高校人事檔案管理現狀及創新路徑探索

郭而鋒

（福建廣播電視大學，福建 福州 350013）

近年來，我國教育部門對高校支持力度不斷加大，各高校辦學條件、教學質量、教育規模都得到了提升。在硬件設施得到完善之后，各高校加大了對人才的引進力度，這無疑為高校人事管理工作帶來了新挑戰，也提高了人事檔案管理工作人員的工作量和工作難度。目前，我國多數高校的檔案管理工作依然采取傳統的紙質模式，先進的電子信息技術和現代化的設備普遍短缺，致使高校人事檔案管理的整體管理水平和工作效率不高，嚴重阻礙高校人事檔案管理工作的發展［1］。本文力求探索高校人事檔案管理的新路徑，提高工作人員的工作效率，進而實現高校人才資源的有序管理。

一、高校人事檔案管理的意義

高校人事檔案管理工作主要包含建立花名冊、錄入人員信息、對檔案目錄進行錄入、修改、刪除等工作，同時對高校教職工的各項變動進行記錄等。高校人事檔案是對高校教職工的履歷、自傳、鑒定考核、學歷學位、職稱、學術、培訓、政治考核、黨團材料、獎勵處分、工資、任免、出國、會議等材料進行記錄的載體［2］。通過人事檔案，高校領導可以全方位了解校內教職人員。此外，人事檔案也是高校選拔、任用人才的重要依據之一，人事檔案管理的質量直接關乎高校人才的質量、關乎高校的發展。通過人事檔案，高校管理者可以較為全面地了解教職工，結合崗位需求選擇適合的崗位人才，實現人盡其才。同時，高校人事檔案管理工作對高校的人才引進，培育機制等方面都有著重要的作用，對高校可持續發展具有重要意義。高校人事檔案管理工作水平也直接體現了高校內部管理者的管理能力和業務能力。

二、高校人事檔案管理現狀

（一）工作人員綜合素質有待提高

高校人事檔案管理在高校管理工作中占有重要地位，是實現高校人力資源合理分配的重要依據，高校應重視人事檔案管理工作。就目前我國高校人事管理工作來看，檔案管理工作并沒有受到應有的重視［3］。一方面，檔案管理人員個人檔案保密意識不夠強。人事檔案的相關法律法規規定，從事檔案管理工作的人員不得以任何非法形式利用人事檔案信息，不得利用職權泄露個人隱私信息，這也是檔案管理人員最基本的素質。實際工作中，主要表現在沒有嚴格落實不能查本人檔案、雙黨員查檔等制度，導致信息泄露。另一方面，高校檔案管理人員流動性較差、年齡結構偏大、責任心不夠，這些人員缺乏專業的檔案管理知識，專業素養能力不高，不能滿足現代化的管理水平，嚴重阻礙了高校人事檔案管理工作的發展。

（二）缺乏規范化的管理

首先，我國高校人事檔案管理工作存在檔案收集、管理不規范的問題，如檔案收集信息不全。在對人員進行登記管理時，為了方便管理，檔案管理人員往往采取統一格式，偶爾會出現個人資料和檔案記載不一致的問題，為檔案查詢工作帶來了一定困難。其次，沒有及時處理“棄檔”和“死檔”。對于一些高水平專業人才的引進，在原單位不愿存放檔案的情況下，為了引進人才，檔案管理人員會采取“免要人事檔案”的做法，致使人事檔案管理混亂。再次，高校各部門之間的人事檔案管理存在分工不明確的問題，檔案出現問題時很難確定責任。高校人事檔案不能進行統一的規劃管理，為高校人事檔案管理工作增加了難度。

（三）人事檔案管理手段落后

部分高校的人事檔案管理中紙質管理的方式處于主導地位，缺乏現代化人事檔案管理設備設施。主要表現有：一是檔案室的構成簡易，往往只有一臺打印機、幾個檔案柜；二是缺乏基礎硬件設備，如網絡、服務器、存儲、安全、檔案數字化加工以及其他支撐設備。檔案的存檔、整理、查詢、歸檔等都要靠工作人員在紙質的管理本上查找，嚴重影響了檔案管理工作的效率。當出現大型人事、學歷、業務變動時，查詢十分緩慢。落后的手段加大了管理人員的工作量，工作效率得不到提升，致使高校人事檔案管理的效率不能夠滿足當前學校的發展需求［4］。

