大數據時代背景下檔案管理工作的研究

在當前的大數據背景時代下，對于信息技術的應用和發展非常普及，其中文件管理工作也有了很大的轉變，最突出的便是應用電子數字文件管理模式。正是因為數字文件的產生，出現了很多新的功能，使得大量文檔的高效管理得以實現，并且可以對龐大的結構化數據實施管理。被存儲的數據價值，與文件為自身的價值相比要高很多。此外，文件管理的范圍也發生了相應的變化，除企業當中的基本文件檔案管理，應用大數據環境中的檔案管理，可以收集非常多的外部信息資源。文件管理人員需要對企業的數據信息給予管理，以便為領導層的決策提供依據。所以，在大數據環境下，一定要對企業檔案管理建設給予強化，以便企業的長遠發展。

一、大數據背景下檔案管理工作產生的變化

（一）更加復雜的檔案管理機制。以往應用的檔案管理，是把檔案資料根據相應的需求分類，為之后的調取和查詢提供便利。現在，在大數據時代下，因為數據信息越來越龐大，其中的數據類型涵蓋了結構化數據以及非結構化數據，特別是針對非結構化數據的應用，因為互聯網的產生和普及，增長的形式呈現出了幾何式，并且信息和信息之間存在交叉。由于檔案管理工作本身就是一項非常復雜的工作，內容繁雜，所以以往的檔案管理模式，并不能在當前的大數據檔案管理工作中適用，需要各位管理人員樹立全新的大數據意識，強化相應的收集和管理工作，以便可以詳細篩選出有用的信息，并完善檔案的保存工作等，可為之后的檔案管理工作開展奠定良好的基礎[1]。

（二）對檔案管理人員提出了嚴格要求。以往的檔案管理工作，需要工作人員做好基礎的管理工作即可。但是在當前的大數據環境中，檔案管理相關工作會面臨非常多的數據信息，并且信息更加的海量化和多樣化，對其進行分析和處理的方式也更加繁雜。面對這樣發展形勢，對檔案管理人員提出了更加嚴格的要求，既要掌握最基礎的檔案管理形式，還需要熟悉相應的計算機技術，能夠對數據進行有效整理和查詢等。所以，為了對檔案管理工作進行更好的開展，需將自身的專業素養提升，需要不斷強化自身的數據思維，完善業務水平，以便自身的能力和需求能夠滿足大數據時代提出的挑戰和需求[2]。

（三）對檔案管理的安全性提出了更高的要求。在大數據時代下，檔案的信息化管理工作變得十分便捷，有著驚人的效率，但是其中存在的風險也隨之提升，如檔案信息泄露風險。所以，針對檔案管理的安全性是實施檔案管理的關鍵性工作內容，針對信息價值高的內容，一定要保障好信息安全。所以，管理人員在工作的過程中，要樹立較強的安全意識，以便檔案管理工作能夠更安全、高效。此外，還需要對安全信息系統進行構建，并制定有效的應急防范制度[3]。

二、大數據背景下的檔案管理挑戰

（一）傳統檔案管理思想轉變存在挑戰。與以往應用的文件管理模式相比，大數據環境下的文件管理，其側重點為檔案數據信息的多樣性以及完整性[4]。文件管理的相關人員需要有較強能力和更高的素養。其中，最突出的挑戰便是思想方面的轉變。其一，管理人員要對信息具備的價值性有充分的認知，應用文件信息的工程中最重要的價值體現便是檔案數據，并不是文件；其二，需要正確認識到取得原始文件的價值；其三，樹立并完善自身的大數據思維，并切實應用在日常工作中，以便為企業的科學決策提供強有力的數據依據。

（二）數字檔案數量的逐步擴大。因為科學技術的不斷發展以及創新，不同的行業都產生了大量的數字檔案。以往使用的文件管理模式，并不能將這些數據進行有效的管理，傳統處理方法也不能對大量的數字文件進行處理，一定要應用于大數據[5]。但是其中產生的一項問題便是，對于數字文件的管理并不系統和詳細，在實踐中的應用經常會產生混淆的情況，導致管理系統不完善，以致于訪問過程、文件信息檢索存在一定的困難。

（三）檔案管理人員素質面臨的挑戰。因為科技不斷的進步，所以大數據技術也在不斷的升級。但是，技術人員如果沒有將技術進行升級，那么會發生管理效率降低的情況，不能滿足應有的效果。此外，文件管理人員，如果沒有適應時代發展的腳步，相關的理論知識沒有及時更新，會在技術層面顯示出很大的弊端，在文件管理中不能發揮出大數據技術的理想效果。

（四）檔案信息安全性面臨的挑戰。大數據技術的升級以及不斷創新，進一步優化和提高了信息傳播速度，但其中也影響了信息的安全性。除了網絡黑客以及病毒的攻擊以外，管理人員也會因應用操作失誤等因素發生安全風險。所以，要注重對管理人員工作能力和技術的提升，以便將人為因素導致的風險降到最低。

三、大數據背景下的檔案管理措施

（一）構建大數據檔案管理制度。其一，針對具體的管理工作，管理人員首先要明確數據處理形式，并對數據分析的現狀有正確的認知，在此前提條件下編制的檔案以及歸納工作，需要對相應的技術標準進行制定；其二，在管理當中，還需要精準管理其中的數據內容，特別是檔案管理人員，要自覺主動的學習新的計算機技術，以便在對復雜的檔案信息進行處理時，能夠不盲目、不慌亂；其三，機關單位以及相關部門，需要對相應的檔案信息管理制度進行構建，以便對工作的有序執行給予保障和維護。在這一過程中，可極大的縮減文件管理器的工作量，對信息的處理效果得到最大程度的提升。其四，針對檔案管理部門的各項職能要有所加強，做好一系列的形象宣傳，以便檔案管理人員自身的責任感有所強化，使得相應的檔案管理工作更加科學化以及規范化。

（二）強化安全管理。在大數據時代環境中，對于文件的各項管理產生了非常大的變化，其檔案信息管理模式與以往的處理形式相比，產生的變化是巨大的，但側重點依然為檔案信息的安全性。所以，針對安全性管理要給予最大的保障，并對其進行初步改進和加強。此外，還需要不斷完善文件系統，如果系統紊亂會使檔案信息管理的效率有所降低。因此，文件管理系統的相關建設工作要有所加強，針對文件信息的相關處理，管理部門需要對一系列的配套措施給予制定，以便使各項管理工作更加清晰明確。

四、結語

總之，以往應用的檔案管理，是把檔案資料根據相應的需求分類，為之后的調取和查詢提供便利。現在，在大數據時代當中，因為數據信息越來越龐大，以往的管理形式已經與時代不符，需要創新和完善。其中，檔案管理工作要轉向智能化、系統化和規劃化。其一，要對相應的檔案信息管理制度進行構建，以便對工作的有序執行給予保障和維護。在這一過程中，可極大的縮減文件管理器的工作量，對信息的處理效果得到最大程度的提升；其二，針對安全性管理要給予最大的保障，并對其進行初步改進和加強，其三，制定培訓方案和計劃，以便使管理人員能夠及時學習到新的信息技術，使自身的能力水平、思想意識得到提升。