數字化時代構建高校檔案管理的信息化

閆麗俠

(長春師范大學，長春 130032)

數字化時代背景下，互聯(lián)網技術被不斷發(fā)展應用，大數據運算方式已經成為大勢所趨。在我國傳統(tǒng)高校的檔案管理工作中，主要以紙質文件作為數據儲存途徑，難以適應數字化時代的要求。從客觀上來看，受近幾年教育政策的影響，高校不斷擴招，導致學生數量增大，增加了檔案管理工作的復雜性。高校應當根據時代發(fā)展背景，選擇更為便捷高效的儲存方式進行檔案管理。

1 大數據背景下高校檔案管理信息化的意義

高校檔案管理工作作為高校教學管理工作的重要組成部分，實現高校檔案管理信息化，不僅是時代發(fā)展的要求，也是高校自我發(fā)展的要求。在數據化背景下，信息技術的不斷發(fā)展，促進信息量規(guī)模不斷增長，傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式已經與目前高校管理需求不匹配。同時，數據化時代是資源共享的時代，紙質化檔案管理工作的局限性不僅在于交流共享功能的缺失，也在于其工作步驟的繁瑣。傳統(tǒng)檔案管理工作中，主要通過人工完成檔案收集、歸納工作。工作量巨大且缺乏效率，易出現工作錯誤。在數據化背景下，采用信息技術可以通過網絡進行文件收發(fā)，智能化記錄入歸檔檔案，提高了檔案管理效率[1]。高校檔案管理信息化對于高校教學管理的整體工作效果具有積極的影響。

2 高校檔案管理信息化過程中存在的問題

2.1 缺乏對檔案管理信息化的認識

隨著信息技術的不斷發(fā)展，檔案管理工作被應用到社會各方面。但目前許多高校檔案管理人員仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，將紙質檔案管理作為主要工作內容，難以適應時代發(fā)展的需求[2]。同時，大部分高校通常將學校建設的重點放在提升教學質量上，而不注重對檔案的管理。導致高校檔案管理工作優(yōu)化意識的缺失，不注重對檔案管理信息化發(fā)展規(guī)劃的制訂。

2.2 檔案管理信息化建設缺少資金投入

高校檔案管理工作具有系統(tǒng)性、全面性、復雜性，而實現檔案管理信息化不僅要優(yōu)化工作形式，也對現有管理工作提出挑戰(zhàn)，需要在檔案管理工作中投入的資金和設備，特別是高校各類檔案較為復雜，需要先進的硬件設備以及軟件設備作為開展檔案工作的基礎。但目前許多高校對檔案信息化管理工作的重要性缺乏認識，在實際工作中不注重資金設備的投入，影響了高校檔案管理的信息化進程，難以滿足現代化教學管理工作的需求，也影響了高校管理工作的效率。

2.3 缺乏專業(yè)檔案管理信息化建設隊伍

近年來，受我國教育政策的影響，為培養(yǎng)出更多的高素質人才，許多高校都采取擴招策略，導致學生規(guī)模不斷擴大，也導致檔案管理工作更加復雜。但在目前的高校管理系統(tǒng)中，一些高校缺乏專業(yè)的檔案管理工作者，大多為兼職人員，他們沒有進行過系統(tǒng)的培訓，缺乏與檔案管理相關的知識，不具備開展檔案管理信息化工作的能力和水平。在大部分高校中，檔案管理部門與教學、人事部門融為一體，不僅不能體現檔案管理的重要性，也使從業(yè)人員難以發(fā)揮自身的價值，導致檔案專業(yè)人才流失。

