當前醫院人事檔案管理中存在的不足與優化策略研究

李健

（南陽市中心醫院，河南南陽，473000）

人事檔案是合理配置人力資源的重要依據，伴隨醫院體制改革，提高人事檔案的利用效率至關重要。然而，人事檔案管理并不能帶來直接的經濟效益，部分醫院對人事檔案管理重視程度仍不足，現代化的人事檔案管理發展滯后，嚴重阻礙了人才的開發與利用。筆者經過數月的調查，發現諸多綜合醫院，于現階段人事檔案管理中存在較多的不足，現加以概述。

1 醫院人事檔案管理于現階段表現出的不足

1.1 仍沿用落后的管理方式

現階段，我國仍存在較多的大型醫院，人事檔案管理沿用傳統的方式，重在利用人工進行檔案的記錄與整理歸類，嚴重與新時期的信息化建設脫節。沿用傳統的人工管理方式，醫院不僅需要增加管理費用，且嚴重降低了管理質量，檔案丟失、受損等情況時常發生，不利于檔案的開發與利用[1]。與此同時，人事檔案的人工保管，工作人員面臨的工作繁雜、任務量重，工作失誤也難以避免，嚴重阻礙了檔案利用效率的提升。

1.2 基礎設備投入不足

基于醫院的行業特點，醫院基礎設施建設，更多的集中在病房環境的改善，以及醫療器械的購置上，對人事檔案的信息化、現代化建設等重視不足。目前，很多的綜合醫院，其人事檔案管理部門辦公環境較差，網絡設備缺少，難以采用電子檔案的形式進行管理。此外，檔案儲存室的基礎設施落后，缺少隔熱、防潮等設備系統，內部儲存的紙質檔案受到環境侵蝕，多出現變黃、霉變、蟲蛀等損傷，造成檔案信息的缺失。

1.3 沒有形成健全的管理制度

制度缺失在醫院人事檔案管理中一直以較為嚴重的問題，雖然國家在近幾年相繼出臺相關的政策制度，但是具體推行與落實的少之又少。與此同時，諸多醫院沒有針對檔案管理的細節問題進行制度規范，檔案管理的隨意性較強，不利于檔案的規范化管理與合理利用。比如說，保管存放規范操作，檢索、查閱等具體要求等沒有指定詳細的規定，管理人員往往依據自身的實踐經驗進行。

1.4 管理人員綜合素質普遍較低

人事檔案管理具有復雜性、專業性等特點，醫院應設立相關的部門，由專業的管理人員負責[2]。但是，現階段部分醫院對人事檔案管理工作的重視程度不夠，多數由院內行政人員兼任管理工作，管理人員具備的實際管理能力低，尤其在面臨醫務人員轉崗、考核、晉升等情況時，因管理人員專業素質低，往往降低了人事檔案的利用率，管理也問題屢見不鮮。

2 醫院人事檔案管理的優化策略

2.1 充分運用信息化管理手段

新時期，信息技術日漸完善，并日漸滲透到社會各行業之中，基于人事檔案管理的復雜性，醫院應積極引進先進的信息設備，運用信息化管理手段開展檔案管理工作。加強對信息技術的運用，首先應引進信息設備，為電子檔案的形成構建基礎條件，通過對計算機技術的應用，實現檔案信息的收集與整理，促進人事檔案信息的綜合利用。運用信息化管理手段，有效避免了人事檔案的壞損，且更利于檢索與查閱，利用效率將大幅提升。

2.2 完善基礎設施建設

有效提高醫院人事檔案管理質量，首要任務應為完善基礎設施建設，人事檔案管理的基礎環境，以及軟硬件設備的完善情況，是進行人事檔案管理的前提與基礎，只有不斷對基礎設施進行更新，才可為檔案管理效率的提升奠定基礎。基于此，醫院應首先給予足夠的資金支持，通過申請撥款、設立專項資金等方式，為基礎設施的改善提供資金保障[3]。此外，醫院應緊跟時代發展，充分利用新時期的先進技術，加強對檔案儲存室的防潮、隔熱處理，避免紙質檔案出現損壞。

2.3 健全人事檔案管理制度

人事檔案管理工作需要相關制度的約束，醫院應針對當前的制度建設情況加以完善，根據當前管理中存在的問題進行探討，制定規范條例，為檔案管理工作各環節提供制度保障，以全面規范檔案的管理工作。首先，針對檔案管理人員，應制定明確的責任制度，對管理人員的職能加以定位，將具體的管理責任落實到個人；其次，要全面梳理檔案管理的各項工作，對檔案的收集、查閱、銷毀、轉遞、保存等各項工作制定詳細的規范，提高管理質量與效率。

2.4 提升檔案管理人員的整體素質

當前社會人才競爭愈加激烈，對人事檔案管理工作提出的要求也越來越高，無疑要求檔案管理人員具備更高的綜合素質。其一，管理人員要具備專業的技能知識，掌握先進的檔案管理技術；其二，應加強對復合型人才的應用，在滿足基本業務需求的基礎上，聘用具備信息處理技術的管理人才；其三，重視管理人員的職業道德培養，加強對人員的思政教育，提高責任意識。

小結：

綜上所述，當前醫院人事檔案管理工作存在的問題頗多，醫院需不斷增強檔案管理意識，積極順應時代發展，創新人事檔案管理方式，完善基礎設施建設與制度建設，并提升檔案管理人員的技能、責任意識，對醫院人事檔案管理工作加以優化。