煙草企業(yè)的物流費用定額管理研究

柏思萍 馮曉琰 陳麗瓊 梁 燕

一、引言

隨著經濟貿易全球化的發(fā)展，煙草市場的競爭不斷加劇，并且我國的煙草市場還受到國外市場的沖擊，同時面臨著煙草行業(yè)的改革，卷煙取得高效益的同時帶來了高額的物流費用，兩者之間的矛盾日益突出，進一步推動了煙草企業(yè)對定額管理和定額標準在卷煙物流環(huán)節(jié)中控制物流費用的強烈要求。煙草企業(yè)對物流費用的控制要求更深程度的精細化管理，對物流費用的控制是煙草企業(yè)未來的物流環(huán)節(jié)乃至企業(yè)整體的供應鏈工作重心。

二、煙草企業(yè)實施定額管理的必要性

我國的定額管理雖然在不斷發(fā)展并取得成就，但是仍舊處于初步發(fā)展階段。國家已經開始逐步重視定額管理的發(fā)展，大力提倡煙草企業(yè)優(yōu)化物流環(huán)節(jié)的采購、倉儲和配送業(yè)務，相應制定物流費用的定額標準和指標體系，同時對物流費用實施定額管理。煙草行業(yè)為我國的稅收貢獻巨大，但是由于其危害健康的特殊性，我國的煙草實施實行國家煙草專賣體制，在這一體制下，隨著銷售網絡的不斷發(fā)展，卷煙物流環(huán)節(jié)成為煙草企業(yè)的重要發(fā)展環(huán)節(jié)。現代物流以其先進的服務流程和管理技術，對煙草企業(yè)的影響越來越重大。同時物流費用又是煙草企業(yè)的成本費用中占比最高的一項費用，物流費用在2015-2017年度不斷增加，在煙草企業(yè)的費用支出總額中占比很高，對企業(yè)的收益有著直接影響。目前煙草企業(yè)普遍存在著物流費用管理粗放，定額標準的制定不完善，物流費用偏高的問題，是企業(yè)應當關注的重難點。卷煙物流費用不僅是煙草企業(yè)的一項重點關注費用，同時也是煙草行業(yè)默認的用來衡量企業(yè)自身的物流中心的物流運營水平和物流質量高低的一項關鍵指標。物流費用定額標準的制定和定額管理的實施是煙草企業(yè)實行精細化管理必不可少的措施。

三、物流費用概述

物流費用在未有統(tǒng)一標準發(fā)布之前，各煙草企業(yè)的物流費用的包含范圍和處理都不一致，也不利于公司管理和行業(yè)把控。國家煙草局為了加強煙草行業(yè)中物流費用的的把控和管理，于2006年11月15日印發(fā)了《煙草行業(yè)商業(yè)企業(yè)卷煙物流費用管理辦法和核算規(guī)程》（以下簡稱《管理辦法和核算規(guī)程》）。根據該《管理辦法和核算規(guī)程》，將物流環(huán)節(jié)分成采購、儲存、運輸、銷售等八個環(huán)節(jié)，物流費用是物流中心在這八個環(huán)節(jié)的發(fā)生的物力、人力以及財力的費用總和。該《管理辦法和核算規(guī)程》不僅明確規(guī)定了物流費用的定義，還對其分類和包含范圍作出了明確規(guī)定，根據物流費用是否可控將其分為可控費用和不可控費用即變動費用和固定費用，其中變動費用包含運輸費、車輛燃油費等8項費用，固定費用包含物流中心的相關人員費用、折舊攤銷、稅費、保險費及其他相關費用。國家煙草局順應定額管理的發(fā)展印發(fā)了該《管理辦法和核算規(guī)程》，因此在其中對企業(yè)提出了定額管理的要求，要求煙草企業(yè)對物流費用制定科學合理的定額標準和指標體系，執(zhí)行定額管理制度，按照各自的卷煙物流費用的不同特點制定相應的定額明確規(guī)定了卷煙物流費用按照倉儲、分揀、配送和卷煙物流管理環(huán)節(jié)分別核算。某市煙草公司根據自身特點將卷煙物流環(huán)節(jié)具體細分為倉儲環(huán)節(jié)、分揀環(huán)節(jié)、送貨環(huán)節(jié)管理環(huán)節(jié)和庫區(qū)裝卸環(huán)節(jié)這五個環(huán)節(jié)，卷煙物流費用具體細分為物流耗材、辦公費、水電費、車輛油費、車輛修理費、裝卸費這六項費用。