3 實現高校檔案管理信息化的有效策略

3.1 強化對檔案管理的認識，設計具體發(fā)展方案

為進一步適應現代化高校管理工作，高校必須對檔案管理信息化工作加以重視。首先，要強化檔案管理信息化建設的意識，不斷重視檔案部門的作用，將檔案管理信息化工作與高校的發(fā)展規(guī)劃相結合，給檔案管理信息化建設工作提供總體方向。其次，要從檔案管理部門入手，采取合理措施，增強工作人員對檔案管理信息化的認識，從實際工作出發(fā)，設計出優(yōu)化檔案管理工作的具體方案[3]。

為強化相關部門對檔案管理工作的認識，需要高校管理部門重視檔案管理信息化建設工作。校方可以從教學的總體管理層面出發(fā)，分析檔案信息化建設對高校總體布局發(fā)展的重要性，使學校管理者認識到檔案管理工作的重要性。其次，采取合理措施，建立員工交流會或績效考核機制，強化檔案管理部門的工作，深刻理解優(yōu)化檔案管理工作的重要性。再次，提升高校總體對檔案管理信息化工作的認識，為檔案管理工作的發(fā)展進步打好基礎。

3.2 加大資金投入力度，扎實開展檔案管理基礎建設

實現高校檔案信息化管理，首先,要有先進技術設備作支持，才能進一步開展工作。在管理人員具備檔案管理信息化建設意識的前提下，要優(yōu)化落后的檔案設施，通過應用先進管理設施軟件，為檔案管理信息化工作的有效進行提供保障。為獲得更多的資金投入，首先，檔案管理部門要提升在高校教學管理中的地位，爭取高校的建設資金；其次，要注重計算機設備的更新，充分利用建設資金，更新優(yōu)化檔案管理信息化設備，保證資金的充分利用；再次，要秉持科學化、效率化、實用化理念，對檔案管理信息化軟件進行升級，構建起符合數據化時代要求的現代化檔案管理系統(tǒng)。要重視網絡建設，通過流暢快捷的網絡技術，保證檔案傳輸與保存的順利進行。最后，檔案管理部門在爭取資金與設備投入的過程中，必須保證資金的利用效率，避免出現資金浪費、濫用的情況發(fā)生，有效地推動檔案管理信息化工作[4]。

3.3 強化專業(yè)隊伍建設，培養(yǎng)優(yōu)秀檔案管理人才

為推動檔案管理信息化建設，進一步適應數據化時代的要求，高校必須將專業(yè)隊伍建設重視起來，培養(yǎng)出一批高素質、專業(yè)化的檔案人才。只有建立一支高素質的檔案人才隊伍，才能不斷優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)工作。在數據化時代，對人才的要求不斷變化，因此，檔案管理部門必須進一步重視檔案人員業(yè)務水平與工作能力的提升，適應時代發(fā)展對檔案管理信息化的要求[5]。

為了更好地開展檔案管理信息化建設工作，需要檔案管理部門對相關人員進行定期培訓。采取合理措施，充分調動檔案管理人員的學習積極性，使其積極主動地參與到檔案管理人員的業(yè)務培訓中。在實際培訓過程中，管理部門必須先了解工作人員的實際工作能力，選擇多種培訓方式來幫助檔案管理人員提升專業(yè)知識。如檔案人員對總體信息技術不了解，難以正確操作相關設備時，檔案管理部門就可以聘請專業(yè)人員進行操作培訓，提升檔案管理人員的操作水平。當檔案管理人員知識結構缺失時，可以引進高素質檔案管理人才，對現有人員進行專業(yè)知識培訓，完善其知識結構，保證檔案管理人員具備專業(yè)理論知識，能夠在檔案管理信息化工作中發(fā)揮積極作用。

4 結語

數字化技術作為高校檔案管理的良好載體，有利于實現檔案管理便捷化、輕盈化、系統(tǒng)化。同時，數據化時代信息交流與儲存方式的改變，加快了高校檔案管理工作的信息化速度，因此，高校必須采取合理措施，通過提升檔案管理人員意識、人才培養(yǎng)、制度建設等多種措施，推動檔案信息化工作的發(fā)展，提高檔案管理工作效率。