探究新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化策略

林凌

摘 要：隨著信息時代的到來，大數(shù)據(jù)的發(fā)展十分迅速，其之下的檔案管理工作也在新的社會形勢之下面對著新的機遇與挑戰(zhàn)。我國各行各業(yè)在發(fā)展的過程中，檔案管理工作都尤為重要，然而當前形勢下，各個行業(yè)的檔案管理工作都存在不規(guī)范的現(xiàn)象，造成了檔案管理混亂，不能夠達到人們的預期。本文將通過對當前檔案管理存在的問題進行分析，結(jié)合新形勢的特點，給出相應(yīng)的規(guī)范化策略，促進新時代檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新形式;檔案管理;規(guī)范化

傳統(tǒng)意義上的檔案管理可能只是對用戶個人信息、交易往來的記錄活動。互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，讓更多的行業(yè)與之相互聯(lián)系，也讓檔案管理進行到新的形勢，在這樣的形勢之下一些反饋的信息尤為重要，個性化服務(wù)需要從業(yè)人員精準掌握用戶的信息 ，才能夠不斷規(guī)范檔案管理的工作流程。當前檔案管理無論是相關(guān)人員的意識、基礎(chǔ)建設(shè)、信息溝通等都存在不規(guī)范，檔案管理作為相關(guān)單位工作的重要部分，必須積極 解決當前存在的問題，使得檔案管理工作不斷向規(guī)范化邁進。

1 我國檔案管理現(xiàn)狀

傳統(tǒng)意義上的檔案管理只是簡單的記錄，并且記錄的方式是比較古老的。隨著時代的發(fā)展新形勢悄然而至，科學技術(shù)不斷更新，檔案管理無論是從形式、內(nèi)容還是意義上都應(yīng)該做出改變。但是調(diào)查顯示，當前一些企業(yè)的檔案管理的規(guī)范化程度遠遠不夠。他們更注重主營業(yè)務(wù)的發(fā)展，而沒有理解檔案管理真正的意義，以及檔案管理能夠為企業(yè)帶來的利益。以我國銀行業(yè)為例，銀行界更加注重的是金融業(yè)的發(fā)展，很大程度上忽視檔案管理工作的機制改革。金融業(yè)確實是衡量一個國家經(jīng)濟形勢的重要指標，但是作為銀行業(yè)重要組成部分的檔案管理工作，如果沒有規(guī)范并且完整的機制，必定也會制止銀行界金融業(yè)的發(fā)展。企業(yè)管理人員意識淡薄、信檔案管理信息化進程停滯不規(guī)范，檔案管理工作流程不規(guī)范，導致檔案管理效率低下等問題。如果得不到解決，我國各行業(yè)的發(fā)展都會受到很大的阻礙。

2 檔案管理工作規(guī)范化策略

2.1 提高工作人員意識

任何工作的主體都是工作人員，檔案管理工作是否能夠規(guī)范，關(guān)鍵還是由檔案管理人員來決定。新形勢之下，檔案管理人員應(yīng)該提高自己的創(chuàng)新意識、業(yè)務(wù)交流意識以及檔案管理信息化意識。管理人員可以通過座談活動、集中培訓等方式，加強提高工作人員的意識。一個充滿活力的工作隊伍才能夠高效率的完成工作。針對當前工作人員被動工作的特點，鼓勵員工進行創(chuàng)新，積極主動尋求新的途徑才是檔案管理發(fā)展的源泉。提高工作人員共享意識、交流溝通意識，在頭腦風暴或者其他溝通模式中尋求新的方法。想要檔案管理向著規(guī)范化的方向發(fā)展，首先就要提高管理人員規(guī)范管理的能力，提高從業(yè)人員業(yè)務(wù)精準的能力。

