公立醫院檔案管理中的問題及對策

王莎白

(恩施土家族苗族自治州中心醫院，湖北 恩施 445000)

1 案例醫院檔案管理現狀

案例醫院為恩施某三甲醫院，目前有59個科室，在職員工2 000多人。由于醫院檔案管理牽涉人員數量多、分工雜，隨著就診人數的增加，醫院檔案資料維護成本及難度逐漸增加。該醫院檔案室最早建立于1952年。2010年，該醫院開展了創AA級檔案室改革，成立了職能較為集中的中心檔案室，并積極將1952-2010年檔案錄入電腦檔案管理系統，實現整個醫院檔案管理系統的電子化。檔案的電子化雖然方便了檢索和查看，但因為網絡信息化程度低，以及員工對電腦界面的接受程度低，雖然每份檔案都盡量錄入系統，檔案的使用率并未提升。近年來，該醫院再次開展了創AAA級檔案管理部門的改造，目的也是為了提高檔案的利用率，這一工作也給目前的檔案管理團隊帶來諸多挑戰。

2 案例醫院檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理科室分散，檔案收集不夠精細

醫院檔案管理首先需要將檔案收集齊全，案例醫院科室數量多，收集工作困難重重。目前，各個科室只知該存檔的內容，對于檔案管理工作流程及方法則無標準。按規定，各科室上傳的資料由中心檔案室核對。然而，由于中心室工作人員數量有限，難以核對檔案資料是否收集齊全。且諸多檔案的收集工作并未明確規定責任科室，一旦發現問題，實際責任難以明確。

醫院各個科室收集的檔案不成系統，上交不及時，給中心檔案室增加了額外工作量。一些科室對檔案資料的收集及移交不積極，損害了檔案的精準性與安全性。一些科室安排人員兼任檔案管理工作，兼任人員檔案管理方式各異，缺少與檔案管理中心的溝通，不配合監督檢查檔案，損害了檔案的完整性。

2.2 檔案管理缺乏監管，管理執行效率較低

案例醫院檔案管理缺乏監管主要體現在兩個方面：一是缺乏監管力度。醫院檔案管理的重視程度不高，雖然檔案管理配置了電腦、打印機等多種現代化設備，但是對于操作及執行檔案管理人員的監管不力，檔案管理質量更多的是依靠工作人員工作態度的積極性，而無責任機制。監管力度的缺乏直接導致了醫院檔案管理的執行情況欠佳。二是缺乏獎懲制度。由于該醫院對檔案管理缺乏獎懲制度，醫院檔案管理的執行效率一直無法提高，工作人員缺乏對檔案管理工作的擔當精神，導致醫院檔案管理工作效率較低。

2.3 檔案管理標準不統一，信息共享困難

醫院檔案信息共享可以使信息利用最大化，提高檔案價值，同時增加人們對檔案管理工作的認同感。但是由于案例醫院檔案缺乏標準化管理，檔案共享困難。檔案的記錄、歸檔、檢索的方式方法在不同科室不同人之間存在差異，給信息利用和共享造成嚴重阻礙。

2.4 檔案管理硬件不足，難以滿足長遠發展需要

案例醫院檔案管理硬件不足主要體現在檔案管理空間不足，檔案存放庫房容積有限。醫院檔案不僅有紙質版的資料，還有膠片、影音等材質的資料，并且資料數量逐步增多。而該醫院在檔案管理方面投入的場地狹窄，使用空間不足，對醫院檔案進行長遠發展造成阻礙。由于檔案用房條件有限，其中儲存的醫院許多珍貴資料只有1份存檔，一旦因發霉或其他因素遺失或者損壞將無法復原和挽救，造成損失難以估量。

2.5 檔案管理人員混雜，專業素養尚待提高

該醫院檔案管理人員除檔案室是專業從事檔案管理工作之外，各科室檔案管理人員專業素養參差不齊，檔案管理知識缺乏專業性，跟不上現代醫療信息化發展要求。近年來，該醫院要求檔案管理人員開展工作前需要參加檔案局的培訓，并且要取得上崗證，但由于培訓內容缺乏系統性，檔案管理工作人員的專業素養并沒有得到改善。

3 促進醫院檔案管理的建議

3.1 增加醫院檔案管理資金投入

第一，應投入資金增加檔案管理的庫房面積，改善管理空間環境。醫院檔案資料日趨復雜，數量逐漸增加，醫院應加大場地擴建，改善庫房環境。第二，提高檔案維護費用，增加設備投入。信息化檔案管理工作不僅需要高度集成化軟件的專業人才進行定期維護，許多特殊材質以及無法加入電子檔案的實體資料同樣需要專業維護。這就要求醫院增加檔案維護費用、添置專業設備。

3.2 建立健全檔案管理制度

首先，在組織架構層面，應采取統一領導、分級管理的方式。這樣有利于人員的調動、崗位的合理設置，工作制度的維持。這也是實現維護檔案的完整性與安全性的基礎。其次，制定檔案管理規章制度，實行精細化管理。在檔案的記錄、歸檔、借調、保存等事宜上，為每個科室制定科學的流程。同時，對難以推進的檔案管理流程加以反思，對不合理不精細的地方，及時加以改革。最后，應加強檔案管理監督，使制度執行更加有力，確保檔案管理工作積極主動地進行，提高工作效率。

3.3 完善檔案管理標準

首先，醫院應從檔案的生成時間、生成形式、書寫格式、分類標準、歸檔方式、保存期限等各個方面開展標準制定工作，建立標準文書。通過標準的設立，確保從檔案編寫歸檔開始，就有統一的書寫格式、統一的形式；每一份檔案均有檔案編號；每一類檔案庫，均有檔案檢索方式。其次，應協調電子檔案與實體檔案管理標準，做到虛實結合。電子辦公已經在各醫院普及，電腦是現代醫院檔案管理的重要載體，許多醫學影像、病例、醫療技術資料都以電子檔案形式存儲在計算機中。電子化檔案雖然以實體檔案為依托，部分也有獨立的文本。應根據電子檔案管理的特殊性，協調實體檔案與電子檔案的標準。

3.4 增強員工檔案管理意識

首先，從領導層面改變觀念。領導層是醫院的決策層，他們不僅決定了醫院的工作重點及目標，更引領醫院的發展方向，只有領導層意識到檔案管理的重要性，給予資金及政策上的支持，才能在醫院形成良好的檔案管理環境。其次，促進醫院員工重視檔案工作。在醫院大力宣傳醫院檔案管理制度，開展廣泛的宣傳教育，提升崗位人員的自覺性，增加檔案管理覺悟。只有每個員工提升崗位素養，推動檔案管理標準化，醫院檔案管理工作才能順利開展。

3.5 建立適宜的獎懲制度

首先，應根據檔案管理制度及相關管理人員具體工作內容，制定個人檔案管理工作目標。目標的制定要清晰、明確，讓被考核者和考核者都能理解目標內容。其次，將檔案管理目標量化。檔案管理目標的量化可以避免檔案管理考核主觀化。可以從歸檔時間及檔案編號正確率等方面制定量化指標。再次，衡量目標的可完成性。檔案管理目標對于被考核人而言必須是可以實現的，過高可能會對被考核者造成不公平待遇，打消工作積極性。反之，如果目標制定得過低則毫無意義。最后，予以適當的薪酬獎懲。在量化指標的基礎上，每月對員工檔案工作內容予以考核，以實施獎懲。將檔案管理納入個人績效考核目標，進行獎懲管理，有利于檔案管理工作的開展。