關于科技檔案信息化建設的探討

◎陸夢漪

（上海市科技成果檔案資料館 上海 200000）

科技檔案信息化建設，以科技檔案內容管理和利用為核心，使用計算機、網絡、信息技術等現代化手段，并以現代管理學為理念，整理、開發、利用有效的科技信息資源。科技檔案作為極具特色的檔案類別，在知識性、專業性和開發應用等方面具有自身的優勢；應加快信息化建設，讓科技檔案事業為經濟社會發展服務發揮更大作用。

一、科技檔案信息化建設的概念

科技檔案是檔案中的獨特類別，是在自然科學發展、生產技術進步、科技信息建設等等活動中形成的應該歸檔保存的圖紙、表格、視頻材料、文字材料、計算材料等科技文件材料。科技檔案是生產建設、科研進步、科技發展的重要基礎，有利于提高科技成果轉化率，促進生產力發展，提高社會經濟效益。

科技檔案有以下四個明顯特征：第一，強調專業性。專業性作為科技檔案的突出特征之一，是科技檔案實現管理科學化的重要基礎，在科技檔案形成過程及具體內容中有明顯體現。第二，種類繁多。在眾多檔案類別中，科技檔案具有復雜、繁多的類型，并且在內容與形式中以多樣化呈現。第三，有成套體系。科技檔案大多以一門獨立的科技項目為中心，向外輻射出相關體系，同時內部又具有極高的完整性。科技文件大多按照規律排列，從而形成一個完整的成套體系。第四，具有現實意義。科技檔案內容隨著時代的發展而改變，其中不僅包括科技工作的歷史軌跡，而且包括正在運行的科技工作、科技項目現狀，內容顯示出很強的現實使用性。

科技檔案信息化建設主要包括以下三個方面：第一，數字化。數字化處理檔案是一種新型的檔案信息管理模式，它把各種載體的檔案資源轉化為以數字化形式存儲的檔案信息，用網絡相互連接，再利用計算機系統錄入科技信息，進而建立起一個完整的科技信息庫，方便后續對資源的查找與使用，對實現資源共享有著積極意義。第二，網絡化，即通過計算機網絡平臺對科技檔案進行傳輸處理，從而加強科技檔案信息化的便攜程度，提高科技信息管理與利用的效率。第三，標準化。標準化通過建立統一標準和規范來實現，即各個部門參照統一要求進行科技檔案信息化建設，進而實現科技檔案在信息化系統中的資源共享與信息交互。

二、目前存在的主要問題

由于科技檔案本身特征的特殊性，其信息化建設同樣具有特殊性。從總體看，科技檔案信息化建設存在以下幾個突出問題：

第一，缺乏統一的業務規范和技術標準。科技檔案內容專業復雜，不同專業的科技檔案在內容、特點和管理要求等方面各不相同。規范體系建設是檔案信息化項目實施的基礎和保障。目前，科技檔案信息化建設在總體上還處在探索階段，缺乏統一的標準和規范，導致科技檔案信息化建設中出現大量異構現象；不同單位、不同行業、不同專業的科技檔案信息系統缺乏統一的技術標準與數據接口，通用性、兼容性差，成為難以實現信息交互的“信息孤島”。這種狀況使科技檔案信息的資源開發與共享效率降低，增加檔案管理信息系統搭建、維護的成本，制約檔案管理信息化建設發展。

第二，科技檔案信息高度分散，資源集成嚴重不足。科技檔案是各單位在生產、技術、建設、科研等科技活動中產生的，其形成特點具有分散性。加強檔案信息整合、形成規模化的檔案信息資源，已經成為檔案信息化建設的重要任務，并在多年的努力中取得了長足進展。各地的綜合檔案館普遍加大館藏檔案數字化及其數據庫建設，很多機關單位也在檔案數據庫建設方面取得成效，但是在科技檔案信息集成和數據庫建設方面的努力明顯不夠。無論是單位之間還是部門之間、地區之間，都缺乏有效的溝通和組織協調，缺乏合作意識和有效的工作機制，致使大量科技檔案信息仍然處在高度分散自流狀態，未成為規模化、系統化的信息資源，還不能進入先進的信息化和網絡化系統運行。這種狀況嚴重影響科技檔案信息資源開發的深度、廣度，影響科技檔案利用的整體效果和效益。

