大數據時代高校人事檔案管理的價值及其優化措施

摘 要：高校人事檔案管理作為高校人才流動和信息導入的主要平臺是高校人事工作不可或缺的一部分。在大數據這一時代背景下，高校人事檔案管理正面臨著巨大的時機和坎坷。所以高校需要采取更加高效措施，對高校人事檔案管理進行優化，把高校人事檔案管理水平上升到一個新高度。

關鍵詞：大數據;人事檔案管理;優化措施

中國人事檔案可追溯到延安時期。在中華人民共和國成立后，一些企業和機構，包括大學，建立并改進了人事檔案管理系統。通過有效管理個人名冊，個人檔案充分記錄所取得的成就、經驗、專業和技術水平、政治觀點、工作條件、工作資格等。學院和大學可以充分了解人才信息，并作為人才管理的基礎。

互聯網孕育出了大數據，它用來描述基于互聯網的信息集合。伴隨著時代的飛快進步，大數據這一名詞的概念進入了每個人的耳朵，與生產和人的生活的關系變得越來越緊密，內容也變得更加多樣化。在這一階段，幾乎所有的信息數據都已經涵蓋在大數據之中了，并且在儲存、管理和分析方面難以使用常規數據處理工具。

1 大數據的定義和在高校人事檔案管理中的應用

1.1 大數據的定義

對于“大數據”（Big data）研究機構Gartner給出了這樣的定義。“大數據”是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力來適應海量、高增長率和多樣化的信息資產。相比傳統數據，大數據具有以下特征：信息量大、類型繁多、低值密度和運算速度快。如今，大數據被廣泛用于社會的許多領域，發揮了巨大的社會和經濟價值。

1.2 大數據在高校人事檔案信息化管理中的作用

第一，高校要獲取關于學院和大學工作人員檔案的信息比較復雜，而且各種各樣，傳統的紙張檔案應用起來非常困難。利用大數據技術，可以系統地收集學院和大學工作人員檔案資料，分類和準確存儲大量信息，從而為工作人員檔案的信息管理奠定基礎。第二個是管理，學院和大學的人事檔案中包含了大量的信息和復雜性，而傳統的人工管理很繁瑣。應用大數據增強了通過計算機、云存儲和其他技術管理人事檔案的效率，使其管理更加清晰有序。通過將大數據應用于學院員工檔案管理，可以在使用過程中通過計算機恢復功能直接獲得數據。這使學院工作人員名冊的使用更加方便，更有利于工作人員的決策。

2 高校人事檔案管理優化措施

2.1 完善人事檔案信息化管理管理制度

大數據的發展是一個總的趨勢。在大數據的時代背景下，學院和大學必須摒棄以前的人事檔案管理方法，清楚地意識到人事檔案信息管理的必要性與重要性，充分利用大數據技術收集、分類、儲存和使用復雜的人事檔案。建立一個符合學院和大學現狀的現代化人事檔案信息管理系統。同時，為了改進和完善人事檔案管理系統，有必要建立一個新的人事檔案管理機制，理清楚現有的人事檔案管理機制。掌握檔案管理的工作人員的職責和規則，使他們能夠根據有關管理工作的要求嚴格管理檔案信息。

2.2 大數據管理平臺的建立

在更新高校人事檔案管理概念的基礎上，需要增加投資，更新工作人員名冊管理所需的信息技術設備和軟件技術。一旦高校人事檔案管理硬件和軟件完全達到標準，就可以在此基礎上建立大數據管理平臺。在構建一個龐大數據管理平臺的過程中，高校首先要收集和分類原始數據，并確定其真實性。同時，建立一個以部門為基礎的數據庫，并準確記錄有關信息，例如每個人事檔案中的號碼、姓名、性別、族裔、出生日期、出生地點、政治外貌和學術信息。第二，在輸入基本資料后，將工作人員檔案歸檔并處理，供今后參考。最后，在人事檔案數據庫中，人事檔案還必須與有關單位聯系，以便及時更新資料。

2.3 形成“大檔案”思想

大數據的浪潮已經到來，學院和大學的人事檔案管理需要與時俱進，改變以往的思維，大檔案的設立十分有必要，并對工作人員的人事檔案進行詳細和多層面的采集、儲存和利用。在高校形成大檔案系統的循序漸進過程中，有必要利用已建立的檔案作為準確、迅速地檢測資料和存檔設備的基礎，這樣不僅可以極大地保證信息準確性，還可以提高效率。高校必須確保檔案資料的安全，確保學院和大學個人檔案資料等隱私信息不被不法人員盜用，并確保其知識產權不被侵犯。

2.4 組建“大檔案”管理部門

“大檔案”系統是一個大規模和完整的數字檔案系統。因此，在具體管理中，必須準確地了解檔案信息的內容以及信息與信息之間的關系，以確保信息能夠有效地發揮其自身的價值。

2.5 提高業務能力

在高校人事檔案信息管理過程中，檔案的管理工作人員的工作水平和總體質量也是一個至關重要的因素。在進行檔案管理的工作中，文件管理工作人員不但必須具備文件管理方面的技術知識，而且還需要具備高水平的處理檔案信息的能力，同時也有一種強烈的思想道德意識和責任感。學院和大學必須通過職業技能培訓和專業技能實習，不斷提高檔案管理人員的工作能力以及個人的綜合素質。總之，學院和大學的人事檔案管理水平直接影響到學院和大學的未來的發展方向和水平，而大數據的開發也促進了學院人事檔案的信息規范化。因此，在大數據時代，高校必須采取積極有效的方式，解決與學院工作人員檔案信息管理過程有關的問題，優化這些檔案，并極大地改善高校檔案管理現狀。

3 結語

總的來說，在大數據時代，學院工作人員檔案的管理工作正在進行之中，高校應該做一個好的工作，改進和優化，更好地解決目前工作中存在的問題。只有從客觀和前瞻性的角度，才能正確地考慮到大數據環境中新的人事檔案要求。為了更好地解決與現有工作人員名冊工作有關的許多問題，并為發展大專院校工作人員的工作提供可靠的援助

參考文獻

[1]梁偉杰.大數據人事檔案管理機制探析[J].人力資源管理，2019，5;12-13.

[2]郭鵬飛.大數據方法及其應用[J].計算機科學與應用，2018，1：22-23.

[3]王紅.大數據背景下空間數據可視化課程的教學改革探討[J].教育進展，2018，01：33-34.

作者簡介

楊揚，女，漢族，新疆庫爾勒人，研究方向：人事檔案管理。