如何提升交通基本建設項目檔案管理的信息化應用

徐新琴

摘 要：近年來，信息化技術在檔案管理中得到了廣泛的應用，為檔案管理與檔案資源的開發利用提供了有力的支持。文中，對交通基本建設項目檔案管理的信息化應用進行探討，為進一步改善交通基本建設項目檔案管理提供借鑒。

關鍵詞：交通基本建設項目檔案;檔案管理;交通管理

交通基本建設項目檔案管理是交通管理的重要組成部分。近些年，信息化技術越來越多被應用在基本建設項目檔案管理工作中，大大提高了檔案管理的效率和管理質量，這給新時期的交通基本建設項目檔案工作提出了更多的要求。本文以交通基本建設項目為例，對信息化的技術在信息檔案管理方面的應用等問題做以下探討。

1 推進基本建設項目檔案管理信息化的必要性

當前，將基本建設項目檔案管理融入現代化信息技術，以網絡作為基本平臺，對檔案信息資源進行處置、管理和開發，是適應數字環境下檔案活動的必然途徑，是檔案事業發展的戰略目標。我們應從“三個需要”上認清和重視推進基本建設項目檔案管理信息化的必要性。

1）適應信息社會發展的需要。現代信息化網絡時代正改變傳統基本建設項目檔案管理模式，這就要求我們檔案管理工作者要適應信息時代下對于檔案信息管理發展需求。要實現將檔案資源為社會共享。 比如，公路工程基本建設在環境影響評價、文物調查、地震安全性評價、防洪影響評價、水土保持方案論證等各項要素測量、分析、計算、評價、整理、成圖至項目全套成果錄入數據庫，就為檔案信息資源積累了豐富的數字化信息。也可為社會提供基本建設項目檔案高價值性資源共享。

2）提升檔案管理水平的需要。在進行基本建設項目檔案管理信息化建設中，既要依靠科學技術的發展進步，更需要有一支高素質管理的人才隊伍。在調研中，我們發現凡是檔案管理中存在問題的部門都與沒有建立一支高素質管理的人才隊伍有關。因為，基本建設項目檔案管理具有內容涉及面廣，專業性強、保存周期長、檔案整理復雜、綜合性強、對保存環境要求高等特殊性，特別是對數據、圖表、影像等分門別類錄入數據庫，沒有專業的管理人才是無法勝任的。非檔案專業普通人員檔案管理不僅效率低，而且對基本建設項目檔案的損害較大。將影響檔案信息化建設工作的效率和檔案信息化成果的利用。

3）有效發揮基本建設項目檔案管理效果的需要。基本建設項目檔案管理中人們往往忽視發揮其決策、歷史數據、管理成本的效果，不能真正意義上實現檔案管理工作為交通基本建設最大化服務。發揮檔案管理達到事半功倍的效果。比如，浙江省開化縣有“九山半水半分田”之稱。很多基本建設項目建在大山上，在項目建設中，難度很大，常常有不可預見的突發因素。基建檔案不能孤立存在，是項目建設過程中積累的原始材料，這就需要保存的基建檔案中真實記錄的文字、數據、圖紙、照片、聲像等資料提供科學依據，作為鑒往知來的依據，能啟發公路建設者，從中總結經驗，為項目的圖紙設計、項目的總體管理提供重要的參考意義和指導作用。使基建項目在施工過程中更加精確，節約勞力、財力和時間，降低管理成本。

2 當前基建檔案管理存在的問題

1）對檔案信息化建設的重要性認識不足。一些部門認為交通基建檔案管理僅僅是一個接收、保管檔案的輔助性部門。沒意識到信息化時代下，基建檔案信息化建設對檔案管理的重要性。不愿投入必要的人力物力財力，信息化基礎建設落后，僅是將紙質檔案通過電腦轉變為電子檔案。有的部門對基建檔案管理滿足于不丟失，不泄密，能應付查檔就行了，不注重信息資源價值的開發利用，使信息化程度不盡人意，造成檔案管理模式和信息服務水平不適應信息化時代。

