淺析D公司財務共享中心的問題及對策

(1.武漢工商學院 湖北 武漢 430065；2.華中科技大學 湖北 武漢 430074)

一、引言

云計算和大數據在21世紀蓬勃發展，使更多的跨國集團采用財務共享模式，同時我國的一些大型集團也開始引入財務共享模式。2015年4月北京國家會計學院發布了一份關于我國大企業使用財務共享模式的調查報告。報告顯示：我國目前有百分之七十以上的大型集團建立了財務共享中心。但是，我國對于財務共享中心的研究還處于探索階段，在實務中暴露出一些問題。比如財務共享理念所要求的組織架構不能兼容，企業實際發展水平、財務流程的標準化程度不夠等，對財務共享中心的工作效率和成果將產生不利影響。

二、D公司財務共享中心運行現狀

(一)D公司財務共享中心模塊設置

主數據處理中心存儲如員工個人信息、各種業務的預設憑證模板等基本數據，以及處理數據規劃、清除和管理流通服務。信息門戶是企業系統集成入口、信息發布中心、呼叫中心、領導查詢窗口和主數據應用程序門戶。報賬中心負責公司預算的報告、管理、控制和分析，是一個靈活高效的業務標準化平臺。共享中心是財務共享中心的管理后臺，提供任務分發引擎、影像服務、文件管理和稽核績效等專業管理服務。財務信息中心包括財務信息核算、賬齡分析、資產管理、薪酬計算和相關交易對賬等專業系統。數據中心是數據應用、管理、挖掘、分析平臺以及風險知識庫和預警平臺。

(二)財務共享中心機構設置

D公司財務共享中心已經建立了初步的標準化流程，對財務人員的業務培訓基本完成。目前，財務共享中心負責的業務包括全面盤點總分類賬、應收賬款和應付賬款、費用報銷、收入成本確認、納稅申報和月末結算等業務。業務單位可以根據各自的需求選擇不同的業務服務內容，并且在本地精簡財務部門，不再設置相應的職位，只保留當地分公司或子公司必要的財務人員進行本地業務處理和協調。財務共享中心內設立了八個部門，包括資產與費用部門、收入與成本部門、資金結算部門、報表稅務部門、綜合核算部門、運營管理部門、數據資產部門、稽核風控部門。

(三)財務與業務的結合

業務科包括運營管理部門、數據資產部門、稽核風控部門，負責財務共享中心的日常運營管理以及規章制度的建立與規范；對匯總到財務共享中心的業務數據和財務數據進行歸納整理；同時建立財務共享中心內部控制并保證其有效性。

三、D公司財務共享中心存在的問題

(一)子公司標準不一

D公司的子公司分布于不同地區，這些子公司所處的外部環境和企業發展模式存在差異。而財務共享中心的目標是建立標準化的業務和信息處理流程，并將所有子公司具有重復性的財務工作集中到一個部門進行統一處理，這就意味著只能設置一個標準化流程，同時這也意味著建立共享中心存在許多潛在的問題。包括：如何協調子公司之間的差異，降低來自各個子公司財務部門的阻力；如何評估共享中心的運行效果以及如何建立比較公平的體系；如何解決現有員工的調整和安置問題，怎樣減少員工的不滿，維持甚至提高員工的積極性。如果這些問題沒有預先準備好解決方案并且無法妥善解決，財務共享中心的推行過程中很可能會產生很大的阻力，而且即使建立也只是名義上的，并沒有實際執行。

(二)業務和財務部門融合不夠緊密

D公司將“實現業財資稅一體化，建立業財資稅一體化生態圈”作為建立財務共享中心的目標。理論上說，將業務部門和財務部門合并，將業務流程和財務流程歸集到財務共享中心，進行流程再造，建立新的標準化流程，將極大地提高業務和財務處理的效率，提高大橋局內部管控的力度，更好地傳遞與保存數據。然而，在財務共享中心實際運營過程中，出現了一些矛盾和問題，并沒有完全達到這些目的。

