檔案社會化服務(wù)的專業(yè)取向

摘要：檔案社會化服務(wù)的專業(yè)取向是探究檔案社會化服務(wù)與其他社會化服務(wù)的不同之處，也就是其所具有的與其他服務(wù)不同的專業(yè)特征。檔案社會化服務(wù)是立足社會專業(yè)分工而形成的具有明顯差異性的專業(yè)服務(wù)，是致力于建立檔案專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)可靠、高效、權(quán)威的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案 社會化 服務(wù) 專業(yè)取向

檔案管理基于專業(yè)需求和市場發(fā)展規(guī)律提出以下幾種專業(yè)取向：第一，安全保密的檔案服務(wù)。安全保密意味著檔案社會化服務(wù)必須保證檔案實(shí)體、內(nèi)容以及系統(tǒng)的安全性，保護(hù)檔案信息內(nèi)容，避免信息泄露，這是實(shí)現(xiàn)可靠服務(wù)的基本要求。第二，高效優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。要求檔案社會化服務(wù)本身是高效率、高質(zhì)量的服務(wù)，并能通過減輕客戶負(fù)擔(dān)、提髙客戶的運(yùn)營效率，實(shí)現(xiàn)較高的客戶滿意度，這是市場競爭的本質(zhì)要求。第三，合法合規(guī)的檔案服務(wù)。要求檔案社會化服務(wù)符合國際組織法規(guī)、國家法規(guī)政策以及行業(yè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，這是建立權(quán)威、保障性服務(wù)的必然要求。

一、安全保密的檔案服務(wù)

安全保密的專業(yè)取向是立足于檔案的本質(zhì)屬性提出的。檔案是人類活動的原始?xì)v史記錄，這是檔案的核心特點(diǎn)和本質(zhì)屬性。檔案社會化服務(wù)只有滿足檔案管理安全保密的需求，才能維護(hù)檔案的原始性，發(fā)揮檔案的憑證價值和參考價值，這是建立在檔案本質(zhì)屬性上的基本要求。作為一項專業(yè)化服務(wù)，檔案社會化服務(wù)既要符合檔案管理的各項基本理論原則，包括來源原則、文件生命周期理論等；又要體現(xiàn)出專業(yè)優(yōu)勢，首要的就是保障檔案的安全與保密。安全保密的檔案服務(wù)是指保障檔案載體和系統(tǒng)的安全性，維護(hù)檔案的長期可讀性，同時保障檔案信息內(nèi)容不被泄露。作為社會活動的真實(shí)記錄，檔案中蘊(yùn)含著重要的信息，不乏機(jī)密內(nèi)容，大多數(shù)單位的檔案是對外保密的。檔案社會化服務(wù)機(jī)構(gòu)只有確保檔案安全、保密，才能得到客戶的信任和滿意，維護(hù)自身的持續(xù)發(fā)展。

二、高效優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)

高效優(yōu)質(zhì)的專業(yè)取向探討的是如何從專業(yè)的角度體現(xiàn)檔案社會化服務(wù)的高效與優(yōu)質(zhì)。其中高效指的是檔案社會化服務(wù)的高效益和高效率；優(yōu)質(zhì)指的是服務(wù)取得良好的滿意度，滿足專業(yè)需求。檔案的社會化服務(wù)集中了優(yōu)勢資源，如集約化的檔案庫房、高素質(zhì)的檔案人才等，采用快捷有效的工作方式來確保工作效率。注重高效率的同時，還注重服務(wù)質(zhì)量，確保各項工作按時、按需完成，令用戶滿意。

（一）高效益與高效率的檔案服務(wù)

