基層事業(yè)單位檔案管理常見問題與對(duì)策研究

秦恩峰

摘 要：本文主要分析基層事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀，圍繞著基層事業(yè)單位檔案管理工作專職人員少，檔案管理技術(shù)設(shè)備落后，缺乏先進(jìn)的檔案管理制度問題，探討檔案管理工作改革發(fā)展的對(duì)策，進(jìn)一步樹立檔案管理信息化建設(shè)的思路，從而提高基層事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位;檔案管理;改革思路

檔案對(duì)于促進(jìn)社會(huì)公共事業(yè)發(fā)展有重要的價(jià)值，基層事業(yè)單位是重要的檔案來源，基層事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量直接影響著人民群眾的生產(chǎn)生活。當(dāng)前還要根據(jù)基層事業(yè)單位檔案管理工作的問題探討有效的改革對(duì)策，明確基層事業(yè)單位檔案管理工作的方法，達(dá)到提高檔案管理工作質(zhì)量的目標(biāo)。

1 基層事業(yè)單位檔案管理工作的常態(tài)問題

1）缺少完善的管理制度。在我國事業(yè)單位分類改革深入實(shí)施的當(dāng)下，基層事業(yè)單位的職能日漸清晰，基層事業(yè)單位正在向著規(guī)范化的方向快速發(fā)展。雖然基層事業(yè)單位的業(yè)務(wù)工作水平日漸提高，但是檔案管理工作還有待優(yōu)化。首先，基層事業(yè)單位檔案管理工作還要完善管理體系，創(chuàng)新檔案管理工作的方法，著力優(yōu)化檔案管理工作的制度。有些基層事業(yè)單位缺乏明確檔案管理工作規(guī)劃與管理標(biāo)準(zhǔn)，不能根據(jù)新時(shí)代國家法規(guī)要求、基層人民群眾的訴求修訂檔案管理制度。不能形成正確的檔案管理方式。其次，還有的基層事業(yè)單位沒能完善檔案管理體系，不能在信息化的背景下建立健全檔案管理工作的制度。缺少檔案管理辦法與檔案管理運(yùn)行機(jī)制，一些基層檔案管理人員工作的主動(dòng)性、積極性不高，缺乏責(zé)任心，檔案管理運(yùn)行、使用、風(fēng)險(xiǎn)控制制度不足，檔案管理因制定規(guī)范問題造成了檔案管理混亂的現(xiàn)象。由于缺乏正確的監(jiān)督檢驗(yàn)機(jī)制，給檔案管理工作帶來一定的損失，不利于更好的發(fā)揮檔案的使用價(jià)值，影響了檔案資源的質(zhì)量。

2）缺少專業(yè)管理人員。基層事業(yè)擁有的編制數(shù)量較少，不少基層事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理人員，有時(shí)檔案分散在各個(gè)部門或科室進(jìn)行自主管理。不少基層事業(yè)單位沒能建立專門的檔案管理工作機(jī)構(gòu)，不配置專職檔案管理人員，有時(shí)還要依靠臨時(shí)聘用人員進(jìn)行檔案管理。基層事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理人員缺少專業(yè)技術(shù)能力，不掌握新時(shí)代檔案管理工作方法。雖然上級(jí)機(jī)關(guān)會(huì)組織一些基層事業(yè)單位的檔案管理培訓(xùn)，但是有限的培訓(xùn)時(shí)間不足以全面深化提高基層事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，培訓(xùn)工作的針對(duì)性低。基層事業(yè)單位人員緊張，日常工作量不斷增加，往往檔案管理人員被抽調(diào)到其它工作崗位，兼職檔案管理人員的臨時(shí)性工作較多，投入檔案管理的精力有限。現(xiàn)有的檔案管理人員沒有時(shí)間研讀檔案管理技巧，不專業(yè)的檔案管理人員必然影響檔案工作的效率。基層事業(yè)單位還缺乏一支優(yōu)質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，上級(jí)檔案管理部門與行政主管部門不能加強(qiáng)檔案技術(shù)力量的整合，沒能對(duì)現(xiàn)有檔案管理力量進(jìn)行高度的整合。

3）缺少檔案管理創(chuàng)新意識(shí)。有些基層事業(yè)單位檔案管理缺乏創(chuàng)新意識(shí)，不能根據(jù)檔案的實(shí)際應(yīng)用需要進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新。現(xiàn)有的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)設(shè)備不能及時(shí)的更新。例如，有些基層的基層事業(yè)單位的檔案管理工作受傳統(tǒng)的模式制約，管理人員仍然熱衷于采用紙質(zhì)時(shí)代檔案管理方式，不注重將紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化的處理。還有的事業(yè)單位不能基于信息化的檔案運(yùn)行機(jī)制和發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行檔案管理制度的修訂，沒能在新時(shí)代執(zhí)行先進(jìn)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致大量音頻、視頻、圖片數(shù)據(jù)資源收集管理工作不當(dāng)。目前基層事業(yè)單位檔案管理工作還有一定的滯后性，突出表現(xiàn)為檔案管理工作效率低，還要優(yōu)化調(diào)整檔案管理工作的方式方法，構(gòu)建科學(xué)化的檔案管理服務(wù)體系，明確檔案為社會(huì)服務(wù)的重點(diǎn)，達(dá)到提高檔案管理有效性，解決檔案管理風(fēng)險(xiǎn)隱患的目標(biāo)。