2.2 加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

隨著科學技術(shù)的進步，辦公方式以及設(shè)備也改革。人工智能的到來為人類節(jié)省了更多的時間。針對傳統(tǒng)的檔案管理效率低下、工序繁雜的情況。應(yīng)加強對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，不單單是在員工的意識上，也要在硬件上進行強化。“巧婦難為無米之炊。”有了先進的 技術(shù)方法，工作人員才有更加廣闊的發(fā)展空間。基礎(chǔ)建設(shè)規(guī)范化，不僅僅是檔案管理規(guī)范化過程中一個至關(guān)重要的步驟，在各行各業(yè)中，想要取得更光明的發(fā)展，需要完善的基礎(chǔ)設(shè)施。

2.3 建立業(yè)務(wù)交流機制的方法與作用

交流平臺建設(shè)。新形勢之下帶動人們來到信息時代，信息時代重要的一個特點就是信息共享、資源共享。檔案管理信息規(guī)范化的發(fā)展使得信息共享成為了必然的選擇。所以說，業(yè)務(wù)溝通機制的建設(shè)也成為了迫切的需求。業(yè)務(wù)交流其實就是檔案相關(guān)市場內(nèi)部信息的交流，是檔案管理工作正常進行的基本保障。檔案管理的首要任務(wù)可以說就是交流。當前檔案管理市場的競爭壓力還是比較大的，建立檔案業(yè)務(wù)交流機制能夠使得工作人員實時了解最新信息。尤其是金融行業(yè)，銀行的檔案管理需要根據(jù)經(jīng)濟形勢的變化而進行改革。有競爭才有進步，與此同時業(yè)務(wù)交流機制能夠讓不同的單位之間互相借鑒相關(guān)技術(shù)。這樣各個單位就可以極大地提高管理效率，降低了運營的成本。針對當前存在的交流平臺，建立專門的管理機構(gòu)對發(fā)布的內(nèi)容進行審核、管理，避免信息交流平臺對相關(guān)人員的信息造成泄露。在信息化的形勢之下，很多不規(guī)范的檔案管理機構(gòu)很容易將顧客或者客戶的信息泄露，對相關(guān)人員的日常生活造成影響和困擾。所以說，交流平臺搭建和管理過程都需要專門的機制去管理，才能夠使得檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化。

2.4 促進檔案管理信息化、共享化

信息時代最重要的特征就是共享。共享經(jīng)濟的到來，使得社會上的資源得到了更大化的利用。建立檔案管理業(yè)務(wù)交流機制能促進信息技術(shù)共享化的進程。一方面，從業(yè)人員可以相互學習，交流工作經(jīng)驗，“見賢思齊，見不賢二內(nèi)自省也。”取長補短，提高自身意識、豐富工作經(jīng)驗優(yōu)化自身的技能。在特定的平臺通過專業(yè)的人員進行檔案管理相關(guān)知識的積累，員工可以利用業(yè)余的時間進行學習，調(diào)動員工工作的積極性，主動開拓創(chuàng)新。另一方面，不同的行業(yè)檔案管理工作進行的方式是不盡相同的，但也都是大同小異。通過技術(shù)的學習，求同存異，銀行界可以吸取運輸、銷售等行業(yè)的檔案管理經(jīng)驗及技術(shù)，可能會博得云開見日明。與此同時，業(yè)務(wù)交流機制需要加強對用戶個人信息的保護，避免用戶的個人信息、業(yè)務(wù)信息出現(xiàn)泄露。

3 總結(jié)

檔案管理是任何行業(yè)都要進行的工作，新形勢的到來給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。針對當前檔案管理工作存在的人員意識不規(guī)范問題、管理人員管理工作不規(guī)范問題、基礎(chǔ)建設(shè)和隱私管理不規(guī)范等問題。利用新形勢下先進的科學技術(shù)，通過專業(yè)的培訓提高管理人員以及從業(yè)人員的規(guī)范意識。建立規(guī)范有效的業(yè)務(wù)交流機制，分享經(jīng)驗，解決傳統(tǒng)檔案管理效率低下等問題，能夠讓檔案管理工作真正能夠適應(yīng)新形勢的發(fā)展，不斷向規(guī)范化發(fā)展。

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