淺論信息技術環境下的檔案數字化建設

◎楊 歡

（國家廣播電視總局五〇一臺 云南 昆明 650302）

檔案管理工作能夠為單位發展提供決策依據，檔案是記錄單位發展歷程的重要體現，對于單位日后發展具有重要參考意義。推進信息化檔案管理，有利于日后檔案查詢，提升檔案管理和服務質量。

一、當前檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人員專業化問題

目前許多單位檔案管理工作人員都不是科班出身的專業管理人員，沒有接受過專業、系統的檔案管理知識培訓；對檔案管理的認識普遍存在不到位的問題，認為只要將檔案歸檔即可，沒有重視檔案管理工作的重要性和必要性。對于現在的“檔案”只是按類將材料進行歸納、匯總，并未嚴格按照國家統一的檔案歸納標準形成固定體系。以廣播電視系統為例，雖然有部分臺站安排了專職檔案管理人員，但多數臺站的檔案管理人員都由辦公室人員兼任；雖然辦公室的人員日常需要經辦文件，對于檔案材料較為熟悉，但比較專業人員來說缺乏專業的檔案管理知識和素養。我們要認識到，檔案管理并不只是單純的資料整理和歸納，更需要具備運用信息技術將檔案管理形成數字化管理的能力。

（二）檔案管理制度問題

由于國家近幾年多次變更檔案歸檔標準，在實際工作中出現了檔案歸檔標準不一的問題，增大了檔案管理和查詢的難度。以廣播電視系統為例，部分臺站檔案管理人員只有一個，也并非專業管理檔案人員，對數據化信息掌握程度不夠，而且在管理工作中沒有與之相適應的規章制度，因此在進行檔案管理工作時就會存在一些問題[2]。國家標準發生變化后，很多原始資料已無處可尋。即使相關單位及時作出改變，但是缺乏一個統一的監督機制，規章制度并沒有及時落實到位。當管理人員在進行檔案管理交接時，沒有一個統一的管理標準，將會給日后的檔案管理帶來一定的困難，特別是要對檔案進行數字化管理，更加難以處理。

（三）檔案管理方式問題

由于檔案管理人員缺乏專業檔案管理知識，專業素養和技能方面都有欠缺，無法嚴格按照檔案管理規定對原始材料進行全面細致的收集和管理，從而增大了后期查詢和管理的難度，甚至會在不同程度上導致原始材料受損，不利于檔案管理工作的可持續發展。當前已進入信息高速發展時代，部分單位對于檔案管理還是采取傳統紙質管理方式；雖然有輔助的檔案管理系統，但由于系統架構在專用內網中，且無法及時完成產品更新，致使系統多年來依舊是單機版本，且只能專機專用，無法多人同時使用完成數據對接。紙質管理也存在一些常見的弊端及問題，如管理人員工作量大、信息保存可讀性低、檔案容易丟失、查詢相對困難等。最大的問題在于珍貴的原始材料管理，查閱時容易導致檔案原始材料受損、丟失，造成不可挽回的損失。

二、檔案數字化建設的對策

(一)完善檔案管理制度

首先，要時刻關注國家政策動向，及時對單位的檔案管理制度進行調整和完善。建立完善的監督管理機制，對檔案管理進行督查和指導，確保將檔案管理工作落實到位。同時，定期組織專項培訓，促使檔案管理人員能夠及時適應和了解國家政策變化，不斷加強檔案管理人員政治意識、責任意識和大局意識。推進檔案數字化建設，應制定規范、統一，且符合單位性質的檔案管理標準，管理制度到位，落實責任到人，有效避免檔案資料歸檔不完整的情況發生。同時，與各部門之間建立起良好的溝通、協調機制，加強配合與指導，提高材料的收集意識、歸檔意識，確保所有具有查考價值的材料能夠及時、完整歸檔，不會發生遺漏，能夠真實再現單位的歷史原貌。

（二）增強檔案管理人員素質

隨著信息化不斷發展，檔案收集的手段與技術形式也在不斷趨于現代化。檔案管理人員同樣也要根據新形式特點和新理論技術，不斷提升自己的技術水平和業務管理能力。首先，檔案管理人員要加強對檔案管理專業知識的了解程度，在上崗之前要進行崗前培訓。其次，要不斷提高檔案管理人員檔案收集、整理、分類等等的專業知識，培養檔案鑒別的能力。此外，要結合信息化時代的發展新理念，采取現代化理論知識體系和管理手段，不斷強化檔案管理者對現代化手段的運用能力。特別是計算機運用能力，這將為今后推進檔案數字化建設，以更加科學、高效的方式進行檔案管理工作奠定堅實基礎。

（三）實現檔案信息化科學管理

當單位檔案管理有一套完整且符合單位特點的流程和標準之后，要充分利用計算機技術，高效運用檔案管理相關軟件，逐步建立電子檔案管理數據庫，推進檔案信息共享，促進檔案數字化發展[4]。這樣能為管理人員的查詢和管理提供便利條件，提高檔案管理的效率和水平，降低單位人力、物力、財力的投入。同時，通過數字化管理，滿足多種多樣的檔案形式，真實、完整地保留檔案原貌。檔案數字化建設離不開軟硬件設備的支持，原始檔案材料的存儲也需要依托各種設備。應不斷完善軟硬件設施，較好、較快地實現檔案數字化建設，保障檔案資料的歷史再現性、價值性和安全性。

三、結語

檔案管理是一項具有長遠意義的工作。不斷加強檔案管理建設，提高檔案管理信息化程度，有利于檔案查詢利用，為單位日后發展提供借鑒意義。因此，檔案管理人員要深入貫徹落實檔案管理工作的各類要求，努力完善檔案管理工作，實現檔案管理規范化、數字化，更好地順應時代要求，不僅為單位保存好能夠還原真實面貌的原始文獻，也能創造出更好的經濟效益和社會效益。