2 基層事業(yè)單位檔案管理工作對(duì)策

1）完善檔案管理工作制度。解決基層事業(yè)單位檔案管理混亂的問題，有效的消除檔案存儲(chǔ)與使用中的風(fēng)險(xiǎn)，達(dá)到全面深入收集各種數(shù)據(jù)檔案的目標(biāo)。還要優(yōu)化基層事業(yè)單位檔案管理工作制度，明確基層事業(yè)單位檔案管理工作的方法，形成綜合性的檔案管理工作機(jī)制。首先，確定基層事業(yè)單位檔案管理工作的任務(wù)與重點(diǎn)，根據(jù)檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要制定檔案管理工作計(jì)劃。其次，形成檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理工作的方式方法，提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率，加大檔案管理工作規(guī)章制度的改革。其次，合理有效的開發(fā)檔案資源，加大基層事業(yè)單位檔案管理技術(shù)的投入力度，能夠及時(shí)的根據(jù)上級(jí)要求更新檔案管理軟件，注重在電子信息化檔案管理的理念下運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)。第三，根據(jù)基層事業(yè)單位人員少現(xiàn)實(shí)，構(gòu)建專兼職的檔案管理工作體系，形成全員參與的檔案管理工作機(jī)制，明確檔案管理工作的重點(diǎn)，達(dá)到提高檔案管理效率的目標(biāo)。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)提高檔案管理工作效率，明確檔案管理的重點(diǎn)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)設(shè)備開展具體的檔案管理工作，圍繞著檔案的收集、存儲(chǔ)、檢索、共享設(shè)定有效制度，保證各類檔案在安全的環(huán)境下運(yùn)行。合理的劃分具體的檔案管理責(zé)任分工與使用權(quán)限，自覺的接受上級(jí)部門的監(jiān)督，從而提高檔案管理工作的效率，達(dá)到提升檔案管理質(zhì)量，消除檔案管理隱患的目標(biāo)。

2）提升檔案管理工作憂患意識(shí)。基層事業(yè)單位是服務(wù)人民群眾的直接窗口，基層事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)具有檔案管理工作的憂患意識(shí)，能夠從滿足人民群眾需要數(shù)據(jù)信息的需要出發(fā)，合理的構(gòu)建檔案管理與共享體系。有些基層事業(yè)單位人員只熟悉傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，不具備大數(shù)據(jù)環(huán)境下的海量數(shù)據(jù)信息管理理念，現(xiàn)有的工作方式無法應(yīng)付已經(jīng)到來的信息海量存儲(chǔ)的時(shí)代需要。現(xiàn)有的檔案管理工作方式不能滿足當(dāng)前及今后一段時(shí)期的檔案管理需要。從事檔案管理人員會(huì)工作量會(huì)不斷的增加，工作效率相對(duì)變慢，面臨的檔案使用壓力越來越大。在這種情況下，基層事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)提高專業(yè)技術(shù)素養(yǎng)，掌握在信息化環(huán)境下開展檔案管理工作的能力，能夠根據(jù)當(dāng)前基層群眾檢索使用檔案數(shù)據(jù)的需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作的方法。只有樹立基層事業(yè)單位檔案管理人員的交流意愿與自主學(xué)習(xí)意識(shí)，多方進(jìn)行檔案技術(shù)的優(yōu)化與提高，才能有效的應(yīng)對(duì)當(dāng)前檔案應(yīng)用的工作壓力，切實(shí)提高檔案管理工作的效率，形成綜合性和科學(xué)化的檔案管理工作機(jī)制，不斷提高檔案工作的能力品質(zhì)。基層事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高檔案管理工作的有效性，能夠扎根基礎(chǔ)工作有效提高專業(yè)水準(zhǔn)，從而保證檔案管理工作得到深入有效推廣。

3）提供優(yōu)質(zhì)檔案數(shù)據(jù)服務(wù)工作。基層事業(yè)單位是直接服務(wù)人民群眾的部門，基層事業(yè)單位的檔案管理工作還要取得人民群眾的廣泛支持。做好基層事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)取得人民群眾的配合。首先，加大基層事業(yè)單位檔案管理工作的宣傳力度，積極的向社區(qū)、服務(wù)對(duì)象等舉辦檔案展，展示基層事業(yè)單位檔案資源的價(jià)值。形成良好的檔案管理共建工作氛圍。其次，促進(jìn)人民群眾和相關(guān)單位配合開展檔案管理工作，圍繞著檔案管理的技術(shù)規(guī)范，數(shù)據(jù)核實(shí)工作需要，引導(dǎo)基層群眾自覺配合做好檔案數(shù)據(jù)的上報(bào)與傳遞工作。第三，形成共享服務(wù)工作機(jī)制，加大檔案數(shù)據(jù)資源的服務(wù)力度，根據(jù)服務(wù)對(duì)象的需要提供優(yōu)質(zhì)的檔案資源，從而形成檔案數(shù)據(jù)資源的流動(dòng)運(yùn)行機(jī)制。只有保證檔案數(shù)據(jù)信息的有效性、安全性和科學(xué)性，才能更好的發(fā)揮出檔案資源的使用價(jià)值。

3 結(jié)束語

基層事業(yè)單位檔案管理正處在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向信息化檔案管理轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵期，基層事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，圍繞著信息化檔案管理改革工作目標(biāo)，著力引進(jìn)專業(yè)的信息化技術(shù)設(shè)備，根據(jù)事業(yè)單位的發(fā)展情況有效配置專業(yè)的檔案管理人才，明確基層事業(yè)單位檔案管理改革發(fā)展的思路，切實(shí)在上級(jí)部門的指導(dǎo)下有效落實(shí)信息化檔案管理任務(wù)，提高檔案管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

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