基于內(nèi)部控制的高校合同管理研究

劉培明

摘 要：本文依據(jù)上級主管部門對行政事業(yè)單位內(nèi)部控制相關(guān)規(guī)定，對合同管理存在的風(fēng)險點(diǎn)進(jìn)行梳理。從內(nèi)部控制的角度對高校合同管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，查找存在的問題，并從制度建設(shè)、理論掌握、人員培訓(xùn)以及信息化等方面提出建議措施。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制;高校;合同管理

一、引言

隨著財政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》的實(shí)施，高校內(nèi)部控制建設(shè)得到重視，合同管理是其中一項(xiàng)重要內(nèi)容。經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)部控制管理體系以防范經(jīng)濟(jì)損失、法律糾紛、名譽(yù)受損為目的，根據(jù)合同類型分類確定歸口管理部門和合同執(zhí)行部門;明確簽訂合同的業(yè)務(wù)和事項(xiàng)范圍以及合同授權(quán)簽署權(quán)限;明確合同擬定、審批、執(zhí)行、登記保管等環(huán)節(jié)的程序和要求;定期檢查和評價合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應(yīng)控制措施，促進(jìn)合同有效履行;加強(qiáng)合同信息安全保密工作，切實(shí)維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益。隨著相關(guān)主管部門對教育經(jīng)費(fèi)使用的規(guī)范化程度和使用績效的重視，經(jīng)濟(jì)合同管理日趨重要。

二、合同管理內(nèi)部控制的目標(biāo)

1.合同內(nèi)部管理制度體系完整

合同實(shí)行歸口管理、分級負(fù)責(zé)，合同授權(quán)審批和簽署權(quán)限明確。合同業(yè)務(wù)所涉及的崗位設(shè)置合理，符合不相容崗位相分離原則，各崗位職責(zé)分工明確。合同歸口管理部門、財會部門與職能部門之間有暢通高效的溝通協(xié)作機(jī)制。

2.合同調(diào)查充分

詳細(xì)調(diào)查合同相對方的主體資格，對其資信、信譽(yù)、經(jīng)營狀況及履約能力有明確的掌握。合同談判準(zhǔn)備充分，合同內(nèi)容與條款按照自愿、公平原則經(jīng)過充分磋商，雙方權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任明確，確保實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)，學(xué)校權(quán)益得到可靠保障。

3.合同文本準(zhǔn)確表達(dá)簽訂雙方的真實(shí)意思

合同文本有嚴(yán)格的審核程序，法律關(guān)系復(fù)雜或后果影響大的合同文本適用會審制度。合同審批簽署權(quán)限合理，有規(guī)范的授權(quán)制度，合同簽署在簽署人的權(quán)限范圍內(nèi)。合同用印程序規(guī)范合理。

4.合同履行全程跟蹤監(jiān)督管理，確保得到全面有效履行

合同價款支付嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行。合同糾紛在合規(guī)合法的前提下及時得以解決，維護(hù)學(xué)校利益。合同執(zhí)行過程中，履約條件發(fā)生變化能夠及時根據(jù)需要得以調(diào)整。合同補(bǔ)充與變更的授權(quán)審批權(quán)限明確，報告及時。

5.合同簽訂、履行、變更等情況登記完整、準(zhǔn)確

合同簽訂、履行、變更等情況登記完整、準(zhǔn)確，合同和相關(guān)資料被及時統(tǒng)計(jì)、分類、歸檔和妥善保管，合同信息安全保密工作到位，合同管理檢查評估機(jī)制健全，合同實(shí)現(xiàn)全過程封閉管理。

三、合同管理控制風(fēng)險點(diǎn)

（1）合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，導(dǎo)致合同存在風(fēng)險隱患。

（2）對須報經(jīng)國家有關(guān)主管部門審查或備案的文本合同，未履行相應(yīng)程序。

（3）合同的授權(quán)審批權(quán)限不明確，出現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)或越權(quán)審批，可能造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失和法律訴訟的風(fēng)險。

（4）合同文本擬人員和合同審核人員責(zé)任劃分不清晰，缺乏有效溝通和協(xié)調(diào)，導(dǎo)致合同審核人員發(fā)現(xiàn)的合同不當(dāng)內(nèi)容和條款未能被糾正。

（5）合同審核審批滯后，可能導(dǎo)致合同存在的問題不能被及時發(fā)現(xiàn)，造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失和法律訴訟的風(fēng)險。

（6）合同的簽署權(quán)限不明確，出現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)或越權(quán)簽署合同，可能造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失和法律訴訟的風(fēng)險。

