探討信息化時代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新

馮瑞

摘要：在社會和經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，事業(yè)單位是促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展必不可少的一部分，對我國的現(xiàn)代化建設(shè)作出了重大貢獻(xiàn)。文章從機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新意義，對檔案管理存在的問題進(jìn)行了初步分析，提出了信息時代檔案管理創(chuàng)新的措施，希望對檔案管理工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化時代

引言

檔案管理工作離不開檔案，隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展及改革進(jìn)程的不斷推進(jìn)，其缺陷日益暴露，檔案不全的問題、不完善的內(nèi)容和檔案管理工作問題還有待解決。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展推動了信息時代的到來。信息數(shù)字化對人們的生活、工作、生活、學(xué)習(xí)起到很大的推動作用，一定程度上促進(jìn)了檔案管理方式的變革和檔案管理水平的提高。

一，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新意義

1.符合時代要求

每個時代都有自己的特點(diǎn)，信息時代也不例外，在這個時代的條件下，大量的檔案無疑會使管理更加容易，現(xiàn)有的管理方法比較陳舊，受人為因素影響較大，為了改變這種狀況，必須引入信息技術(shù)。在信息時代，檔案信息平臺和技術(shù)可以大大提高工作效率，而不是手工操作。目前，檔案更加真實(shí)、完整，為組織單位提供可靠的支持，以應(yīng)對信息時代的挑戰(zhàn)。

2.規(guī)范檔案管理

檔案管理過程中經(jīng)常發(fā)生違規(guī)行為，因此，事業(yè)機(jī)關(guān)單位內(nèi)部缺乏有效的管理模式。信息技術(shù)的應(yīng)用有助于形成和發(fā)展一種新的模式，即最大限度地減少人為因素的影響，大大降低管理難度，以完成這項(xiàng)復(fù)雜的質(zhì)量保證任務(wù)，檔案管理人員必須按照系統(tǒng)要求履行職能，當(dāng)然，實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)需要一個過程，首先，信息技術(shù)與檔案管理沒有充分融合，無法充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，在多邊努力中，融合步伐加快，檔案管理人員擺脫了繁重的工作，開始思考如何進(jìn)一步開發(fā)檔案管理流程，隨著建設(shè)水平的提高，檔案管理工作越來越規(guī)范化。

3.提高工作效率

隨著時間的推移，檔案資料將繼續(xù)增多，不僅數(shù)量增多，種類也會豐富，這無疑會使工作更加復(fù)雜，必須利用信息技術(shù)的潛力來完成這項(xiàng)任務(wù)。將文件集成、數(shù)據(jù)分析和信息檢索等主要功能轉(zhuǎn)移到信息平臺，不僅可以減少工作量（由檔案管理員實(shí)施），而且還可以提高效率。

二、信息化時代下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

1.檔案信息收集渠道單一

考慮到檔案管理信息化的發(fā)展趨勢，服務(wù)單位可以對檔案進(jìn)行信息化管理，首先要廣泛、全面地收集檔案資料，獲取更多有價(jià)值的檔案資料，支持檔案資料的后續(xù)處理、規(guī)劃和使用，目前，盡管積極努力更新檔案管理信息，但檔案信息的收集仍然受到關(guān)注，而且，信息收集渠道一般仍以紙質(zhì)形式呈現(xiàn)，即使紙質(zhì)檔案材料可以通過掃描等方式轉(zhuǎn)換為電子檔案，當(dāng)檔案數(shù)據(jù)不完整時，不可能在其他方面提供太多的幫助，這顯然不符合部門檔案管理的目標(biāo)。此外，由于財(cái)務(wù)、技術(shù)等因素，一些組織單位往往無法使用硬件，部門工作人員對檔案認(rèn)識不足，軟件開發(fā)滯后，這也給檔案數(shù)據(jù)的收集帶來了嚴(yán)重困難。

2.檔案信息價(jià)值發(fā)揮受限

有效利用檔案，通過收集、處理和整理，檔案的歸檔和保管可以在實(shí)踐中充分揭示檔案的價(jià)值，促進(jìn)檔案管理的真正提高，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的基本目標(biāo)。但在本組織各單位檔案管理的現(xiàn)階段，由于檔案本身不完整、不準(zhǔn)確、不真實(shí)，必須適時進(jìn)行檔案管理，檔案保存的效率自然不足。

3.信息安全問題日漸凸顯

在信息時代，信息技術(shù)的應(yīng)用雖然可以為檔案工作作出巨大貢獻(xiàn)，但也可能導(dǎo)致一些信息安全風(fēng)險(xiǎn)，如泄密、數(shù)據(jù)丟失等。目前，許多部門和單位在檔案管理中對信息安全重視不夠，在信息安全方面采取了相對溫和的預(yù)防措施。這樣會造成嚴(yán)重后果，如系統(tǒng)漏洞、網(wǎng)絡(luò)病毒傳播等。例如，在處理個人事務(wù)時，一些員工會收到個人文件，這對員工的人身安全構(gòu)成嚴(yán)重威脅。

三、信息化時代檔案管理新思路

1.轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

與信息時代的傳統(tǒng)檔案管理不同，信息時代的檔案管理工作需要在觀念和內(nèi)容上進(jìn)行全面的改革和創(chuàng)新，傳統(tǒng)的檔案管理方法只是管理。信息技術(shù)極大地提高了信息共享和傳遞的速度，在這種情況下，隨著對檔案資料的要求越來越簡單，檔案機(jī)構(gòu)必須改變檔案管理的態(tài)度，將傳統(tǒng)的檔案服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案服務(wù)，已成為管理檔案信息化進(jìn)程的理念，如充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，為經(jīng)濟(jì)單位提供高質(zhì)量的電子資料，方便檔案存取，擴(kuò)大檔案服務(wù)。

2.提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)

當(dāng)前，檔案管理者在本單位的發(fā)展中發(fā)揮著極其重要的作用，這不僅關(guān)系到檔案信息化的進(jìn)程，同時也關(guān)系到其信息工作的質(zhì)量。要提高檔案質(zhì)量，首先要加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)，單位定期或不定期的培訓(xùn)和認(rèn)證可以使他們更快地提高知識水平。檔案工作者還可以利用專家組取得的方法，不斷探索檔案信息化領(lǐng)域的新途徑、新思路，有效提高檔案信息化工作質(zhì)量。

3.建立健全檔案信息化制度

檔案管理必須創(chuàng)新，而完善的管理制度和信息化是基礎(chǔ)和前提，因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須建立健全的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)化的信息系統(tǒng)，樹立管理和管理的標(biāo)桿，對不合格的員工和人員實(shí)行嚴(yán)厲的處罰，確保檔案的有效管理，目前我國電子檔案系統(tǒng)還停留在文件處理階段，要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫研究，建立專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫，進(jìn)一步優(yōu)化電子檔案。

4.強(qiáng)化信息安全管理

隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展和改革進(jìn)程的不斷推進(jìn)，其缺陷日益暴露，檔案不全的問題、不完善的內(nèi)容和檔案管理工作還有待解決。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展帶來了信息時代的到來。信息、數(shù)字化對人們的生活、工作、學(xué)習(xí)起到很大的推動作用，一定程度上促進(jìn)了檔案管理方式的變革和檔案管理水平的提高。

結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)越來越受到重視，檔案工作人員要認(rèn)真分析檔案管理過程中所遇到的問題，積極探索檔案信息化的具體思路和方法，鼓勵信息檔案管理創(chuàng)新，使檔案工作更好地為社會經(jīng)濟(jì)目標(biāo)服務(wù)。

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