“互聯(lián)網(wǎng)+”時代人事檔案信息化探析

◎曹艷民

（濟(jì)南市疾病預(yù)防控制中心 山東 濟(jì)南 250021）

伴隨網(wǎng)絡(luò)的高速發(fā)展，人事檔案信息化建設(shè)也在加快發(fā)展腳步。“互聯(lián)網(wǎng)+”時代為人事檔案管理工作帶來新的機(jī)遇，同時也帶來新的挑戰(zhàn)。面臨新的形勢，應(yīng)緊密結(jié)合實(shí)際，不斷探究推進(jìn)人事檔案管理信息化發(fā)展的有效策略。

一、人事檔案信息化現(xiàn)狀與問題

隨著社會信息化發(fā)展的推進(jìn)，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，科學(xué)實(shí)施人事檔案信息化建設(shè)和管理是符合當(dāng)下時代要求的必然選擇，加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)不僅是確保人事管理工作順利進(jìn)行的重要途徑，更是充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢、促進(jìn)檔案管理科學(xué)發(fā)展的有效手段。對此，要充分結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)發(fā)展，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理制度，并借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)所特有的優(yōu)勢，積極開展檔案管理信息化建設(shè)。通過合理推進(jìn)人事檔案信息化管理，能夠進(jìn)一步促進(jìn)對人事資源的合理配置，提升人事信息資源的實(shí)效性，促進(jìn)人事管理的科學(xué)化與合理化，簡化傳統(tǒng)人事檔案管理工作流程，規(guī)范管理機(jī)制，提升人事部門工作效率。

結(jié)合目前人事檔案管理的實(shí)際情況，目前存在的問題主要有以下幾點(diǎn)：其一，管理機(jī)制不完善。許多單位缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)制，沒有突出人事檔案管理工作的重心，對人事檔案分類管理也缺乏科學(xué)、合理性，難以發(fā)揮實(shí)際作用。其二，資金投入不足。由于資金投入不足，導(dǎo)致相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施沒有得到有效更新，電腦配置以及信息化管理技術(shù)未能有效適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作需要。其三，管理理念缺乏科學(xué)性。部分人事檔案管理人員缺乏專業(yè)性，對一些先進(jìn)設(shè)備的操作能力不足，難以發(fā)揮設(shè)備的應(yīng)有價值。

二、人事檔案信息化建設(shè)策略

（一）健全管理機(jī)制

完善的管理機(jī)制，是促進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。第一，要更新相關(guān)人員的管理觀念，建立專人管理的人事檔案管理體系，并制定相關(guān)的監(jiān)督體制加以規(guī)范；第二，要進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案的分類管理，將復(fù)雜的檢索程序簡單化，提升檔案利用效率；第三，要完善檔案的使用流程，確保在檔案安全前提下進(jìn)行合理的調(diào)取利用，推進(jìn)檔案資源共享；第四，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，要同步建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，并將人事檔案資料完整、準(zhǔn)確地錄入到數(shù)據(jù)庫中，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享[1]。

（二）加大資金投入

資金是人事檔案管理信息化建設(shè)的前提和保障。推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，要加大資金扶持力度，促進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)與“互聯(lián)網(wǎng)+”時代發(fā)展相協(xié)調(diào)。先進(jìn)設(shè)備引進(jìn)也必須依賴于資金的投入，良好的硬件設(shè)施是檔案信息化建設(shè)最基礎(chǔ)的保障，因此必須確保滿足人事檔案信息化建設(shè)所需資源的合理配置，從而推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)有序展開。首先，要積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)施，確保硬件設(shè)施的標(biāo)準(zhǔn)符合實(shí)際需求，并合理配置人事檔案信息資源，推動檔案信息化建設(shè)的有效落實(shí)。其次，要進(jìn)一步建立安全、完善的人事檔案信息化保障機(jī)制，加強(qiáng)人事檔案管理的安全性，以免信息泄漏的情況出現(xiàn)；同時還要科學(xué)地制定建設(shè)預(yù)算，確保資金充分合理的利用[2]。同時，要結(jié)合實(shí)際情況及時做好預(yù)算。檔案信息化建設(shè)一旦投入資金不足，必然會出現(xiàn)設(shè)備、人員、資源不足的情況，所以在實(shí)際工作中可結(jié)合資金量與硬件的需求量，在無法一次性實(shí)現(xiàn)全體更新?lián)Q代時采取分批次完善，先將老化、落后且難以適應(yīng)當(dāng)下工作需求的設(shè)備替換掉，避免因設(shè)備的過度老化而影響信息化建設(shè)進(jìn)程。在資金投入力度逐漸加大的同時，還需要注意做好設(shè)備更替方案，確保資金合理用于檔案信息化建設(shè)，避免出現(xiàn)資金浪費(fèi)。

