關于物業企業內部控制有效實施的探析

張海東

（北京金隅大成物業管理有限公司，北京 100075）

房地產行業經歷了萌芽、發展、壯大的規模階段，企業逐漸從最初的混亂向平穩和有序邁進。房地產公司為開拓完善市場、滿足適應用戶需求，考慮業主長期居住感受的需求，將物業服務作為銷售亮點，物業公司前期大多介入，將開發項目規劃、提出物業定制方案一并考慮。隨著經濟和社會不斷發展進步，政府轉變職能，為不斷提升人們的幸福感、獲得感，各級政府出臺多項宏觀政策開展創建文明、宜居、和諧城市和社區，物業企業作為城市社區主要管理服務者，其作用不可或缺，在現實經營中也需要社會各界提供有力支持。除此之外，業主生活水平和經濟實力的提高，使其購房置業更趨理性，對居住園區的物業管理越來越關注和重視，以上都給物業企業提出了更高要求和更新的目標。加強內部控制體系建設，主動適應新常態、新環境，增強核心競爭力，是物業管理者需要認真思考的首要問題。

一、企業內部控制的內涵及重要意義

內部控制由董事會、監事會、經理層和所有員工一起開展，為合理保證企業資源的安全完整和財務信息的準確可靠，有效協調控制經濟活動，合理分工并互相制約，以制定、實施和執行內部規章制度、措施程序，而形成較為完整的防范管控經濟活動風險的體系，最終實現提高企業經濟效益和社會效益的目的。內部控制的重要意義主要表現在以下幾個方面。

（一）是依法合規開展經濟業務的保證

依法規范的企業經營管理，是其長遠發展和維護自身權益的基礎。規范的內部工作流程有利于問題得到有效地監督和控制，管理行為更加科學規范，各種問題和錯漏得到及時發現和糾正，這是健全的企業內部控制所具有的“自我免疫功能”，保證了企業各類業務不偏離合法合規的軌跡。

（二）是資產安全及有效使用的保障

如對資產采購、驗收、使用、盤點及處置環節的有效監管，可以防止或減少貪污、欺詐、侵占、挪用行為的發生。內部控制的健全完善，可以維護企業財產和資源的安全完整。

（三）是財務信息真實、完整、準確的保證

投資者和債權人的監管需求、企業內部管理決策都有賴于企業完整、準確的會計信息，將不相容崗位分離，通過內部審核、稽核、內部審計和決策審議等控制措施，及時發現和糾正各種錯誤，減少差錯的發生，做到會計信息收集、整理、記錄匯總和分析中無差錯或差錯最小化，有利于反映經營服務的客觀情況。

（四）能有效提升經營管理水平

科學、精簡、高效、制衡是現代企業管理應遵循的原則，適應企業發展戰略和企業文化的要求，科學合理設置內部職能部門，職責權限明確、協調合作，避免職能交叉不清、缺失或過度集中，形成權力和責任得到有效履行、制衡又有協調合作的工作機制。通過健全有效的企業內部控制來實現經營目標。

（五）有效防范業務風險

內部控制是經營管理的核心內容，是防范經營風險的有效手段。在管理過程中，要實現生存和發展的目標，必須加強對各類風險的有效識別、評估，對業務風險薄弱環節加強控制，及時采取規避和轉移等防控措施，把各種風險消滅在萌芽狀態，促進企業健康發展。

二、物業企業內部控制的現狀及問題

由于業主群體構成復雜，因而物業企業普遍存在收費難、收費率較低的問題，特別是普通商品房及老舊小區。造成這種情況的原因有很多，主要是開發商遺留的問題，業主與物業管理企業之間的溝通理解、物業服務水平等問題。收費低、資金不足這給企業的運行和品質提升管理造成了很大的困難。物業企業在完全競爭的市場環境下同樣面臨著諸多風險，隨著物業行業政策不斷完善和物業企業持續發展壯大，物業企業規模大了、質量提高了，但是還普遍存在缺乏識別防范風險意識、管理水平低和管理機制不到位、企業內部控制體系不健全不落實等弊端，致使生存和發展上的諸多難題難以解決，內部控制存在缺陷，造成抵御風險能力弱，嚴重制約了企業的持續發展。當前存在的問題主要表現在以下方面。