三、高校人事檔案管理工作創新路徑探索

（一）建立管理人才培養機制

確保高校人事檔案管理有序的前提是保證管理人員具有專業檔案管理的綜合素質。隨著時代的發展與教育改革的不斷深入，檔案管理工作需要一批專業素養高、管理能力強、理論知識過硬的專業性人才，這就要求高校在選拔人事檔案管理人員時綜合考量。從業人員除了要具有過硬的專業知識，還要對檔案管理的法律法規有一定的認識與理解，能夠熟練利用現代化的信息技術［5］。一要加大力度樹立人事檔案管理者的信息化意識，加大信息技術的宣傳。二要加大對檔案管理人員的業務培訓，主要培養其對信息收集整理的能力，培訓的主要內容為最新的檔案信息處理技術、整理方法和管理軟件的運用等。三要建立完善的獎罰機制與激勵機制，以提高人事檔案管理工作人員對學校的認同感和忠誠度，調動其工作積極性，提高其服務意識，使其能夠高效工作。四要加強對人才的招聘。若要高校人事檔案管理工作有序開展，人才的支撐是必不可少的。

（二）強化人事檔案管理，實現檔案管理的有序化

隨著我國教育部門對高校建設扶持力度的加大，高校各部門之間的人員也隨著高校的發展增多，致使高校人事檔案管理工作越來越復雜。完善人事檔案制度可以使檔案管理者開展工作時有據可依，在提高工作效率的同時使檔案管理工作更加有序。一方面，建立明確的檔案管理期保密制度、信息查閱和借閱制度；另一方面，明確分工，確定檔案管理工作中各崗位的義務與責任，通過責任的劃分提高檔案管理工作的規范性，促進高校各部門之間的信息互通互聯。高校人事檔案管理人員要加大對檔案管理模式的創新，在管理水平和管理風格上進行創新管理，創新的過程中要以提高高校人事檔案管理的工作效率為核心。與此同時，要加強對國內外優秀人事檔案管理模式的研究，但切忌照搬照抄，要結合自身發展優勢，發現自身存在的不足，進而建立適合自身的人事檔案管理制度。

（三）加大電子信息化的建設

隨著時代的發展與計算機的普及，高校傳統的紙質人事檔案管理方式已經無法滿足高校發展的需求，所以人事管理部門應該加大力度，聯合信息技術部門建立一套完善的人事檔案管理數據庫，以保障人事檔案管理工作朝信息化的方向發展。建立人事檔案管理數據庫，需要軟硬件支撐。一方面，申請采購檔案信息化所需的硬件設備，搭建檔案信息化硬件支撐環境；另一方面，建立檔案信息化“軟環境”。一是依托現有紙質檔案掃描、錄入形成基礎材料，二是通過網絡平臺申請個人信息變更，所在部門及檔案管理者審核形成的階段更新材料。高校人事檔案管理電子信息化的建設是時代發展的必然趨勢，也是提高人事檔案管理工作效率的前提。在運用網絡多媒體技術對人事檔案進行建設的過程中，也要加大與學校各部門之間的溝通協作，以期更好完善高校人員信息，使高校的人事檔案信息庫建設更加完善。同時，通過搭建開放式的人事檔案管理網絡平臺實現社會化信息共享，以確保人事檔案管理工作的可持續發展。

結語

作為高校管理中的重要環節，高校人事檔案管理對高校的發展具有重要作用。高校人事檔案管理是高校人才選拔與任用的重要依據，其質量直接關乎高校人才的質量，關乎高校的可持續發展進程。高校應加以科學化的指導，對人事檔案的收集、整理、歸檔、檢索、更新等一系列工作制定規范化的流程和制度，結合時代發展，更好推動檔案工作穩步發展。管理部門要加大信息技術的運用，通過信息技術與檔案管理工作的有機結合，促進高校人事管理工作更加有序發展。同時，加大人事檔案工作人員的選拔、培訓工作，建立一支專業素養高、年輕化、信息化的高校檔案管理工作人員隊伍，促進高校檔案管理的日益成熟，推動高校人事工作和教育教學工作順利開展，使高校人事管理工作更上一個臺階。