部門開發利用檔案信息資源現狀

（一）工作效率不高

在我國很長一段時間里，檔案事業的工作都是以集中管理和保護為主要工作內容的，但是隨著運輸管理部門對檔案信息資源的需求不斷增長，使得運輸管理部門中當前的檔案信息開發利用狀態效率不高，不能提升部門的競爭力。根據對運輸管理部門的數據統計，運輸管理部門利用檔案信息資源的比率不足50%，而平均使用檔案信息資源的比率不足20%，說明在當前的運輸管理部門實際工作中，檔案信息資源存在一定的滯后性。

（二）檔案信息資源共享性不足

隨著運輸管理部門傳統的管理體制逐漸向開發主動發展，現時期的檔案管理工作需要轉變傳統觀念，樹立為運輸業務服務的理念。但是，出于傳統封閉意識的影響，使部分管理人員對檔案開發、使用范圍、調取手段等了解不足，特別是在當前互聯網信息技術應用不足的條件下，更是影響了檔案信息資源的利用效率，進而阻礙了檔案信息資源的共享性。

二、開發利用檔案信息資源的對策

（一）建立健全完善的運輸檔案制度

檔案信息的管理是運輸管理部門工作中重要的組成部分，想要最大程度的對檔案信息資源進行開發就用，就需要建立健全完善的運輸檔案制度，做到管理的統一和規劃，制定相應的工作目標和方法，從而將檔案信息的管理工作落到實處。首先要改變檔案信息的管理方式，采取集中管理的對策。由于以往運輸管理部門對于檔案的管理過于分散，無法有效利用檔案信息，而且還存在保存不當的問題，導致檔案出現遺失的情況。所以要建立綜合的檔案管理室，將檔案進行集中管理，分卷分宗后集中保存，這樣可以大大提高檔案信息的有效使用，實現使用的規范化。其次，要加強監督管理工作。嚴謹的監督管理工作，可以有效提升檔案信息資源的利用率，通過制定一系列的規定，來規范運輸管理部門的檔案信息的開發利用，加強檔案信息的統一管理。另外，還要加強對運輸部門檔案管理開發的資金投入。隨著技術的更新和升級，檔案信息資源變得更加專業化，所有要求運輸管理部門需要加大對檔案信息資源開發的資金投入，提升信息技術的先進性，從而更加直接、快速的使用檔案信息資源，提升工作效率，實現檔案信息資源的網上管理。

（二）探索運輸檔案信息資源有效利用和共享

積極、主動運用現代信息技術，全面地傳遞檔案信息，是開發利用檔案信息的主要途徑，是高質量快速進行檔案信息資源開發的重要手段。運輸管理部門要使計算機進入檔案信息開發利用領域，加大計算機和網絡技術的運用，使檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，實現檔案信息開發利用全程現代化。創造性地開發檔案信息資源，實現運輸檔案信息的有效利用和共享，讓檔案工作更好地服務運輸管理，服務人民群眾。一是變被動服務為主動服務。檔案人員應該主動地適應利用者的需要，通過對道路交通運輸檔案資料利用的可能性進行分析和預測，以積極主動的服務方式實現檔案利用的提高。二是參與服務和跟蹤服務。檔案人員要總結、歸納和分析各種數據的利用效果，從中發現問題，找出規律，做好追蹤服務。追蹤檔案開發利用工作到底在哪些方面提供了服務，解決了什么問題，取得了哪些社會效益和經濟效益，以及在開發利用工作中存在的薄弱環節和不足之處，為提高檔案利用率提供依據。三是要做好宣傳工作。讓領導和同志熟悉和了解單位有哪些運輸管理檔案，了解利用有關檔案信息情況的內容、范圍、途徑和方法。四是服務視角要周全。要根據各業務部門的工作職能、職責、性質、特點，主動發揮自身特有的優勢，把實現運輸檔案信息資源有效利用和共享作為檔案工作的出發點和落腳點，努力實現運輸管理檔案資源全文數據庫建設，全面完成運輸管理檔案資源體系、利用體系和安全體系建設，確保運輸管理檔案及時服務社會，最大限度地滿足老百姓最關心、最直接、最現實切身利益的需要，為他們提供更加方便、準確、快捷、高效的服務。

（三）加強管理服務意識

通過將先進的技術運用到檔案管理工作當中，使得運輸管理部門的工作效率大大提升，動作質量也有了加強，能夠更好的提供服務工作，為運輸事業的發展和阿全提供了充分的保障。運輸管理部門不僅僅要在時間設施上實現提升，還要主動加強內在意識，主動的迎合群眾的實際需求，對檔案信息資源進行分類管理，加強服務意識。另外，檔案管理工作人員要及時將分析的數據進行總結，根據實際存在的問題進行解決，這不僅可以提升部門的業務能力，也可以提升運輸部門的工作效率。同時要不斷對服務意識進行轉變，鞏固信息技術給檔案信息資源管理帶來的積極作用。運輸管理部門可以采取宣傳工作，來提升對檔案管理工作的重視程度。這樣既可以充分利用檔案信息資源的優勢，同時還能不斷加強對運輸管理部門中檔案信息資源的開發利用，完善制度規劃，從而滿足實際工作需求。

結語

檔案信息資源對于運輸管理部門來說，發揮著十分重要的作用，運輸管理部門對于檔案信息的開發利用，是檔案管理工作的重要目的和量化指標。因此運輸管理部門應當轉變傳統的思想觀念，加強對檔案信息資源開發利用工作的重視程度，不斷探索更加有效的使用方法，使工作更加精準。簡潔，提升運輸管理部門的工作效率，為其他部門提供更加優質高效的服務。