（一）內部控制意識不足

管理者注重短期利益，忽視長遠發展，認為內部控制的制衡降低了企業經營管理效率、也無法提高企業的利益。還有的管理者認為，其現實的經營管理可以滿足保證物業財產安全的需要，存在著家長式治理、習慣個人說了算，人治理念大于集體決策。此外，高層管理人員排斥搭建和實施制約其權利的內部控制體系，關鍵環節缺少制衡，風險防范意識淡薄，粗放式決策管理，甚至任人唯親、濫用職權，導致內部控制體系的虛擬建立，內部控制不完善、企業管理效率低下，影響企業的可持續發展。

（二）內部控制體系建設不健全

由于缺乏現代資本運作觀念，管理者不能樹立久久為功的內部控制長治理念，不能將不相容的崗位相互分離，授權審批效率低下，難以將人力資源、企業文化、招標采購、財務、資產保全等控制過程深入可行的納入系統性設計，沒有按照決策、執行、監督分離制衡的要求，合理優化管理層次、責權利相協調的運行規則。

（三）企業內部監督不到位

許多管理者經營責任意識不強，企業內部審計職能不落實而缺乏監督；有的企業實施內部控制只注重建章建制，很少建立并有效實施內部監督評價機制；有的企業內部控制制度缺乏科學有效性，物資采購、招標、人力資源、資金預算等流程風險不能得到有效識別監控；有些內部控制監督人員一人多職、不能獨立開展工作，甚至自己監督評價自己部門的工作；有的內控管理部門不被重視，責任、待遇不落實，不敢監督或者選擇性地監督。

（四）缺乏專業化人才

一是薪酬福利不足以留住優秀人才。由于物業管理屬于微利行業，經營積累減少，人工費、外包費、設施維護、能源費成本高居不下，甚至隨著社會平均水平不斷上漲，而小區入住時的物業費收費標準已被固化，征得業主同意提高標準難上加難。二是物業公司工作強度大，安全環保和社會維穩壓力大。三是優秀的物業員工多為復合實踐型人才，專業學府的畢業生需要承受業主和工作的幾重壓力，才得以歷練成才。多方因素共同造成了人才的稀缺。四是有的內部控制人員素質不高，沒有接受專業培訓、欠缺科學的工作方法和認真負責的嚴謹作風。

三、物業企業提高內部控制有效性的對策與建議

（一）結合內部環境，完善公司治理結構

遵循不相容崗位分離的原則，建立科學的人力資源體系和積極向上的企業文化氛圍。建立公司層面的科學治理結構、內部職能部門，明確決策、執行、監督的權責分配，識別不相容，必須考慮在各級、部門和崗位建立分離和遏制機制。由于人員少或業務簡單等條件限制，也應將某些不兼容的功能分開，采取可行的替代措施盡可能避免內部職能重疊或缺失的現象。包括但不限于內部控制是否受到充分重視、治理結構是否得到落實、人員、崗位設置是否合理有效，企業內部組織結構是否合理有效，企業會計信息是否能滿足真實性、及時性要求，規章制度是否健全、合規，高風險業務有無舞弊、疏漏等重大缺陷等。

（二）深入開展風險識別及評估，找出物業企業的風險點

在重視重大或高風險業務程序的背景下，要全面梳理企業業務活動的全部制度流程和適用法律法規，采取穿行測試等方法找出缺陷和風險點。在識別企業內外部風險因素中，內部風險是來源于人力資源、組織機制、經營方式、資產管理、業務流程等企業層面和業務層面的控制因素；外部風險基于競爭環境、經濟法律等因素。采用定性與定量相結合的方法，對識別出的風險進行有效評估分析，確定重大、重要和一般性缺陷風險，擬定關注重點和優先控制的風險。如銷售業務崗的設置不合理，不相容崗位沒有分離，有產生舞弊、截留或挪用資金的風險；票據印章管理不規范，有收入資金流失風險；采購業務中采購需求審核不嚴、驗收不嚴、招標過程不合規會產生資產損失風險；合同管理中，未經規范的商討及審批、該訂立合同的經濟業務未訂立或隨意變更修改，缺少有效的履行跟蹤管理等，會造成企業利益受損的風險。