(三)缺乏輪崗機制

由于財務共享中心的特殊性，會計和出納崗位大幅度減少。財務共享中心招聘的人員的工作機械重復、單調乏味，單一的工作會大大降低員工的工作熱情。在進行大量單一工作后，員工逐漸失去對工作的積極性。最終，企業可能面臨員工流失。由于崗位的特殊工作性質，培訓成本相對較低，新的員工進行一定培訓即可上崗，周而復始，形成一個惡性循環。人員流動性大，人員的流失率高，而且培訓成本在反復積累后也是企業較大的負擔。

四、D公司財務共享中心的優化策略

(一)加強標準化建設

將D公司子公司和分公司的業務部門和財務部門剝離出來合并重組到財務共享中心，意味著原來的業務流程不再適用，需要進行業務流程再造、制定新的標準化流程。而制定新的標準化流程就要對原來的業務流程和財務流程進行梳理，需要找到不同子公司、分公司的業務流程和財務流程之間的區別與聯系，在業務流程再造中保留相同點，制定新的流程來協調原來存在的差異，從而解決原來不同子公司、分公司的流程標準不同的問題。同時，還要隨時對新的標準化流程進行評估，尋找標準化流程的不完善之處，持續進行優化。對于具體的標準化流程建設，建議分為四個層級，從上到下分別為共享中心層級、科室層級、部門層級、項目層級。

(二)構建業務和財務部門的溝通機制

D公司在建立財務共享中心之前，業務部門和財務部門是兩個相對獨立的部門，兩者之間的溝通交流并不多，因此兩部門并不了解彼此的工作，這樣就導致部門重組后，業務科和財務科之間經常發生矛盾和摩擦。解決這個問題就需要加強業務科和財務科的溝通交流，建立共享機制，將兩個科室的工作內容、工作計劃等完全共享，并且在兩個科室直接開展對接會議，對接業務工作和財務工作，保證工作進度一致。業務科科長負責財務科人員的培訓工作，向財務人員普及公司業務范圍、業務流程、合同簽訂規范以及市場策略等；財務科科長負責業務科人員的培訓工作，向業務人員介紹基本的財務知識如發票開具制度、發票報銷規范、資金收付制度等。同時定期向所有業務人員和財務人員宣講最新的財務和稅務政策，并且要加強財務人員和業務人員對財務共享中心信息系統使用操作的培訓，保證每個員工至少熟練掌握自己負責部門的系統操作。還要對子公司、分公司的項目現場業務人員進行系統操作培訓，保證從項目現場上傳到財務共享中心系統的信息與原始憑證符合標準化制度規范。

(三)完善員工輪崗制度

定期組織公司財務共享中心人員進行部門輪崗。例如，應收、應付組與總賬組進行輪換，促進人員了解財務共享中心業務所有的流程。由于部門之間工作職責不同，薪資不同，在不同部門里體驗式工作可以挖掘部門人員的工作能力，有助于提升工作效率，同時可以促進財務共享中心人員的工作積極性。在長期進行重復性的工作后容易疲倦懈怠，導致工作效率低下。在進行輪換后，部分有經驗的成員可以在指導新成員的工作中，對本部門工作獲得新的認識。在進行多次各部門人員輪崗后，所有人員對整個財務共享中心所有的業務流程和標準化制度至少有了基本了解，然后對所有輪崗人員進行考核和評價。在輪崗過程中有一些業務人員很好地掌握了財務知識，一些財務人員大大提高了業務水平。對于這些表現優異的基層人員，應及時提拔出來，成為小組負責人，安排到各個基層的管理崗位中去。這樣不僅可以有效地提高財務共享中心普通員工積極性，促使他們提高自己的業務和財務水平，還能大大提升財務共享中心的業務處理效率、降低財務風險。