建立電子檔案在煤礦企業科技檔案管理中的意義

張圓圓

（平頂山天安煤業股份有限公司十三礦，河南 平頂山 467000）

在信息化時代背景下，信息化技術在煤炭企業管理中得到了廣泛的應用，如電子信息傳輸、人員定位、各類管理系統、井下有害氣體檢測檢控、電子文件傳輸、檔案館藏數字化建設等，此時以往傳統的檔案管理模式已經無法滿足新時代發展需求，此時電子檔案應運而生，其不僅可以實現對煤礦企業檔案信息的存儲與保管，而且還可以有效提高科技檔案管理工作效率，為煤礦企業的發展奠定良好的基礎。

一、煤礦企業檔案管理特點

（1）多樣性。煤礦企業結構相對比較復雜，其所涉及的內容比較廣，且擁有諸多部門，這樣就使得煤礦企業檔案存在多樣性的特點，涉及到的工作有地質測量、煤礦開采及地面運輸等，而且包含一些行政管理部門，致使檔案數量不斷增加；（2）廣泛性。煤礦檔案涉及到文書檔案、科技檔案、財務檔案等內容，其中科技檔案又涵蓋了礦建、機電、運輸、掘進、通風、采煤、地質等內容，從而使煤礦檔案具有廣泛性的特點；（3）頻繁性。在進行煤礦開采過程中，煤礦檔案使用相對比較頻繁，尤其是科技檔案，幾乎一線生產每時每刻都會使用，例如煤礦作業規程、機電設備檔案、安全技術措施等。

二、紙質檔案與電子檔案的區別

（一）紙質檔案與電子檔案的共同點

不管是隨著時代發展而出現的電子檔案，還是一直存在的紙質檔案，他們的最終目的都是保存檔案，以便更好的服務于后人。當然，紙質檔案與電子檔案都對保存條件提出了較高的要求：紙質檔案由于是紙張做成的，在對其進行保存過程中，需要避免蟲子將其咬破、水將其打濕、化學物質將其腐蝕等。電子檔案由于是信息化時代發展的產物，在對其進行保存時，最好不要與有很高溫度的、具有磁性的、具有損害性質的物質進行直接接觸。

（二）紙質檔案與電子檔案的不同點

（1）保密程度不同。紙質檔案具有比較高的保密性，而電子檔案的保密性相對比較低；（2）保留時間長短不同。如果紙質檔案不被損毀能夠長時間保留，而電子檔案一般只能保留5-15年；（3）保存形式不同。紙質檔案一般是通過檔案袋的方式進行保存。而電子檔案一般是以光盤或者磁盤等載體進行保存；（4）紙質檔案用需要比較大的檔案袋進行存儲，占用空間比較大，而電子檔案只需要借助光盤的進行存儲，所占用空間比較小；（5）傳輸性高低不同。紙質檔案在查閱過程中，需要花費很長的時間進行尋找，而且傳輸性相對較低，而電子檔案能夠直接與計算機設備對接來實現傳輸，不僅方便快捷，而且具有較高的傳輸性能。

三、在煤礦企業科技檔案管理中電子檔案的應用意義

通過對紙質檔案與電子檔案存在的區別進行分析可以發現，電子檔案具有多方面的優點，尤其是煤礦企業檔案管理具有多樣性、廣泛性、頻繁性的特點。在煤礦企業科技檔案管理過程中，電子檔案便于攜帶，能夠直接借助網絡進行檔案信息的遠程傳輸，而且便于復制、檢索和查閱，具有多方面的應用意義，具體表現為以下幾個方面：（1）煤礦企業需要根據科技檔案管理的最新發展，來對電子檔案系統進行構建，盡可能選擇傳統紙張檔案和電子檔案雙檔案保存的模式。傳統紙張檔案一般是指使檔案安全保存為主要目的，而電子檔案是以檔案信息的開發與利用為目的。（2）能夠將科技檔案（包括圖紙、規程、措施等）以及文件轉化成數字化信息進行存檔，并借助計算機和專業軟件對其進行分類管理，隨后通過電子文檔的方式對其進行應用和查閱。以Word、CAD等通用格式進行存儲，以便于后續查閱；（3）煤炭企業需要為電子檔案系統配備專門的計算機、照相機、掃描儀、存儲器（硬盤、光盤）以及打印機等。4）通過構建煤礦企業局域網系統，能夠通過網絡對所有電子檔案進行查詢。在進行煤礦開采過程中，各生產隊組的技術員能夠借助電腦終端來實現對電子檔案室所發出的授權文件進行查閱；（5）為了加強對電子檔案的保密管理，可以借助密鑰進行管理。同時也可以通過身份驗證的方式來避免無關人員對電子檔案信息進行訪問。最常見的保護方法是為每一個合法用戶提供一個“通行字”來體現該用戶的身份。（6）為了對現有電子檔案服務系統進行完善，則需要注重對專業人才的教育與培養，以確保管理人員具備一定的理論知識和技能水平。如今，大多數檔案部門缺乏高技術水平人才，尤其是檔案信息管理與處理的綜合型人才。因此，要重視對專業人才的聘請和培養，以提高電子檔案服務水平，提高煤礦企業科技檔案管理水平；（7）可實現辦公無紙化、自動化，推動檔案生成方式的多樣化。（8）電子檔案可以有效發揮現有計算機的潛能，進而提高檔案管理的效率。目前，大部分煤礦企業科技檔案管理主要依靠單一的計算機應用，而且已有開發功能比較簡單，只是用于文件打字貯存或檔案著錄，不僅利用率低，而且還會造成物力、人力、財力資源的極大浪費；

四、結束語

總之，對于煤礦企業而言，在進行科技檔案管理過程中，建立電子檔案不僅可以有效解決傳統紙質檔案中存在的缺陷和不足，而且還可以提高科技檔案管理工作效率，推動煤礦企業生產經營活動的順利進行，有效提高煤礦企業的經濟效益。