高職院校教學秘書提升執(zhí)行力的具體策略

黃 瑩

（漳州城市職業(yè)學院 福建·漳州 363000）

教學秘書是高職院校日常教學管理的重要組成，只是在實際開展教學和管理活動之時，各方面的原因常常導致已有的教學秘書無法充分發(fā)揮其作用、彰顯其價值，甚至于一些院校教學秘書崗位人才流失嚴重。本文中，筆者將以“高職院校教學秘書執(zhí)行力”為重要研究對象，探究具體的、有助于教學秘書提升執(zhí)行力的方法和渠道，以期相關研究內容，能夠為廣大工作人員帶來些許借鑒和啟示。

1 高職院校教學秘書執(zhí)行力的四重內涵

1.1 責任意識

樹立責任意識意味著教學秘書對自身的工作有著深刻的認知和高度認同，清楚地意識工作的價值和意義所在。另外值得一提的是，教學秘書還必須對個人的崗位職責、工作內容十分清晰，能夠嚴格按照相應的規(guī)章制度組織工作，助推日常教學管理工作的順利進行。

1.2 業(yè)務能力

業(yè)務能力是執(zhí)行力的重要組成，也是基礎和關鍵模塊，更是院校內部種種管理制度、管理理念得以被貫徹、落實和執(zhí)行的前提。教學秘書要想具備廣為認可的優(yōu)秀的業(yè)務能力，首先要具備良好的溝通、協調能力，包括和本院系的師生溝通、與外院系的師生溝通以及和院校所屬的職能部門、黨政組織進行溝通等。在高職院校為教學秘書所設置的種種任務當中，小到選課、考試的答疑、成績單的發(fā)放，大到教學技術的設置、教學大綱的撰寫、課程表的排布等，都需要其與各方面有效溝通和協調，否則日常教學活動會面臨各方面的巨大阻力。

其次，教學秘書必須具備良好的數字化辦公能力，包括對各類信息平臺的應用、辦公軟件的操作以及相應系統的使用、解答和宣傳等。在信息技術普及率日漸提高的今天，教學秘書對日常很多工作的開展，都是依靠電腦、網絡進行的，這就要求其必須在此方面具備良好的業(yè)務能力。

1.3 服務心態(tài)

教學秘書擁有怎樣的服務心態(tài)，決定了其開啟的教學管理工作是否能夠高效、有序地進行，決定了其最終服務的質量和效果。

首先，良好的服務意識意味著教學秘書能夠“想于人前，行于人先”，即將日常教學過程中有可能發(fā)生的一切問題，學生和教師有可能面臨的一切困難充分考慮在內——先發(fā)現、先解決，而不是事后找補。

其次，教學秘書必須在日常工作中體現出強烈的“人文關懷”，對于有困難的教師和學生，在不違背校規(guī)和職責規(guī)定的情況下，在不擾亂其他同學正常學習和作息的情況下，予以關懷和幫助。

1.4 創(chuàng)新思維

高職院校教學秘書的創(chuàng)新思維主要體現在對工作方法的創(chuàng)新方面，比如對排課方法的創(chuàng)新、教務管理的創(chuàng)新以及資料管理的創(chuàng)新等。以教學秘書所要負責的檔案管理創(chuàng)新為例，這些檔案包括教務文件、院系通知、活動檔案等，有紙質文件、也有電子材料，有針對學生的、也有僅輻射教務工作者領域的。所以在進行管理的過程中，可以先將檔案劃分為電子檔案和紙質檔案兩種，紙質檔案按照類別、輻射的領域和時間進行分類；電子檔案則按照時間、所屬的類別和輻射的群體進行分類。鑒于如今電子查詢頻次的不斷增強，教學秘書還需要將紙質檔案通過掃描的方式存儲到電腦當中一份，以便隨時調取。

創(chuàng)新思維還表現在對新技術、新渠道和新載體的應用方面，除卻電子化的檔案管理手段可以應用，教學秘書還必須掌握社交營銷、線上教育、云平臺等如今在學生當中頗為流行的信息傳輸方式。

2 高職院校教學秘書提升執(zhí)行力的具體策略

之所以高職院校的教學秘書一度出現執(zhí)行力不足的情況，歸根到底是兩方面因素共同導致的結果。從主觀角度來說，一些教學秘書出現了職業(yè)倦怠情緒，這會直接影響其工作態(tài)度、狀態(tài)和積極性，最終也會影響到執(zhí)行力和教學管理的效果；從客觀角度來說，隨著信息技術在教育領域的不斷落地，越來越多傳統人為的工作內容被智能化操作所代替，而教學秘書的部分工作也被信息技術取代，這就意味著其很有可能在日常工作過程中，隨著時間的推移逐漸被邊緣化、被替代——倘若還需要維系教學秘書本身的工作責任，就需要其發(fā)揮應有的作用和價值，從主客觀兩個角度來改變。

2.1 主觀策略

2.1.1 擺正心態(tài)，積極工作

“心態(tài)”是導致很多教學秘書無法正視自己的工作、無法正確地對待自己工作的根本性原因。為這種心態(tài)所影響的教學秘書，常常在日常工作中覺得自己缺少成就感、不被重視，所以為了改變這類情況，需要從這樣幾個角度進行調整與突破：