四、定額管理在煙草企業(yè)物流費用控制中的應用現狀

定額管理是我國煙草企業(yè)推行精細化管理必定要求的一項措施，不少煙草企業(yè)需要進行物流費用管理的新課題研究并制定出切實可行的定額標準。某市煙草公司遵循要求開展了定額管理的課題研究并制定出了試行的定額標準體系。以下基于某市煙草公司來對我國煙草企業(yè)在物流費用控制中關于定額管理的應用現狀展開分析：

首先，已制定的定額標準和指標不實際可行。雖然制定了定額標準，明確了公司的卷煙物流費用總額包括倉儲定額、分揀定額、送貨定額、管理定額、裝卸定額五項二級定額以及按照具體費用、作業(yè)環(huán)節(jié)、工序確定的確定物流耗材、辦公費、水電費、車輛油耗、車輛修理費、裝卸費六項費用定額，但是卻不實際可行，定額指標應用沒有落實到物流運營中，縣級的物流中心把控力度不強，沒有真正的去實施定額管理。并且也沒有規(guī)定對實施定額標準之后的結果設立獎賞。

其次，定額標準的制定過程不夠科學合理，物流費用數據收集不及時。定額標準體系建設領導小組主要由某市本級的高層領導組成，雖然成立卷煙物流中心歸口管理的工作小組，但是領導小組和地方工作小組之間的聯(lián)系不密切，在定額標準的制定過程中沒有結合公司自身某市本級和各縣級的實際情況來選擇合適又科學合理的制定方法，更多的是采用經驗估計和仿照其他企業(yè)的方式來制定得出定額標準。此外，在定額標準的制定過程期間和已經試行定額標準體系的205-2017年期間內，缺乏相關的日常物流費用的數據，并且由于下屬的縣級煙草公司和中轉站多，不同層級的公司、部門和人員間還沒有建立良好、及時的預算管理信息系統(tǒng)，物流費用收集不及時，存在定額控制不及時的信息化風險。

最后，缺乏有效的物流費用監(jiān)督和績效考核體系。定額管理控制體系要求每一季度及時、準確的采集費用數據，但是縣級和中轉站的日常費用數據收集不準確，難以有效的對已經發(fā)生的物流費用情況進行監(jiān)督和預算控制。

此外，公司沒有制定詳細的不同部門和人員對定額管理實施的工作職責和獎罰措施，也沒有設定具體的績效考核指標，績效考核制度不完善，不能將物流費用的定額標準運用到物流中心的日常經營中，沒有實現公司有效定額控制物流費用的目標。

五、定額管理在某市煙草物流費用成本控制中存在的問題

近年來，某市煙草卷煙物流配送中心逐漸對定額管理問題重視。某市卷煙物流配送中心根據年度總費用支出(2015-2017年數據)，對支出費用進行項目的細分，分別從物流耗材、辦公費、水電費、車輛油耗費用、車輛維修費用、裝卸費六個方面制定相關的標準，根據相關標準規(guī)定采取定額管理手段。同時，在2018年就以前年度情況制定物流配送中心的倉儲環(huán)節(jié)、分揀環(huán)節(jié)、送貨環(huán)節(jié)、管理環(huán)節(jié)、庫區(qū)裝卸環(huán)節(jié)六個環(huán)節(jié)制定定額計劃和定額標準。此外對2015至2017年三年間的各個物流環(huán)節(jié)的費用預算狀況做出細分，進一步實施管理手段。定額管理對某市煙草的物流運營有著強大的輔佐和監(jiān)控作用，但是其實施過程卻存在很大的困難性和復雜性，同時也需要長期實踐來不斷調整，主要還存在以下問題。