（7）合同簽訂授權(quán)書缺少授權(quán)范圍、授權(quán)時間、授權(quán)人簽字蓋章及被授權(quán)人個人信息，可能導(dǎo)致被授權(quán)人濫用授權(quán)，造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失或引起外部法律糾紛。

（8）未按規(guī)定程序加蓋學(xué)校合同專用章，或未經(jīng)授權(quán)在合同上加蓋學(xué)校各二級單位的公章、合同專用章，可能造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失或引起外部法律糾紛。

（9）合同條款中存在未明確約定的事項(xiàng)或約定不當(dāng)事項(xiàng)，沒有及時補(bǔ)充、變更協(xié)議，導(dǎo)致合同無法正常履行。

（10）對合同履行缺乏有效的監(jiān)督，未能及時發(fā)現(xiàn)已經(jīng)或可能導(dǎo)致單位經(jīng)濟(jì)利益受到損失的情況;或未能采取有效措施彌補(bǔ)損失，致使單位遭受損失;或由于疏于管理，未能及時催收到期的合同款項(xiàng)等。

（11）未能詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更情況。

（12）未對合同履行情況進(jìn)行有效監(jiān)督并跟蹤記錄，可能導(dǎo)致合同糾紛處理時無依據(jù)可追溯。

（13）合同變更未按規(guī)定嚴(yán)格審核審批或者審核審批流于形式，可能導(dǎo)致合同無法正常履行，造成學(xué)校面臨經(jīng)濟(jì)損失和法律訴訟風(fēng)險。

（14）合同糾紛處理意見未經(jīng)審核，可能導(dǎo)致糾紛無法處理或處理不當(dāng)，造成學(xué)校在訴訟或仲裁中處于不利地位。

（15）合同及相關(guān)資料的登記制度不健全，可能導(dǎo)致合同登記混亂，合同序號不順，或未詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更情況，影響合同的正常履行和糾紛處理工作。

（16）合同及相關(guān)資料歸檔不規(guī)范，可能導(dǎo)致合同資料丟失，影響合同的正常履行和糾紛處理的舉證工作。

（17）因保管不當(dāng)導(dǎo)致合同泄密，導(dǎo)致單位或國家利益遭受損失。

四、高校合同管理現(xiàn)狀

高校內(nèi)部控制體系建設(shè)開展時間短，無論是在理論還是在經(jīng)驗(yàn)、意識方面都存在欠缺之處。

1.在管理機(jī)制方面

大部分高校負(fù)責(zé)合同監(jiān)督管理的歸口管理部門、歸口管理職能不明確，缺少合同履行監(jiān)督機(jī)制，未對合同履行過程進(jìn)行監(jiān)管。學(xué)校未建立適用于全校范圍內(nèi)的合同糾紛處理機(jī)制，無法對合同經(jīng)辦部門的合同糾紛處理提供指導(dǎo)，合同經(jīng)辦部門遇到合同糾紛自行處理而無需經(jīng)學(xué)校審核，可能因處置不當(dāng)給學(xué)校帶來聲譽(yù)、法律、經(jīng)濟(jì)等損失。

2.在合同訂立環(huán)節(jié)

同類型經(jīng)常性業(yè)務(wù)沒有制定統(tǒng)一文本的格式合同，不能有效規(guī)避合同文本擬定過程中的風(fēng)險;對合同當(dāng)事人資信狀況和履約能力調(diào)查不夠充分，容易造成履約困難的風(fēng)險;在合同簽署環(huán)節(jié)無權(quán)越權(quán)簽訂合同，可能會造成合同失效、業(yè)務(wù)不能正常開展。

3.在合同履行環(huán)節(jié)

各業(yè)務(wù)部門、職能部門各行其是，合同簽訂、審查、監(jiān)督、法務(wù)等工作分散進(jìn)行，缺少統(tǒng)一管理，松散的管理方式極易導(dǎo)致合同履行方面的風(fēng)險發(fā)生。比如合同違約條款未能按實(shí)際違約情況履行，分步實(shí)施的合同未能按既定時間節(jié)點(diǎn)履行到位，收入合同因不涉及預(yù)算支出考核而無人追討款項(xiàng)等情況。

4.在合同管理內(nèi)部控制方面

由于對內(nèi)部控制的理論方法掌握不透徹，認(rèn)為控制效果與控制流程的環(huán)節(jié)多少成正比，參與流程控制的部門環(huán)節(jié)越多，控制效果就越好。基于這種認(rèn)識基礎(chǔ)之上的合同管理內(nèi)部控制，往往導(dǎo)致程序煩瑣、影響工作效率。同時參與控制流程的各部門相互依賴，反而影響內(nèi)部控制質(zhì)量。

