探析高校財務檔案管理存在的主要問題及其措施

摘 要：改革開放以來，我國的經濟迅速發展，高校對財務檔案管理也越來越重視。財務檔案管理是高校財務管理工作的重要部分，財務檔案管理能直接體現一所高校的財政收支問題。本文會對高校財務檔案管理存在的問題和解決措施進行分析。

關鍵詞：高校;財務檔案;探析問題;措施

高校的財務檔案是學校重要的一部分，它可以對學校的經濟活動進行記錄和反饋。財務檔案管理的水平也會影響到高校在以后的發展情況。因此，提高管理水平是高校現今適應現代化發展的一個基礎條件。

1 基本屬性

不同地方的高校對財務管理都是采用不同的管理方式。高校財務檔案的整體格式體現于：會計憑證、會計賬簿和會計報表，從這三點就能看出財務檔案和其他檔案的不同之處。財務檔案主要是用來記錄大量數字內容的，這些數字可以直觀的體現高校的財政發展情況。用高校財務檔案整體格式的三點來記錄數字時，每一項都需要用特定的形式進行記錄，從中就可以看出財務檔案的特殊性。高校的財務檔案中的三點是相互關聯的，因為通過會計憑證得出會計賬簿，有了賬簿后才能提交出會計報表。它們之間產生的連續性是在活動中最容易體現的，這些分析結果是很難在其他檔案中看見的。

2 高校財務檔案管理存在的問題

2.1 財務檔案管理的制度存在問題

隨著我國改革開放以來，我國的經濟也得到飛快的發展，高校對財務檔案管理也有不同程度的認知，對此管理水平也在不斷提高，但對市場整體的需求構建出一套完整成熟的財務檔案管理體系時，就會有著不同程度的差距，也會在其中產生要去面對克服的問題。財務會計是衡量一所高校經濟利益得失的重要環節，很多高校都明白財務會計的重要性，然而卻因為注重財務會計，忽視了財務檔案管理，這很容易給高校帶來巨大的損失。

在財務檔案管理制度中會有很多漏洞的存在，例如：相關人員進行財務工作時，只能在使用會計憑證等資料時可以做到重點關注，而在使用后卻時常忘記進行歸檔和備份，這種現象就能體現到財務檔案管理工作中缺乏連貫性，如果在財務檔案管理中持續出現這樣的問題，那么對高校的發展能夠造成一定程度的影響。

2.2 不能長期保存財務檔案

我國財務檔案大多都是用紙質進行保存，保存的期限分為兩種，第一種是定期保存，定期保存就是指檔案保存到一定時間后，相關部門要進行銷毀和移交;第二種是永久保存，永久保存就是檔案要進行永久性封存，相關部門不得進行銷毀和移交。用紙質管理檔案時，很多高校都設立專門的財務檔案管理小組，進行對檔案的保存工作。如果沒有保障部門來管理檔案，那就會造成檔案長時間堆放，并且由于無人管理而導致混亂，甚至會出現檔案丟失或者缺少等嚴重現象，時間一長，紙張也會出現腐爛，定期檔案也不能夠及時清理，多年后就會讓檔案堆積如山等等，這一系列的隱患會給高校帶來嚴重的損失。所以高校讓相關部門更好的進行財務檔案管理。

2.3 紙質檔案改為電子化

紙質檔案對于定期管理沒有過多的影響，但對長期管理就會造成一定的負擔，因為紙質長時間的存放會出現腐化或者字跡不清晰等情況，這對今后高校發展是沒有好處的。于是很多高校開始讓紙質檔案變得電子化，盡管這種方式相比紙質更容易保存和統計，其操作方法也很簡單，能夠省出很多人力，只需要相關部門用光盤和計算機等方式進行輸入保存，簡單的方法也可以保障檔案能安全的進行保存，保障數據不容易丟失，但是這種方法并非萬能，其中也是存在著一定的風險。

例如，光盤保存，如果光盤出現劃痕等意外情況就會讓里面的內容出現卡頓，導致部分數據丟失。科技不斷的發展，黑客也逐漸增多，計算機保存檔案時還要提防黑客的入侵，防止黑客將數據泄露轉移。所以無論是紙質檔案還是電子化檔案都存著不同程度的風險。

3 改善高校財務檔案管理出現的問題

3.1 提高管理層的財務檔案管理意識

思想可以改變一個人對工作的態度，所以想要提高財務檔案管理，就要從思想上對管理層的人員進行教育，讓管理人員意識到財務檔案管理的重要性，并且在管理過程中給予認真負責的態度，高校要成立單獨的檔案管理部門，更要聘請專業的檔案管理人員，為檔案管理部門的工作進行培訓和改進，從而提高財務檔案管理人員的管理水平，教會管理人員正確的管理思想，讓管理人員在日常工作中能夠有條不紊的進行，這對于高校的長期發展來說有保駕護航的作用。

3.2 完善財務檔案管理制度

在新時代的發展中，高校在不斷尋求工作上的突破，在財務檔案的管理上遇到了一些新的問題。為了解決問題，財務檔案管理制度需要進一步完善，通過制定詳細的管理制度，結合實際，從工作本身出發，讓管理制度不僅能夠改善財務檔案管理的水平，還能減少高校在財務檔案管理上的風險。

高校財務檔案管理部門要對管理人員的工作進行合理安排，每一個細節都不可以遺漏，更要嚴格要求管理人員認清自己的本職工作，不能與其他人的工作混為一談，減少混亂和產生大量的工作盲區，徹底落實個體責任，另外，要制定賞罰制度，立功就要獎賞，而出現錯誤是誰負責的部分就必須處罰，相關人員必須對此負責，這樣能夠大量的改善財務檔案管理的水平，為高校的發展起到巨大的幫助。

3.3 加強檔案的長期保存

高校財務檔案的長期保存尤為重要，管理人員一定要對此高度重視，而長期的保存方法只有兩種。

第一種是儲存形式，根據紙質檔案和電子檔案的優點進行相結合，讓財務檔案進行紙質分類，分類后將其歸檔，再將紙質內容轉變為電子檔案，進行電子保存，而在電子保存的過程中一定要讓電腦進行斷網，因為鏈接網絡會讓很多黑客趁虛而入，黑客的攻擊會讓檔案內容存在丟失或者破壞等情況，

斷網之后，計算機能夠處于一種脫機狀態，此時再進行存檔，可以確保數據的安全;在存檔后要定期度檔案進行數據檢查，一旦發現數據有異象，要及時向上級匯報，并根據紙質檔案進行補充，同時也要注意電腦有沒有出現問題，硬件和軟件也要及時的更新和更換。

第二種就是存儲分類，在儲存的過程中可以將檔案進行分類，根絕不同內容、不同的類型和不同的實踐等有序的將檔案分好類，再進行歸檔轉換，如果全部都堆積在一起對以后的查看也有一定的影響，有條理、有序的將檔案分好類，就能夠方便后期高校的查閱，這不但讓當下的財務檔案保存工作更整齊，同時為以后高校的財務管理工作提供保障。

4 總結

財務檔案管理工作可以促進高校在發展道路上走的更遠，高校要結合自身的實際情況，不斷的改善財務檔案的管理制度，從而能夠提升財務檔案管理工作的質量和效率，更好的為高校未來的發展保駕護航;高校管理層的人員要重視這項工作帶來的價值，要充分意識到只有提高對財務檔案的管理，才能真正迎接新時代的挑戰。

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作者簡介

譚滿紅（1969-），女，漢族，廣西科技大學鹿山學院，學士，檔案館員，研究方向：會計學。