（一）定額體系標準建立有待完善

根據《公司預算定額標準體系》，卷煙物流中心的定額管理體系初步建立，體系總共分有30多個大類，每個大類又細分有多個小類，體系內總共有上百類定額管理項目，但缺乏相應的數據標準。對于定額管理來說，數據標準的制定是關鍵，如果這方面建設不到位，那么實施定額管理就會受阻。

（二）卷煙物流環(huán)節(jié)的卷煙物流耗材和裝卸費都較高

卷煙物流環(huán)節(jié)的卷煙物流耗材和裝卸費都較高分別占到了物流總費用的五分之一左右。物流耗材存在物流耗材費用的發(fā)生與其作業(yè)動因不對應的風險，物流耗材存在浪費現象。裝卸環(huán)節(jié)以人工為主要勞動力，人力成本較高且工作效率沒有達到最佳，且分揀環(huán)節(jié)機械化水平還不夠，有很大提升空間，某市煙草的裝卸業(yè)務量大，裝卸環(huán)節(jié)的可控制力度大，存在較大的控制盲區(qū)。

（三）車輛油費、修理費較高

煙草公司的主要運輸方式為車運，但卻沒有對運輸費用進行細化控制，運輸費用精細化程度不高，車輛管理部門職責不明確。物流中心的車輛油費一直都處于很高的水平，2015年和2016年均低于定額標準，但是差額較小。雖然2016年有所降低，但從整體趨勢來看，車輛油費是呈現增長趨勢的。這與油價的增減變動有一定關系，但更多的是送貨車輛的使用情況，由于沒有具體到物流中心的部門，車輛加油管理有漏洞，就比較難對油費進行把控，車輛修理費則不斷減少，減少趨勢明顯，尤其2016和2017年的車輛修理費都已經低于定額標準。修理費降低的原因可能是公司對于對汽車構造及保養(yǎng)的專業(yè)知識增多，車輛修理費中主要以日常維護保養(yǎng)費為主，日常維護保養(yǎng)費在不同區(qū)域都是一筆很大的支出，說明對于日常維修保養(yǎng)的力度不夠，這是一項可以進行重點控制得項目。車輛油費和修理費的基礎分類還是不夠嚴密，支撐內容不夠明確，數據上報的時間、質量達不到預想的要求，需考慮汽車的整個生命周期不同階段分別設置。按照定額標準要求，物流中心的送貨車輛百公里油耗、百公里修理費定額區(qū)分為夏季、冬季標準，并且按照車型、使用年限、油品情況進行區(qū)分定額，但是目前的數據并沒有按照要求進行區(qū)分，對于車輛油費和修理費僅僅是按照興寧、賓陽等區(qū)域來匯總的，沒有具體到部門，車輛管理職責不夠明確，管理較粗放，對于車輛的登記不夠完善，基礎資料不全。

六、定額管理在某市煙草公司物流成本控制中的應用策略

煙草公司在定額標準的制定過程中，除了領導階層外有近10個科室均有參與其中，涉及的人員多，不同科室和不同人員的利益和著重點不同，協(xié)調難度大，并且隨著不同層級的物流中心的實際情況的不斷變化，會相應增加定額標準的制定和定額管理實施的難度，下面提出幾方面的建議：