5.專于合同管理的人力資源匱乏

合同管理工作、內(nèi)部控制流程的實(shí)施，都要依靠具有相應(yīng)專業(yè)能力的人力資源。高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、合同管理的參與者大多為教師兼任，除了部分專業(yè)技術(shù)崗位外，都較缺乏會計(jì)、審計(jì)、基建、法律等方面的專業(yè)知識，即使有足夠數(shù)量的業(yè)務(wù)培訓(xùn)也難以達(dá)到較高的專業(yè)水準(zhǔn)，往往導(dǎo)致內(nèi)控管理流于形式，控制質(zhì)量因?yàn)槿肆Y源的匱乏而受到相當(dāng)制約。

6.合同管理內(nèi)部控制信息化建設(shè)滯后

沒有建立完善的內(nèi)部控制信息化平臺系統(tǒng)，將合同管理的相關(guān)業(yè)務(wù)流程和關(guān)鍵風(fēng)險點(diǎn)控制嵌入到信息系統(tǒng)加以固化。即使使用了信息化的合同管理系統(tǒng)，也存在信息孤島的現(xiàn)象，單一地進(jìn)行合同業(yè)務(wù)管理，沒有做到與其他信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，因此無法有效解決業(yè)務(wù)管理與內(nèi)部控制兩張皮現(xiàn)象。

7.缺少對合同執(zhí)行過程的跟蹤管理

合同管理具有持續(xù)性、動態(tài)性的特征，尤其對履約階段多、時間跨度大的合同。目前的合同管理內(nèi)部控制，對合同磋商、簽訂及保管等方面關(guān)注較多，對履約過程關(guān)注不多，履約過程中主要依靠項(xiàng)目實(shí)施部門自我監(jiān)督，既是裁判員又是運(yùn)動員，控制薄弱。

五、加強(qiáng)高校合同管理的對策與建議

（1）強(qiáng)化制度建設(shè)，明確合同歸口管理部門，組織對合同業(yè)務(wù)的統(tǒng)一管理，使得松散的合同管理工作形成有機(jī)的整體;由其負(fù)責(zé)擬定合同管理相關(guān)制度并監(jiān)督參與合同管理的各業(yè)務(wù)單位、職能部門嚴(yán)格執(zhí)行以確保合同管理水平;建立合同歸口管理部門主持、相關(guān)職能部門參與的合同履行過程監(jiān)督機(jī)制，對合同履行情況跟蹤管理;對于學(xué)校日常發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，牽頭相關(guān)業(yè)務(wù)部門制定學(xué)校統(tǒng)一條款、經(jīng)過相關(guān)職能部門尤其是法務(wù)部門審定的格式合同，規(guī)范合同簽訂。

（2）加強(qiáng)對內(nèi)部控制理論的學(xué)習(xí)理解，全面把握合同管理過程中的關(guān)鍵風(fēng)險點(diǎn)，區(qū)分不相容崗位，在此基礎(chǔ)上合理設(shè)計(jì)合同管理內(nèi)部控制流程，既要避免煩瑣的程序影響工作效率，也要確保流程的控制效果達(dá)到要求。同時，只有對內(nèi)部控制理論理解透徹，才能實(shí)現(xiàn)對內(nèi)控流程有目的、有方向的動態(tài)調(diào)整，推動內(nèi)部控制程序不斷優(yōu)化發(fā)展。

（3）重視加強(qiáng)合同管理流程參與部門、人員的內(nèi)控意識、內(nèi)控能力培訓(xùn)。任何系統(tǒng)、流程的運(yùn)轉(zhuǎn)都離不開人的因素。人力資源在合同管理流程中既是實(shí)施控制管理的主體，又是被控制管理的客體。因此合同管理控制對參與其中的人員提出了更高的要求，不僅要求業(yè)務(wù)水平高的復(fù)合型人才，更要對內(nèi)部控制相關(guān)理論理解透徹，同時也要具備良好的內(nèi)部控制職業(yè)道德。

（4）通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用，將合同管理流程加以固化，既涵蓋了合同管理的整個生命周期，極大提高了合同管理業(yè)務(wù)的處理速度，也減少了差錯和舞弊的發(fā)生，從而更加規(guī)范、更加高效。同時通過信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)用，使合同業(yè)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)規(guī)范管理、互聯(lián)互通，為高校實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的數(shù)據(jù)管理提供了良好的平臺支撐。

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（責(zé)任編輯：王文龍）