基于互聯(lián)網技術的智能化檔案管理

張慶

（黑龍江省綏棱縣勞動人事爭議仲裁院，黑龍江 綏棱 152200）

一、前言

物聯(lián)網主要是指物物之間相連的互聯(lián)網，物聯(lián)網以互聯(lián)網為基礎和核心，主要利用智能感知、識別技術等實現(xiàn)物與物之間的連接。近年來出現(xiàn)的物聯(lián)網技術為檔案智能化管理提供了有利技術條件，檔案管理部門在物聯(lián)網時代應利用物聯(lián)網技術推進實施檔案管理智能化，對于提高檔案管理的現(xiàn)代化水平及管理效率都具有非常重要的作用。

二、軟硬件配備水平的提高應采用物聯(lián)網技術

傳統(tǒng)檔案管理通常受到實體建筑和不斷累加設備的制約，時間、空間等因素對檔案管理和使用都造成了一定限制。另外，很多企事業(yè)單位在檔案管理中，因財力不足所限，在檔案管理中都未設置專項基金，缺乏齊全的檔案庫房建設、計算機基礎設施配備，檔案管理軟件不具有較高的研發(fā)使用水平。近年來出現(xiàn)的物聯(lián)網技術，為采用該技術建設新型智能化檔案庫房、提高軟硬件水平創(chuàng)造了有利條件。因此，在檔案管理中企事業(yè)單位應加大投入人力、物力和財力，將現(xiàn)有資源與檔案庫房設備有效整合，檔案庫房建設現(xiàn)代化，購置信息設備，使檔案管理提高智能化水平。感知層、應用層及網絡層構成了物聯(lián)網技術體系，物聯(lián)網技術涵蓋射頻識別、傳感器、網絡通信及數(shù)據(jù)處理融合等多種技術。

三、檔案自動化生成及管理的實現(xiàn)可采用物聯(lián)網技術

企事業(yè)單位檔案管理在物聯(lián)網時代已將傳統(tǒng)手工方式徹底擺脫，在生成檔案的方式上產生了很大變化。在收集、生成及管理檔案過程中，物聯(lián)網技術主要在以下幾方面體現(xiàn)出其重要作用：在收集檔案過程中，首先企事業(yè)單位檔案管理部門可充分利用互聯(lián)網技術收集社會及個人的檔案材料。送達檔案部門后的各類材料，由檔案管理員將其根據(jù)不同類別分別向不同盒子中裝入，通過在檔案收集子系統(tǒng)中應用RFID功能模塊將檔案直接生成RFID標簽內的數(shù)據(jù)，將檔案日期、題名、責任者、頁數(shù)等信息采用讀寫器向標簽上打印后在檔案上粘貼。入庫檔案根據(jù)儲位管理模塊發(fā)出的入庫指令，系統(tǒng)對檔案標簽信息進行讀取，并對其進行自動識別后向存放儲位放置。在檔案管理中應用電子標簽后，檔案生成效率明顯提高，為檔案管理提高智能化、自動化水平打下堅實的基礎。另外，應用物聯(lián)網技術更便于用戶閱覽檔案實體內容。在借閱檔案過程中，用戶將關鍵詞輸入借閱系統(tǒng)的自動化識別功能模塊，可實現(xiàn)對檔案位置、格式等相關信息的查詢，使用戶明顯縮短檔案查找時間。檔案管理員將檔案取出后，系統(tǒng)能夠對被借出檔案狀態(tài)進行顯示并自動記錄，檔案被用戶借出時，智能安全監(jiān)測門的RFID閱讀器可向借閱模塊反饋相關檔案信息，并對比、反饋信息與出庫檔案信息之間是否存在差異，若監(jiān)控系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)反饋信息與出庫檔案信息之間存在差異，監(jiān)控模塊將產生提示警報，應有管理人員對檔案進行再次確認后才能將檔案出庫。用戶將借閱的檔案使用完后，RFID閱讀器可對借閱檔案記錄進行自動消除，檔案由檔案管理人員向原存放位置送返時，系統(tǒng)可對查閱使用和完成還卷工作這一過程進行自動記錄。

四、檔案存儲環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)應采用物聯(lián)網技術進行完善

在保護及管理實體檔案過程中，廣泛應用物聯(lián)網技術，可使檔案保管環(huán)境明顯提高節(jié)能性、安全性及智能性。在監(jiān)控檔案存儲環(huán)境方面物聯(lián)網主要體現(xiàn)出以下幾方面的作用：一是在安全保管和監(jiān)控檔案過程中，對傳感器及物聯(lián)網射頻識別技術的有效利用，使智能管理系統(tǒng)建設實現(xiàn)一體化，應用微動偵測技術，實時監(jiān)控重要區(qū)域內檔案庫房或其它館內人員的活動及出入狀況。若出現(xiàn)異常情況，可采用有關聯(lián)位置的監(jiān)控攝像機跟蹤記錄人員移動軌跡，而且監(jiān)控系統(tǒng)還將產生提示警告，將事發(fā)區(qū)域門禁自動鎖閉，并向安保人員發(fā)出通知。二是在節(jié)能控制檔案保管環(huán)境過程中，應基于網絡層和信息處理系統(tǒng)分析，對檔案庫房部署智慧感知平臺，全面控制庫房內的有關信息數(shù)據(jù)。針對此方面，可結合庫房溫度調節(jié)系統(tǒng)進行探討，檔案庫房智慧感知平臺可結合檔案管理標準溫濕度自動管理控制設備，對庫房內溫度進行自動調節(jié)，其自動調整過程主要根據(jù)精細化環(huán)境參數(shù)使檔案保管環(huán)境、溫濕度保證處于比較安全的范圍。不僅能夠是設備降低能耗，還能夠使檔案管理安全系數(shù)明顯提高。

五、結語

總之，隨著互聯(lián)網技術的發(fā)展延伸而產生了物聯(lián)網，物聯(lián)網技術對于提高檔案管理數(shù)字化水平具有非常重要的影響。物聯(lián)網時代不斷發(fā)展的物聯(lián)網技術使各行業(yè)提高了技術水平，在各領域中對于物聯(lián)網技術的廣泛應用具有重要的促進作用。各類型機構在推進檔案管理現(xiàn)代化方面應基于深入研究分析，對智能化檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化設計，在軟硬件設施建設、檔案存儲環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)及生成自動化等方面應用物聯(lián)網技術，使檔案管理水平全面提高，進而使檔案資源實現(xiàn)最大的價值，對于提高檔案管理的現(xiàn)代化水平及管理效率都具有非常重要的作用。