（一）設立強有力的執(zhí)行機構，有效實施定額管理計劃

公司在設定職能部門時，設立一個專業(yè)的定額管理部門負責其他職能部門之間的信息溝通與相互合作。在煙草公司的組織管理中實施激勵和約束機制進行管理，通過激勵機制來調動各部門對定額管理的主動性和積極性，實施約束機制來對各部門的權責進行控制管理。完善和健全作業(yè)質量管理制度、定額預算管理制度來解決預算制度的風險。實施標準化作業(yè)，責任明確到人，在保證公司的成本和效率的基礎上保證公司各個環(huán)節(jié)和業(yè)務的質量。

（二）在定額管理制度的基礎上合理、科學的制定、完善和細化定額標準

鑒于定額管理的重要性，煙草公司的領導者要強化定額管理制度的建設，定額標準體系建設領導小組和各歸口管理部門工作小組要分清楚哪些指標是適合公司研究和控制。另外，各小組需要做到全面把控，避免片面化，對不同級別的物流費用再進一步分級設置，以此形成一個全面完整、切實可行的一個定額管理系統(tǒng)，并且把最低級別的物流費用分類作為課題研究和定額標準制定的重要對象，形成適合某市煙草自身的物流費用定額標準體系。由于物流費用的產生有著可控和不可控的因素，在定額體系的制定過程中要加強對可控費用的監(jiān)控，同時弱化不可控的物流費用，以確保最終制定出來的定額標準和指標具有控制性、可行性和合理性。

（三）加強物流費用管控，促進定額管理水平提升

根據物流中心的運營特點設立費用支出報告制度，實時跟蹤收集相關費用數據，實時監(jiān)控費用的支出情況，強化過程控制，定期修正標準；在物流中心成立專門的財務科，跟蹤各項定額在倉儲、分揀、裝卸、配送、管理等環(huán)節(jié)之間的執(zhí)行情況，對物流費用的定額管理做好日常會計核算和處理，做好各項臺賬，每月月末按時將財務和會計核算資料以及定額實施情況報送某市本級的財務科。另外要強化信息運用，通過利用信息化手段落實定額標準的運用，實現定額標準執(zhí)行對比功能，促進定額管理水平提升。

（四）優(yōu)化物流配送路線，明確車輛管理職責

針對不同層級的物流中心優(yōu)化路線，減少路線重合，設定積極的煙葉采購和煙草配送政策，有效減少車輛油耗。車輛油費除了按照車輛類型和使用年限劃分外，還要按照不同部門和人員來劃分，減少油費計算的缺漏情況和造假情況。明確車輛管理職責，進行精細化管理，對所有的車輛登記完善的信息，增加基礎分類，對物流中心的送貨車輛按照百公里油耗區(qū)分為夏季和冬季的定額標準。

（五）建立基于定額標準的物流費用監(jiān)督和績效考核體系

為了確保不同層級的公司和部門能夠積極實行定額管理，煙草公司需要建立一個健全的費用內部控制體系，設立獨立的監(jiān)督小組，不定期地實地考察不同層級和部門的實施情況。物流中心要制訂物流費用定額考核細則，以確保考核工作的全面實施。為了使績效考核的激勵作用得到充分發(fā)揮，物流費用定額考核必須與實行嚴格的獎懲制度相結合。實行權利與責任匹配，做到獎懲分明。公司必須上下動員起來，最大限度地調動從領導階層到普通員工級別的眾多職工的積極性和主動性，確保費用管控能夠落實到物流中心的所有環(huán)節(jié)和工序。

七、結語

物流費用是煙草公司的一項重要費用支出，實施物流費用定額管理對煙草公司的物流費用控制乃至整體的供應鏈管理中的費用控制發(fā)揮著越來越重大的作用，對物流費用制定一個合理有效的定額標準體系來實現煙草公司的物流精細化管理和提高公司的成本效益刻不容緩。物流費用定額標準的制定和定額管理的實施不僅是復雜的系統(tǒng)工作，還是需要公司全體長期堅持、持續(xù)投入并實時實地更新的工作，同時還需要在事前制定好定額框架，在事中加強監(jiān)督并對相應錯誤進行改進，在事后開展有效的考核及評價。