推進企業電子檔案管理建設的對策分析

◎李 敏

（國家能源準能集團有限責任公司 內蒙古 鄂爾多斯 010300）

隨著全球電子信息技術的快速發展與廣泛運用，在各個行業不同領域的各類活動中產生了大量的電子文件；而由電子文件轉化而來的電子檔案管理工作，給檔案部門提出了新的課題與挑戰。

一、當前電子檔案管理現狀及存在的問題

（一）企業檔案管理觀念的局限性問題

在企業檔案管理中，部分人受傳統檔案管理理念的影響，認為檔案應該以紙質文件為主，電子文件可以作為副本來保管和應用。無紙化辦公是未來的發展趨勢，但同時容易導致一些新的問題。如過于重視電子檔案的便捷性和快速性特點，導致儲存的文件只是保存、沒有及時打印，一旦發生難以修復的故障，或者受到病毒的影響，容易導致文件丟失；同時，盲目打印各種電子信息及文件，也會造成大量資源浪費。

（二）企業電子檔案的原始性界定問題

很多紙質檔案作為一手資料，具有非常高的保存價值，能夠充分發揮其記載歷史的作用，是企業經營管理的重要依據。而電子文件基于其原理很容易被修改，難以對其原始性進行界定，尤其是在傳遞和生成電子文件時，容易被篡改導致其原始性被破壞。

（三）企業數字檔案館建設問題

數字檔案館的建立和應用，其主要目的是便于檔案文件信息的遠程操作、獲取以及下載，從而為企業檔案應用提供便利。基于其操作的功能和優勢，主要具有以下特點：首先，電子檔案通過搭建虛擬環境和信息組織，儲存方式上具有自己的特點[1]。其次，通過網絡化的方式來對檔案信息進行儲存，因此運行方式具有自己的特點。最后，在檔案定位功能上能夠發揮自己的特點，便于企業存取及應用。

（四）保密性、安全性、真實性、可靠性問題

檔案管理引入計算機技術，能夠進一步提升企業管理效率和質量。但是在安全性和保密性方面難以有效保障，比如檔案管理權限設置不合理、檔案加密設置不科學等問題，都會造成檔案信息失密、泄密、竊密等情況。電子文件能夠通過網絡技術來進行數字化歸檔，即使雙方相距甚遠，依舊能夠進行電子文件的發送和接收，只需簡單操作就能夠將檔案歸檔；但是如果因特殊原因導致文件刪除或丟失，是否能夠通過在線檔案為電子文件的安全提供保障，是電子檔案管理需要解決的問題之一。

（五）專業人才培養問題

在開展電子檔案管理和電子文件歸檔工作過程中，企業檔案人員既要具備良好的檔案業務知識，同時需要具備專業的計算機技術與知識。而現實情況中，大部分企業檔案管理部門工作人員的綜合能力不強，尤其是電子檔案數據信息處理方面的綜合性人才比較少[2]。所以，企業缺乏既懂檔案知識又熟悉計算機專業的人才，是大多數檔案部門共同面臨的問題，致使企業電子檔案管理工作可持續發展受到一定影響。

二、推進企業電子檔案管理建設的對策

（一）確保檔案管理的原始性與真實性

必須嚴格規定電子文件歸檔保存時的文件格式類型，確保其原始性與真實性。要確保電子文件歸檔具備以下幾項功能：使用、可轉換、顯示一致、不綁定應用軟件以及格式開放。在電子文件進行歸檔、收集、形成時，要提前對其進行格式轉換，便于后期的應用。同時，充分發揮通用格式的作用，基于PNG、TIF、DOCX、WPS、RTF等格式，有效進行文件板式的組合，比如電子文件涵蓋照片文件，則最好以TIF、JPG格式來進行保存和歸檔；如果電子文件是由錄像類內容組成，則通過AVI、FLV、MP4、MPG相關格式來進行保存和歸檔。且所有電子文件都必須保證在傳輸、移交、存儲各環節都不可進行更改，與互聯網設備之間的數據傳輸應通過一次性寫入光盤實施，確保電子文件的原始性和真實性。

（二）強化運作和管理，加快數字檔案館建設進程

數字檔案館建設進程直接影響企業電子檔案工作的步伐，它強調提高用戶開發利用檔案信息資源的便利性。在搭建對應的數字檔案館過程中，要完善電子檔案信息管理系統，這需要強大的網絡系統為支撐。只有實現了電子文件網上歸檔、網上借閱，將紙質檔案數字化后上傳到信息系統，才能真正實現電子文件的價值。同時，應配備與電子檔案管理系統相適應的安全保障設施，包括殺毒軟件、防火墻等設備。

（三）制定與實際相適應的規章制度、技術標準

為保證企業電子檔案的完整、準確、安全，保證電子文件管理的高效和科學，應建立嚴格的管理制度，清楚了解有關電子檔案和電子文件在管理和歸檔過程中的具體分工情況，明確相關從業人員的責任和義務[3]。第一，企業檔案部門的主要工作是管理電子檔案和歸檔對應的電子文件信息，并依照對應的標準和要求來實施，因此要進行統一的培訓，為文件的處置、編目以及接收工作提供有效保障；第二，負責文件形成的部門做好相關工作，包括電子文件的歸檔移交、編著目錄文件整理以及文件收集工作；第三，相關部門在搭建對應的信息系統時，要嚴格遵守相關的標準，確保檔案信息系統各項功能的有效性，為企業檔案管理提供信息化支持。

（四）正確處理利用、保密與開放的關系

針對電子檔案管理的需求與標準，要明確其開放、保密、利用的層級以及對應關系，從而依照對應的原則和標準來實施檔案的調閱，并根據對應的密集層次來實施相關管理工作。如果在查閱電子檔案時，采取的是在線或通訊傳輸模式，要以加密的方式來對相關信息內容進行處理，同時要不定期更換對應的加密密碼；對不同層級的檔案管理人員設置不同的訪問權限，企業檔案部門應對利用的全過程進行有效跟蹤監控，避免由于誤操作帶來不可挽回的損失。

（五）提高企業檔案管理人員的素質

在管理電子檔案過程中，要積極樹立電子檔案風險管理意識，有效完善風險預防機制；提升從業人員專業技能水平，保障不同環節的安全性。從業人員要提升自身的專業能力水平，具備熟練的檔案業務技能，還必須掌握文字處理、聲音、圖像等操作和處理多媒體文件的技能和專業知識，積極引入權限控制和身份識別等功能。這樣才能保障電子文件操作和歸檔工作的安全性，提升企業電子檔案管理的科學化和合理化，發揮檔案管理重要作用。

三、結語

推進企業電子檔案管理建設，是社會變革賦予檔案工作者的重要職責。電子檔案管理涉及多個專業和多種技術，不僅要保管好傳統的紙質檔案，而且要保管好與之相關的電子檔案；要加大宣傳力度，強化依法治檔意識，科學、合理地制定管理制度，充分發揮電子檔案的功能和作用，滿足企業應用需求，為企業可持續發展提供保障。