試析醫院人事檔案管理方式的改進

文/韓雪，滄州市人民醫院

1 引言

醫院人事檔案的存在價值在于證明醫務工作者從上學階段到工作階段的人生軌跡。隨著“互聯網+”時代的到來，大數據技術與云計算技術開始應用在各個領域，一場醫療衛生領域的人事檔案管理“革命”已經開始。網絡把人類社會帶進了信息化時代，各個行業相繼將計算機技術與自身行業特點相結合逐步推進檔案管理的信息化。人事檔案管理對提高管理的質量和水平，具有重要的價值。“互聯網+”時代到來與醫療衛生體制改革的歷史性碰撞，必然要求進一步做好醫院的人事檔案管理，醫院人事檔案管理上的問題主要來源于人與制度兩個方面。

2 人事檔案管理存在的問題

2.1 思想認識不足

人事檔案管理工作的正常進行涉及醫院的眾多部門和醫療人員，但是醫療人員在很大程度上重視醫療服務而未能正確認識人事檔案管理的重要性。且人事檔案不對外公開，不能隨意查閱，因此導致醫院工作人員忽視了人事檔案管理的重要性。一些員工只重視于履行自己的工作職能，沒有及時地將自己的人事信息交給管理部門，造成許多資料收集不全面，不規范，也由此造成檔案缺乏完整性，這對后續的工作的開展造成了嚴重影響。

2.2 信息化程度太低

由于受到計劃經濟時代的影響，很多醫院的人事檔案管理模式依然是傳統的手工管理，有的醫院在人事檔案管理上雖然已經進入到信息化管理的階段，擺脫人工寫入和管理的“原始時期”，但是其對互聯網的應用依然只停留在表面上，沒能深入應用，使人事檔案管理工作便捷化、規范化。在互聯網進一步發展，開始應用大數據技術和云計算技術對大數據進行處理后，這種表面性的應用依然難以滿足時代發展的需要。當前醫院對醫療衛生體制的改革停滯在了單純對醫療資源配置和經營體制的改革上，這種抓重點解決問題的辦法不是錯誤，但是僅僅從一兩個主要的方面入手去完成醫療衛生體制改革并不能迅速高效地解決問題。人事檔案是所有人所有經歷記述在一起形成的個人數據庫，涉及大量個人隱私，為防止個人檔案信息的泄露，醫院的人事檔案管理部門應當任命專門的管理人員進行看管。

2.3 醫院人事檔案管理人員工作量大

目前許多醫院只安排了人數較少的人員來兼職管理醫院的人事檔案，并且很多檔案管理人員未受到專門的培訓，由于醫院的員工眾多，檔案信息繁復，再加上人員流動帶來的檔案傳遞和檔案審核等非常規性工作，這使得檔案管理人員在檔案管理過程中會面臨大量的常規性檔案歸檔工作。

3 改善檔案管理工作的措施

3.1 完善醫院制度體系

加強醫院的人事管理數字信息化的制度體系，以此來加強管理，管理需要引進大批的現代化人才，所以醫院應該招收現代化的高科技人才，對招收的人才有嚴格的專業水平要求，定期對這些人員進行考核。人事檔案管理還應該足夠重視機密文件的保密性，所以醫院應該加強這一方面的意識，確保醫院文件的安全。

3.2 構建電子人事檔案

在構建醫院的人事檔案管理工作的時候需要從電子人事檔案的建立工作著手，那么工作開展的第一步就是要把相關的信息記錄計算機應用的信息記錄工作做好，同時將人事信息錄入好。然而相關的工作人員在進行打印檔案的時候，可以在計算機上進行搜索，如果找到了相關的檔案信息，然后再進行打印，如此便可以很有效的促進和提升對應的工作效率，從而使得工作的復雜性得以降到最低。再者，在電子檔案建立之后，所有的檔案存放都已經被直接性存入電腦或者移動硬盤上了，而且他的占用空間也比較小，具備極高的保密性。最后，又因為電子人事檔案的建立，在錄入信息的過程中就需要對其進行定期的更新，那么可以根據局域網信息技術把把人事檔案以及考核檔案相互聯系起來，進一步地對醫院的好不選拔工作做好準備，除此之外，也需要以保證檔案數據庫的安全性作為主要前提依據，從而實現檔案人員的管理進行進一步優化，促進計算機熟練程度的提升，以及進一步幫助提升人事檔案信息管理的工作效率。

3.3 改變管理模式和技術

醫院人事檔案的數字化是必然趨勢，這樣的改革可以使管理人員的工作壓力大大下降，提高管理效率。單純依靠人工管理的醫院檔案管理模式已經完全脫離實際，落后于時代的發展，當前應當依靠“互聯網+”的各種相關技術來建立或者完善人事檔案管理系統。應用大數據技術、云計算的方法對人事檔案進行分析與管理，不能依然停留在專職抄寫員抄寫謄錄檔案的原始階段。改變原有的管理模式并不等于全盤否定原有模式，檔案對于每個人而言都極為重要，包含了很多個人隱私信息，所以在應用先進的科學技術實現人事檔案管理現代化的同時，也要注重信息保護，防止信息被盜取、濫用或者銷毀。在應用互聯網實現人事檔案管理的便捷化時，存留和及時整理紙質版檔案還是有必要的，應當定期對檔案進行整理和更新，對其中的重要檔案要及時核查其真實性，防止存在信息失實導致人事任免失責。

4 結束語

醫院人事檔案管理是醫院日常事務管理的重要組成部分，它有助于醫院提高對人力資源的管理效率，促進醫療人才的開發。在新時期，醫院各級部門要注意轉變思想，認識到人事檔案管理的重要性，并積極采取措施，完善管理體制，提高管理效率，為醫院的進一步發展提供支持。