高效的檔案社會化服務(wù)是指通過提供勞動產(chǎn)品取得較好的經(jīng)濟(jì)效益，即以同等的勞動耗費(fèi)取得更多的經(jīng)營效益。檔案社會化服務(wù)從專業(yè)分工角度出發(fā)，定位市場，發(fā)揮其規(guī)模效應(yīng)，從而取得較高的效益。而效率指的是單位時間內(nèi)完成的工作量，即有效利用資源以滿足需要。對于檔案社會化服務(wù)而言，效率的提高不僅針對其自身，同時也適用于客戶。檔案社會化服務(wù)通過為客戶提供高效服務(wù)節(jié)省用戶的時間成本和經(jīng)濟(jì)成本，協(xié)助客戶提高工作效率。

檔案社會化服務(wù)的高效率包括自身的高效率和提高客戶工作效率兩個方面，這兩方面效率的提高是相輔相成的。通過對社會資源的合理利用，在提高自身工作效率的同時，也為客戶提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，以解決客戶困擾，提高客戶的工作效率。

Recall是國際知名的提供檔案社會化服務(wù)的跨國企業(yè)，為全球約8萬名客戶提供文件檔案管理服務(wù)。該公司在為澳大利亞排名前五的金融機(jī)構(gòu)服務(wù)時，客戶提出了縮短信用卡申請?zhí)幚頃r間的需求。Recall在詳細(xì)了解客戶背景、工作流程的情況下，提出了集成化文檔管理的解決方案，涵蓋了數(shù)字化、數(shù)據(jù)抓取和處理等業(yè)務(wù)。通過實(shí)施該解決方案，使信用卡通過郵件或傳真的方式寄送到運(yùn)營中心進(jìn)行分類、數(shù)字化、建立索引等，再傳輸?shù)叫庞每▽徟到y(tǒng)。周轉(zhuǎn)時間從7天縮短至24小時，極大地提高了文檔管理的工作效率，同時減少了紙張用量，降低了運(yùn)營成本，帶動了客戶利潤的上升，取得了較高的滿意度。

（二）優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)

優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)是指為客戶提供滿足專業(yè)需求和用戶期許的檔案服務(wù)，以取得良好的客戶滿意度。服務(wù)作為一種勞動形式不同于產(chǎn)品，有量化的質(zhì)量衡量標(biāo)準(zhǔn)。對服務(wù)質(zhì)量的評估多以客戶為導(dǎo)向，以符合客戶期望值的高低作為服務(wù)質(zhì)量評估的標(biāo)準(zhǔn)。

以上海中信信息發(fā)展股份有限公司為例，作為一家以檔案信息資源管理為核心，以相關(guān)電子政務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)品開發(fā)與服務(wù)為主的公司，專門推出了自主服務(wù)品牌“SI服務(wù)”。該服務(wù)管理體系分別從內(nèi)容和形式兩個角度對服務(wù)進(jìn)行描述，強(qiáng)調(diào)了服務(wù)響應(yīng)和到場時間，同時重視換位思考，為用戶著想，實(shí)現(xiàn)了專業(yè)化、規(guī)范化的服務(wù)，有效提高了服務(wù)質(zhì)量，成為近年來公司規(guī)模不斷擴(kuò)展、業(yè)務(wù)規(guī)模不斷擴(kuò)大的重要原因之一。

三、結(jié)語

檔案社會化服務(wù)必須體現(xiàn)專業(yè)特色，找準(zhǔn)自己的專業(yè)取向，明確專業(yè)定位，提供專業(yè)化、專門化的檔案服務(wù)，以區(qū)別于其他服務(wù)行業(yè)，這是其生存發(fā)展的首要價值取向，是做好一切工作的基礎(chǔ)，也是最基本的價值取向。

參考文獻(xiàn)：

[1]張麗，陳東寶.試論高校檔案信息服務(wù)的社會化傾向[J].山東檔案，2005（02）.

[2]陳東寶.高校檔案服務(wù)社會化問題探討[J].蘭臺世界，2005（04）.

（作者簡介：孫喆，女，碩士研究生，齊齊哈爾大學(xué)檔案館，助理館員，研究方向：檔案學(xué)、思想政治教育）（責(zé)任編輯 劉冬楊）