（三）完善內控制度流程

根據風險識別分析結果，結合現行法律法規和公司實際情況，發動全員參與，在不同范圍反復征詢意見，制定可行的具體措施和程序，建立健全內部管理制度；加強培訓宣貫，形成責權利意識和分工負責的風險防范意識。內部控制的環境得到改善后，管理者才能真正理解內部控制對企業的重要作用，有利于中低層管理者履職盡職，確保內部控制的有效實施。企業應重視文化氛圍的營造和人才素質的提升，以人為本，對職工進行有針對性的崗位培訓，增強誠信意識、責任意識、廉潔敬業意識，形成上下同欲、凝心聚力、團結一致的文化氛圍，為共同目標而努力工作。此外，要建設好內部信息系統，處理好企業內部信息的及時傳遞、處理利用和共享。

（四）組織落實、充分重視，加強內部控制的執行

為確保各項制度的有效實施及合理性，內部控制制度應根據企業內外部環境變化定期得到修訂。內部控制作為一個體系建設，不能依靠管理者的任意性，而要靠全員共同參與，依靠內部信息系統各層級快速溝通，劃分員工的職責、權利，既做到分工、責任明確，又兼顧整體工作的協調配合。首先，加強內控制度流程培訓，讓員工熟悉并學以致用，將制度養成一種工作習慣，形成一種良好的企業文化，使人人都成為防范風險、控制風險、管理風險的能手。其次，領導帶頭履職盡責，主要領導是關鍵，要率先垂范,按制度決策辦事，尤其重大問題決策、重要干部任免、重大項目投資決策、大額資金使用決策，并組織內控評價檢查和考核；最后，要定期組織關鍵崗位和風控點員工座談，聽取意見建議。加強檢查，利用常規檢查、專項檢查和突擊檢查方式，查閱調取執行文件、穿行測試，檢查要有報告，對存在的缺陷制定改進措施，并與考核相結合。

（五）加強內部審計監督和內部控制評價工作

定期開展內控體系的檢查評價，每年至少應進行一次全面的內部控制建設、有效性的檢查評價，全面覆蓋各個控制層面的業務，收集執行結果及各種佐證資料，進行分析測試核評價。不斷地修復和完善，做好日常監督和定期評價，動態地進行自我完善，有利于促進企業的健康發展。各個職能部門應服從公司高層及內部控制職能部門管理和業務指導，貫徹落實分管內控方面的責權利，內部審計也不應該只限于對財務數據的審計，應擴展到整個企業內部控制制度、涵蓋生產經營各個方面中，發現問題，幫助解決問題，及時將內部控制的有效性和缺陷反饋給管理層，改進內部控制。

（六）提升內部控制專業人才招募與培養

人才是企業發展的根本，物業公司應未雨綢繆、長遠規劃，培養一支復合型、年輕化的專業管理團隊。尤其是公司內部控制管理人才：一是提高福利薪酬待遇，綜合評估分析崗位職責，有側重地對重點崗位加以傾斜；二是給予管理人才人文關心，開展心理輔導和多樣性的企業文化建設活動；三是建立容錯機制，大膽啟用德才兼備的年輕后備力量，對標先進物業企業交流學習，簽訂一定期限的用工合同，敢用、會用、會留。制定切實可行員工晉升辦法，破格使用優秀員工，總之，內部控制是物業企業實施現代企業管理制度的重要前提，是實現企業良性發展的內在原因之一，是確保規避和化解經營風險、實現企業的戰略目標、促進企業做優做強的重要保障。目前，物業企業迫切需要建立和完善內部控制體系，以解決和改進發展中存在的各類問題，協調推進實際經營服務和內部控制管理的有效統一，不斷完善業務流程和風險防范方案，在競爭激烈的市場環境下提升核心競爭力，促進企業持續穩定發展。