檔案社會化服務的專業取向

摘要：檔案社會化服務的專業取向是探究檔案社會化服務與其他社會化服務的不同之處，也就是其所具有的與其他服務不同的專業特征。檔案社會化服務是立足社會專業分工而形成的具有明顯差異性的專業服務，是致力于建立檔案專業領域內可靠、高效、權威的服務。

關鍵詞：檔案 社會化 服務 專業取向

檔案管理基于專業需求和市場發展規律提出以下幾種專業取向：第一，安全保密的檔案服務。安全保密意味著檔案社會化服務必須保證檔案實體、內容以及系統的安全性，保護檔案信息內容，避免信息泄露，這是實現可靠服務的基本要求。第二，高效優質的檔案服務。要求檔案社會化服務本身是高效率、高質量的服務，并能通過減輕客戶負擔、提髙客戶的運營效率，實現較高的客戶滿意度，這是市場競爭的本質要求。第三，合法合規的檔案服務。要求檔案社會化服務符合國際組織法規、國家法規政策以及行業規范、標準，這是建立權威、保障性服務的必然要求。

一、安全保密的檔案服務

安全保密的專業取向是立足于檔案的本質屬性提出的。檔案是人類活動的原始歷史記錄，這是檔案的核心特點和本質屬性。檔案社會化服務只有滿足檔案管理安全保密的需求，才能維護檔案的原始性，發揮檔案的憑證價值和參考價值，這是建立在檔案本質屬性上的基本要求。作為一項專業化服務，檔案社會化服務既要符合檔案管理的各項基本理論原則，包括來源原則、文件生命周期理論等；又要體現出專業優勢，首要的就是保障檔案的安全與保密。安全保密的檔案服務是指保障檔案載體和系統的安全性，維護檔案的長期可讀性，同時保障檔案信息內容不被泄露。作為社會活動的真實記錄，檔案中蘊含著重要的信息，不乏機密內容，大多數單位的檔案是對外保密的。檔案社會化服務機構只有確保檔案安全、保密，才能得到客戶的信任和滿意，維護自身的持續發展。

二、高效優質的檔案服務

高效優質的專業取向探討的是如何從專業的角度體現檔案社會化服務的高效與優質。其中高效指的是檔案社會化服務的高效益和高效率；優質指的是服務取得良好的滿意度，滿足專業需求。檔案的社會化服務集中了優勢資源，如集約化的檔案庫房、高素質的檔案人才等，采用快捷有效的工作方式來確保工作效率。注重高效率的同時，還注重服務質量，確保各項工作按時、按需完成，令用戶滿意。

（一）高效益與高效率的檔案服務

高效的檔案社會化服務是指通過提供勞動產品取得較好的經濟效益，即以同等的勞動耗費取得更多的經營效益。檔案社會化服務從專業分工角度出發，定位市場，發揮其規模效應，從而取得較高的效益。而效率指的是單位時間內完成的工作量，即有效利用資源以滿足需要。對于檔案社會化服務而言，效率的提高不僅針對其自身，同時也適用于客戶。檔案社會化服務通過為客戶提供高效服務節省用戶的時間成本和經濟成本，協助客戶提高工作效率。

檔案社會化服務的高效率包括自身的高效率和提高客戶工作效率兩個方面，這兩方面效率的提高是相輔相成的。通過對社會資源的合理利用，在提高自身工作效率的同時，也為客戶提供優質高效的服務，以解決客戶困擾，提高客戶的工作效率。

Recall是國際知名的提供檔案社會化服務的跨國企業，為全球約8萬名客戶提供文件檔案管理服務。該公司在為澳大利亞排名前五的金融機構服務時，客戶提出了縮短信用卡申請處理時間的需求。Recall在詳細了解客戶背景、工作流程的情況下，提出了集成化文檔管理的解決方案，涵蓋了數字化、數據抓取和處理等業務。通過實施該解決方案，使信用卡通過郵件或傳真的方式寄送到運營中心進行分類、數字化、建立索引等，再傳輸到信用卡審批系統。周轉時間從7天縮短至24小時，極大地提高了文檔管理的工作效率，同時減少了紙張用量，降低了運營成本，帶動了客戶利潤的上升，取得了較高的滿意度。

（二）優質的檔案服務

優質的檔案服務是指為客戶提供滿足專業需求和用戶期許的檔案服務，以取得良好的客戶滿意度。服務作為一種勞動形式不同于產品，有量化的質量衡量標準。對服務質量的評估多以客戶為導向，以符合客戶期望值的高低作為服務質量評估的標準。

以上海中信信息發展股份有限公司為例，作為一家以檔案信息資源管理為核心，以相關電子政務系統產品開發與服務為主的公司，專門推出了自主服務品牌“SI服務”。該服務管理體系分別從內容和形式兩個角度對服務進行描述，強調了服務響應和到場時間，同時重視換位思考，為用戶著想，實現了專業化、規范化的服務，有效提高了服務質量，成為近年來公司規模不斷擴展、業務規模不斷擴大的重要原因之一。

三、結語

檔案社會化服務必須體現專業特色，找準自己的專業取向，明確專業定位，提供專業化、專門化的檔案服務，以區別于其他服務行業，這是其生存發展的首要價值取向，是做好一切工作的基礎，也是最基本的價值取向。

參考文獻：

[1]張麗，陳東寶.試論高校檔案信息服務的社會化傾向[J].山東檔案，2005（02）.

[2]陳東寶.高校檔案服務社會化問題探討[J].蘭臺世界，2005（04）.

（作者簡介：孫喆，女，碩士研究生，齊齊哈爾大學檔案館，助理館員，研究方向：檔案學、思想政治教育）（責任編輯 劉冬楊）