（三）科學(xué)規(guī)范檔案管理

人事檔案信息化離不開科學(xué)、規(guī)范的管理，尤其在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代背景下，更需要檔案管理人員能夠充分發(fā)揮作用，科學(xué)展開各項(xiàng)工作。第一，要系統(tǒng)培訓(xùn)相關(guān)檔案管理人員，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括先進(jìn)的管理理念、安全的管理意識以及先進(jìn)設(shè)施的基本操作等，通過系統(tǒng)培訓(xùn)提升管理人員的專業(yè)技能與綜合素質(zhì)。第二，要加強(qiáng)復(fù)合型人才引進(jìn)，不斷為人事檔案管理工作注入新活力，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)檔案管理工作效率進(jìn)一步提升。第三，在基礎(chǔ)管理理念與技術(shù)能力以外，還要不斷強(qiáng)化對管理人員安全管理意識，注重提升其綜合素質(zhì)，為人事檔案安全管理提供保障。第四，人事檔案管理人員要進(jìn)一步強(qiáng)化自身專業(yè)技能，通過不斷更新自身專業(yè)技能與管理理念來提升操作能力，為人事檔案信息化建設(shè)貢獻(xiàn)力量。第五，要不斷提升管理人員的思想政治素質(zhì)，通過展開思想政治教育，進(jìn)一步提升責(zé)任感與使命感，使其在檔案管理工作中能夠更具責(zé)任心，促進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)發(fā)展。

（四）加強(qiáng)信息安全管理

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在檔案信息化建設(shè)過程中也帶來了一定的安全隱患。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，線上存儲電子信息檔案的建立更容易受到不法分子的惡意利用；而人事檔案本身具有一定的法律效益與私密性，一旦出現(xiàn)相關(guān)資料被盜用情況，極可能對相關(guān)個人乃至社會造成嚴(yán)重危害。對此，要結(jié)合相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)保障檔案安全，例如針對檔案資料可能被盜用問題，可以采取防火墻等外網(wǎng)隔離形式進(jìn)行檔案保護(hù)，確保人事檔案資料管理的安全性。具體來說，要結(jié)合網(wǎng)絡(luò)隔離的形式，將相關(guān)資料調(diào)用網(wǎng)絡(luò)與外網(wǎng)相隔離，將人事檔案管理信息化管理平臺作為一個相對獨(dú)立的模塊預(yù)防網(wǎng)絡(luò)截斷。此外，針對相關(guān)人事資料要及時做好相關(guān)的云端備份工作，以確保文件的完整性不受到影響，避免出現(xiàn)人事檔案資料損壞與丟失。

三、結(jié)語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，對人事檔案管理的要求也有了很大提高。相關(guān)的管理人員既要具備過硬的專業(yè)技能與服務(wù)意識，同時還要掌握相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的操作方式。建設(shè)信息化人事檔案管理機(jī)制不是一朝一夕的工作，而是要通過管理機(jī)制的構(gòu)建、資金的投入以及檔案管理的科學(xué)規(guī)范等多方面作用，共同推進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下人事檔案信息化發(fā)展與建設(shè)。