第三，科技檔案信息化專業人才嚴重缺乏。目前，科技檔案人員一般只掌握最基本的檔案管理知識與技能，少數人員具備基本的檔案管理軟件操作能力，十分缺乏信息技術的研發能力；大多數計算機公司或者信息技術專業人員雖然掌握系統開發、程序維護、技術調整等信息技術專業技能，但是他們缺乏對科技檔案特殊性的深入了解和科技檔案信息化建設的實踐積累。目前檔案界普遍研發和應用的檔案通用系統和技術只適合于普通檔案，很難利用計算機等信息技術解決十分復雜多樣的科技檔案。

三、主要對策措施

（一）加快科技檔案信息化統一標準的制定

要加快科技檔案信息化統一標準的制定，合理利用現有科技信息，開發利用現有科技資源。標準化作為科技檔案信息化建設的第一步，是科技檔案信息化建設必不可少的條件。如今關于普通檔案的信息化統一標準較多，適于科技檔案信息的標準規范比較匱乏。檔案界特別是檔案行政管理部門要加快科技檔案信息化管理研究，針對科技檔案的特殊性制訂、出臺相關標準、規范，如不同技術領域或不同專業特點的科技檔案數據結構標準、科技檔案信息交換格式標準、科技檔案信息數據變更操作規范等等，加快形成科技檔案信息化標準體系，保障科技檔案信息化建設能夠在統一的標準規范下有效推進。

檔案采集是建立檔案信息化標準的前提。應用檔案采集系統，通過對紙質檔案掃描從而實現紙質化檔案數字化處理。檔案采集系統包括采集、整理、審核、分類等功能，憑借現代化計算機信息技術，在設定的統一標準下，可實現多人多客服端同時對不同檔案信息進行采集，從而實現檔案采集高效化與標準化。在此基礎上，結合科技檔案資源，制定統一的科技檔案標準規范，不斷擴大數據庫范圍，加快對目錄數據庫及全文數據庫的建設與容量擴充。此外，減少科技檔案資源的分散建設、重復建設，充分發揮信息資源建設的整體優勢與整合效益，為行業性、區域性科技檔案信息資源的共建共享創造良好條件。

（二）突出檔案信息化的個性化功能建設

要關注科技檔案的特點，突出檔案信息化的個性化功能建設。與其他檔案相比，科技檔案的顯著特點是動態性，即科技檔案不僅反映科技對象、科技活動的過去，而且還反映科技對象發展運行的現在和將來。檔案管理部門要充分了解科技檔案信息化管理的特殊性，遵循科技檔案形成、管理的客觀規律，確立科技檔案信息動態管理、跟蹤管理的理念，在檔案信息的采集、存儲、備份和“三性”（完整性、真實性、可靠性）檢驗等方面，充分滿足科技檔案信息管理的個性功能需求。個性化功能建設是科技檔案信息化建設中必須高度重視的最重要、最緊迫的課題和任務。

檔案信息化的個性化功能建設不僅要關注其動態性，滿足檔案管理的個性功能需求，同時還要實現強大的檔案信息化查閱功能。數字化科技檔案查閱系統在組織系統專網的網絡基礎上，搭載B/S（瀏覽器/服務器），可對系統內所有檔案進行全面掃描；在查閱過程中，加密用戶信息，保證數據安全傳輸，為用戶查檔、閱檔、提檔提供全面服務，滿足用戶及檔案管理工作人員的個性化需求。

