探究新形勢下檔案管理工作的規范化策略

林凌

摘 要：隨著信息時代的到來，大數據的發展十分迅速，其之下的檔案管理工作也在新的社會形勢之下面對著新的機遇與挑戰。我國各行各業在發展的過程中，檔案管理工作都尤為重要，然而當前形勢下，各個行業的檔案管理工作都存在不規范的現象，造成了檔案管理混亂，不能夠達到人們的預期。本文將通過對當前檔案管理存在的問題進行分析，結合新形勢的特點，給出相應的規范化策略，促進新時代檔案管理事業的發展。

關鍵詞：新形式;檔案管理;規范化

傳統意義上的檔案管理可能只是對用戶個人信息、交易往來的記錄活動。互聯網時代的到來，讓更多的行業與之相互聯系，也讓檔案管理進行到新的形勢，在這樣的形勢之下一些反饋的信息尤為重要，個性化服務需要從業人員精準掌握用戶的信息 ，才能夠不斷規范檔案管理的工作流程。當前檔案管理無論是相關人員的意識、基礎建設、信息溝通等都存在不規范，檔案管理作為相關單位工作的重要部分，必須積極 解決當前存在的問題，使得檔案管理工作不斷向規范化邁進。

1 我國檔案管理現狀

傳統意義上的檔案管理只是簡單的記錄，并且記錄的方式是比較古老的。隨著時代的發展新形勢悄然而至，科學技術不斷更新，檔案管理無論是從形式、內容還是意義上都應該做出改變。但是調查顯示，當前一些企業的檔案管理的規范化程度遠遠不夠。他們更注重主營業務的發展，而沒有理解檔案管理真正的意義，以及檔案管理能夠為企業帶來的利益。以我國銀行業為例，銀行界更加注重的是金融業的發展，很大程度上忽視檔案管理工作的機制改革。金融業確實是衡量一個國家經濟形勢的重要指標，但是作為銀行業重要組成部分的檔案管理工作，如果沒有規范并且完整的機制，必定也會制止銀行界金融業的發展。企業管理人員意識淡薄、信檔案管理信息化進程停滯不規范，檔案管理工作流程不規范，導致檔案管理效率低下等問題。如果得不到解決，我國各行業的發展都會受到很大的阻礙。

2 檔案管理工作規范化策略

2.1 提高工作人員意識

任何工作的主體都是工作人員，檔案管理工作是否能夠規范，關鍵還是由檔案管理人員來決定。新形勢之下，檔案管理人員應該提高自己的創新意識、業務交流意識以及檔案管理信息化意識。管理人員可以通過座談活動、集中培訓等方式，加強提高工作人員的意識。一個充滿活力的工作隊伍才能夠高效率的完成工作。針對當前工作人員被動工作的特點，鼓勵員工進行創新，積極主動尋求新的途徑才是檔案管理發展的源泉。提高工作人員共享意識、交流溝通意識，在頭腦風暴或者其他溝通模式中尋求新的方法。想要檔案管理向著規范化的方向發展，首先就要提高管理人員規范管理的能力，提高從業人員業務精準的能力。

2.2 加強基礎設施建設

隨著科學技術的進步，辦公方式以及設備也改革。人工智能的到來為人類節省了更多的時間。針對傳統的檔案管理效率低下、工序繁雜的情況。應加強對檔案管理基礎設施建設的投入，不單單是在員工的意識上，也要在硬件上進行強化。“巧婦難為無米之炊。”有了先進的 技術方法，工作人員才有更加廣闊的發展空間。基礎建設規范化，不僅僅是檔案管理規范化過程中一個至關重要的步驟，在各行各業中，想要取得更光明的發展，需要完善的基礎設施。

2.3 建立業務交流機制的方法與作用

交流平臺建設。新形勢之下帶動人們來到信息時代，信息時代重要的一個特點就是信息共享、資源共享。檔案管理信息規范化的發展使得信息共享成為了必然的選擇。所以說，業務溝通機制的建設也成為了迫切的需求。業務交流其實就是檔案相關市場內部信息的交流，是檔案管理工作正常進行的基本保障。檔案管理的首要任務可以說就是交流。當前檔案管理市場的競爭壓力還是比較大的，建立檔案業務交流機制能夠使得工作人員實時了解最新信息。尤其是金融行業，銀行的檔案管理需要根據經濟形勢的變化而進行改革。有競爭才有進步，與此同時業務交流機制能夠讓不同的單位之間互相借鑒相關技術。這樣各個單位就可以極大地提高管理效率，降低了運營的成本。針對當前存在的交流平臺，建立專門的管理機構對發布的內容進行審核、管理，避免信息交流平臺對相關人員的信息造成泄露。在信息化的形勢之下，很多不規范的檔案管理機構很容易將顧客或者客戶的信息泄露，對相關人員的日常生活造成影響和困擾。所以說，交流平臺搭建和管理過程都需要專門的機制去管理，才能夠使得檔案管理實現規范化。

2.4 促進檔案管理信息化、共享化

信息時代最重要的特征就是共享。共享經濟的到來，使得社會上的資源得到了更大化的利用。建立檔案管理業務交流機制能促進信息技術共享化的進程。一方面，從業人員可以相互學習，交流工作經驗，“見賢思齊，見不賢二內自省也。”取長補短，提高自身意識、豐富工作經驗優化自身的技能。在特定的平臺通過專業的人員進行檔案管理相關知識的積累，員工可以利用業余的時間進行學習，調動員工工作的積極性，主動開拓創新。另一方面，不同的行業檔案管理工作進行的方式是不盡相同的，但也都是大同小異。通過技術的學習，求同存異，銀行界可以吸取運輸、銷售等行業的檔案管理經驗及技術，可能會博得云開見日明。與此同時，業務交流機制需要加強對用戶個人信息的保護，避免用戶的個人信息、業務信息出現泄露。

3 總結

檔案管理是任何行業都要進行的工作，新形勢的到來給檔案管理工作提出了新的挑戰。針對當前檔案管理工作存在的人員意識不規范問題、管理人員管理工作不規范問題、基礎建設和隱私管理不規范等問題。利用新形勢下先進的科學技術，通過專業的培訓提高管理人員以及從業人員的規范意識。建立規范有效的業務交流機制，分享經驗，解決傳統檔案管理效率低下等問題，能夠讓檔案管理工作真正能夠適應新形勢的發展，不斷向規范化發展。

參考文獻

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