2）管理滯后性，手段落后。在檔案信息化建設過程中，需要檔案管理人員針對實際情況來進一步精簡、優化和重組檔案管理業務流程，大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。不利于檔案信息化建設工作的順利開展。有的部門雖然已經基本實現了檔案的信息化，但是沒有實現對其的充分利用，建成之后，缺乏對系統的更新補充維護，使企業檔案信息管理系統形同虛設。

3）檔案管理人員素質有待于提高。基建檔案管理具有專業性強、獨立性強、保存性強、規范性強的特點。這就需要檔案管理人員既要能會檔案管理的實際操作技能，積極掌握計算機的應用技術，掌握交通基建法律法規，又要具有政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事檔案工作管理工作。

4）基建檔案管理體制不完善。在調研中發現不少單位沒有建立基建檔案管理部門，基建資料檔案裝訂成冊后便放在柜內，沒有設立專職檔案人員，專門的檔案工作場所，檔案質量、安全得不到保障。

3 如何提升信息技術在基建項目檔案管理中的應用

1）逐漸實現檔案計算機信息化管理。基建檔案管理應推行數據管理信息化、信息檢索信息化、安全管理信息化，使得現代化設備發揮出應有的作用。但是，不少部門在基建檔案信息數字化管理中，還處于成長的初級階段，在使用計算機、基建檔案網絡遠程傳輸、檔案管理軟件上，對設備操作較為生疏，使得新技術、新設備不能夠較好使用。實現基建檔案計算機輔助管理勢在必行。基建檔案工作應盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，以盡快實現檔案信息化管理，提高基建檔案工作的效率和水平。例如，我們要根據基建工程和單位信息化管理實際情況，建立電子檔案數據庫，將基建工程外業工作的處理情況錄入到電子信息系統中，保證歸檔材料的完整性。使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務。

2）從“三化”上進行檔案信息化建設。檔案信息化建設應做到規范化、標準化、熟練化。因為，基建檔案工作涵蓋了工程項目的立項、勘察、測繪、初步設計、施工、竣工驗收、評優選優等階段，基建檔案業務工作包括收集、鑒定、整理立卷、利用、保管等內容。因此，必須始終堅持貫徹落實《中華人民共和國檔案法》，依照有關法律和上級的規定，制定本單位的《檔案管理制度》，健全完善檔案材料立卷歸檔、檔案查閱、借閱、檔案鑒定銷毀等制度，明確管理人員職責，嚴格要求規范資料的收集和歸檔工作要按照檔案管理的相關標準進行歸檔和保管。保證基建檔案收集齊全、整理規范、歸檔及時、保管安全。還要會熟練整理文件材料、圖紙、圖像、聲像等各種載體的立卷等內容的收集、整理、保存，使基建檔案能形成齊全、完整、準確、成套系統的資料。

3）提高檔案人員的素質和更新觀念。提高檔案人員的素質根本的方法還是要以人為本。人事管理好基建檔案工作的核心因素。所以，要通過自學、參加培訓、業務考核、配備專職檔案人員等方式提高基建檔案管理人員自身的專業知識和技術知識。特別是要通過經常性的業務考核，對檔案工作的各個環節和基本要求是否熟悉、檔案管理的好壞來考核業績，提高檔案管理人員的業務素養和工作效率。

對基建檔案管理重視不足，有“看攤守點”理念的領導和管理人員造成基建檔案工作滯后，應該采取業主負責制、獎懲制、崗位責任制等工作機制，提升領導和檔案管理人員的工作積極性和責任感，使他們逐步認識到基建檔案工作的必要性和唯一性。

總之，基建檔案信息化建設是一項對歷史負責，為現實服務，替未來著想的工作。基建檔案工作必須要不斷更新觀念，適應新時代發展要求，積極探索檔案現代管理模式，實現基建檔案工作自身價值，為交通基建建設提供檔案服務。