（三）加強科技活動電子文件的歸檔與管理

大力加強科技活動電子文件的歸檔與管理。電子文件歸檔管理是檔案信息化建設的重要任務，已經引起檔案界的高度關注。但是從現狀看，此項工作大多聚焦在機關和管理活動，如目前檔案界普遍關注和大力推進辦公自動化系統產生的電子公文歸檔管理工作，而對科技活動中產生的電子文件的歸檔管理關注和研究甚少，導致此項工作嚴重滯后。由此可見，加強科技活動電子文件管理是推進科技檔案信息化建設必不可少的步驟之一。近年來，一些單位比較重視檔案數字化工作，對包括科技檔案在內的各類檔案材料進行數字化處理，形成了一定規模的科技檔案數字資源，這對科技檔案信息化建設也是必要的。例如，大連市檔案局與有關單位共同研發“數碼照片檔案知識管理系統”，通過該系統對照片檔案進行收集、分類、整理；科技檔案中不乏照片檔案，充分利用“數碼照片檔案知識管理系統”，將照片檔案數碼化、電子化，有利于保存照片檔案信息的完整性，提高科技檔案中照片檔案的安全性，實現現代化的科技檔案管理。

解決電子文件的歸檔管理問題要從源頭抓起，以電子文件的歸檔管理為重點，在科技工作中推行數字環境下的文檔一體化。特別要高度關注科技活動及其產生的電子文件的復雜性，關注科技電子文件生成環境和電子數據的復雜性、豐富多樣性，研究各類適用的業務方法和技術措施，在體制、機制、制度、技術等方面形成有力的保障體系，切實推動科技電子文件歸檔管理工作的有效開展。

（四）強化科技檔案信息資源的深度開發和共享

與普通檔案不同，科技檔案具有很強的知識性，是科技成果的重要載體，而科技知識、科技成果具有很強的通用性和推廣應用價值，這就決定了科技檔案利用服務具有廣闊的空間，科技檔案在廣泛的利用服務中能夠產生巨大的社會和經濟效益。以往，受制于傳統落后的手段和方法，科技檔案信息很難被深度開發并廣泛應用，而信息化建設在一定程度上促進科技檔案信息的有效利用。一方面，研發檔案信息智能化開發系統，對科技檔案信息資源進行深層次加工編研工作，為利用者提供集約化的科技檔案信息和知識的編研成果材料；另一方面，著力加強科技檔案遠程服務和信息共享，充分利用各類計算機網絡平臺，建設跨單位、跨部門、跨行業、跨地區的科技檔案信息遠程利用服務機制，最大限度地發揮科技檔案信息推廣應用的價值和作用。

日趨成熟的OA辦公系統，在檔案管理中的應用越來越廣泛。OA系統即辦公自動化系統，可利用計算機技術對科技檔案信息進行收集、存儲等數字化處理，建立數據庫，在大數據背景下實現科技檔案的信息資源共享。OA系統針對不同的環境與設備采取不同的措施，既實現信息資源的共享，又保障信息傳輸安全。

（五）提高檔案人員的信息技術專業水平

要不斷提高檔案人員的信息技術專業水平，建設高水平、高素質的檔案管理團隊。科技檔案信息化具有很高的專業性、技術性，對工作人員的信息技術專業能力、信息資源整合能力以及檔案管理能力都有嚴格要求。就目前情況來看，檔案管理團隊狀況與工作要求有較大的差距，突出表現在信息化技術知識和能力欠缺，特別是在信息化與科技檔案管理特性的銜接方面能力嚴重不足。檔案管理部門應重視人才的引進和培養，加強專職檔案人員隊伍建設。

一是加強現職檔案人員的信息化專業知識培訓工作，帶領工作人員深入學習信息化技術、網絡技術、管理技術等專業技術的有關知識；利用科學檔案本身的特色來吸引高素質的綜合型專業人才，通過對數字檔案館建設與維護，重點培養具有檔案資源開發與利用、系統建設與維護、數字檔案分類與管理等綜合能力的復合型人才；二是積極開展多形式的工作交流，邀請專家進行經驗分享與交流，學習科技檔案信息化建設的經驗與策略；三是配合檔案管理部門積極引進信息化專業人才，創造培養人才的有利條件，用事業留人、用感情留人、用適當的待遇留人，努力打造一個適于檔案人才生存與發展的環境。