第一，通過心理咨詢、戶外拓展、交流互動等方式，來調整自己的心態(tài)，幫助自己以更加積極、輕松的心態(tài)來面對工作，不用所謂的“低成就感”來束縛自己的工作，消極怠工。

第二，樹立正確的價值觀和職業(yè)觀，充分意識到高職院校當中的教學秘書工作十分關鍵且十分必要。高職院校面向社會培養(yǎng)實用型人才，而教學秘書是輔助院校實現這一目標的重要人員，帶有不容忽視的莊嚴性和神圣性。

第三，無視偏見、不為誤解所動。事實上教學秘書的工作除卻當事人本身偶有“低成就感”的情緒外，輿論也會對其造成較大的壓力，這就要求其無視這種不正確的觀點和輿論，保持良好的心態(tài)積極工作，以服務之心對接院校、對接學生、對接其他教務工作者。

2.1.2 總結經驗，游刃有余

高職院校的教學秘書，還必須善于總結經驗和工作方法，這樣才能保證其在真實的工作中，即便面臨復雜的工作狀況和服務對象，也能夠不慌張。而除卻前文所提及的檔案管理方面的經驗和創(chuàng)新之處外，還包括這樣幾個細節(jié)：

首先，教學秘書要善用調查問卷的方式，從服務對象當中尋找過往工作中的癥結和不足，要從實際工作中發(fā)現問題、總結問題并解決問題，進而不斷提高自己的工作能力。

其次，要善于在被動工作中總結經驗。教學秘書除卻日常慣性的工作內容外，很多時候還會面臨被動工作的情況，越是如此越需要將這份被動工作的經歷、過程及經驗做好總結，以便為后續(xù)其它工作提供參考，更加游刃有余。

最后，教學秘書要善于收集各種能夠服務于管理的新技術、新平臺、新載體，用以簡化個人的工作復雜程度。比如可以利用社交平臺對學生的日常活動進行管理、告知、信息反饋，利用辦公軟件和數據庫對學生的成績進行錄入、上報和匯總等。

2.2 客觀策略

2.2.1 健全培訓體系，拓展職業(yè)道路

高職院校要想提高教學秘書的執(zhí)行力，還需要通過對外在環(huán)境的調整和改善，進一步提高其職業(yè)素養(yǎng)，這就需要院校本身建立健全圍繞教學秘書所開啟的培訓系統，其主要培訓內容涵蓋執(zhí)行力所涉及的四大模塊，即責任意識、服務心態(tài)、創(chuàng)新意識和業(yè)務能力。這樣不僅有助于教學秘書顯著提升個人綜合能力、進一步拓展其職業(yè)道路，更為院校本身順利開啟教育管理活動，提供了強有力的支持。

首先，圍繞教學秘書所應具備的基礎能力設置培訓課程，包括責任意識培訓、業(yè)務能力培訓、創(chuàng)新意識培訓等，目的在于提高教學秘書足以適應這一工作崗位的能力。

其次，積極組織業(yè)務沙龍，包括和其他院校的教學秘書組織交流會議，通過彼此間的對話、探討，共同尋找有利于自身精進的方法和渠道。

再次，院校內部培訓體系一旦生成，就要制度化、體系化和常態(tài)化，培訓要定期進行，不能盡興而來卻半途而廢。

最后，院校本身要注意對教學秘書隊伍的組建及后備力量的挖掘，尤其是在讀學生當中成績優(yōu)異、有心留校、熱愛教育事業(yè)的學生，應適度觀察和發(fā)展。

2.2.2 完善績效考評，增強責任意識

教學秘書的工作多、雜且難以量化，基于此院校有必要建立一套完備的績效考核標準，對教學秘書的工作進行全面評估。如此一方面有助于肯定教學秘書的成績和工作，提高其工作的積極性；另一方面則可以增強其責任意識，促使其以更為嚴謹的狀態(tài)投身工作。

首先，要制定完備的考核制度，要將績效考核的結果和教學秘書的職業(yè)晉升、薪資待遇甚至校內職稱等進行嚴格掛鉤。

其次，設置契合院校實際情況的指標考核體系，將教學秘書執(zhí)行能力的四大內涵細化為具體的考核指標，從工作效率、質量、服務心態(tài)、創(chuàng)新管理方法、對新技術的應用等幾個角度進行評估。

最后，加強對績效考評結果的應用，包括對現有制度的調整、工作方法的改進，以促進教學秘書不斷提升自我，更好地為教學管理活動服務。

3 結束語

總而言之，作為高職院教學管理的重要組成部分，教學秘書執(zhí)行力的高低將直接影響到院校的教學管理效果。對此，學校方面有必要加強教學秘書的隊伍建設，對現階段存在的問題進行深入分析，采取積極有效的措施予以改進。其要從主客觀兩個角度出發(fā)，在不斷激發(fā)教學秘書的工作積極性、主動性，促使其端正工作態(tài)度，不斷進行自我提升的同時，更要從外部優(yōu)化管理制度、構建良好的工作環(huán)境和氛圍，為院校順利開展教學秘書工作、不斷面向社會培養(yǎng)人才提供有力的支撐。